Des techniques d’animation pour des réunions efficaces

En règle générale, les gens associent avant tout le terme « animation » aux animateurs télé ou radio. Et même si, en temps normal, une réunion n’a que peu à voir avec une émission de divertissement, sans une modération habile, les parties prenantes peuvent vite déconnecter, empêchant ainsi que la réunion aboutisse au résultat escompté. En milieu professionnel, le divertissement a une place encore moindre et les réunions se composent bien plus de discussions constructives orientées sur les résultats. S’inspirer de bons animateurs peut toutefois s’avérer une bonne idée, car il convient malgré tout d’éveiller l’intérêt des participants et de susciter des conversations ciblées.

Les réunions regroupent des personnes dont la motivation, les connaissances, le point de vue et la personnalité diffèrent complètement. Leur point commun réside dans le fait de travailler sur le même projet, qu’elles souhaitent mener à terme de façon aussi efficace que possible. Le modérateur d’une réunion a donc pour mission d’intégrer les différents participants de façon ce qu’ils profitent les uns des autres et à ce que chacun puisse apporter sa pierre à l’édifice. Mais ce n’est pas une tâche facile. Il convient en effet de gérer les personnes venues faire leur autopromotion, qui aiment monopoliser la parole sans avoir grand-chose à dire, les réservés, qui gardent leurs bonnes idées pour eux parce qu’ils ne souhaitent pas attirer l’attention, les personnes n’ayant rien préparé, les retardataires, les adeptes de la contradiction, les personnes à cheval sur leurs principes, etc.

Si vous souhaitez diriger une réunion efficacement, vous devez veiller à ce que le plus grand nombre de participants possible puisse s’exprimer de façon équitable et à ce que personne n’accapare la parole aux dépens des autres. Différentes techniques de modération peuvent vous aider à atteindre cet objectif avec un minimum d’effort. Elles permettent d’organiser équitablement le temps de parole, de recentrer des discussions hors sujet sur la question initiale et de pousser des collègues timides à sortir de leur silence sans que personne ne se sente personnellement visé.

Afin de comprendre dans quelles situations utiliser les différentes techniques de modération et de déterminer quelles sont les techniques les plus adaptées pour telle ou telle problématique, vous devez dans un premier temps connaître les tâches concrètes d’un modérateur :

• Planifier et diriger le déroulement de la réunion
• Formuler le but de la réunion et le rappeler aux participants en cas de besoin
• Résumer les faits afin d’apporter le même niveau de connaissances à tous les participants
• Formuler des questions ciblées en se basant sur ces faits
• Inciter toutes les personnes présentes à participer
• Contenir les orateurs qui monopolisent la parole
• Intégrer les participants discrets
• Empêcher les discussions déviant trop fortement sur des thèmes annexes
• Désamorcer les conflits (le cas échéant, servir d’intermédiaire entre les parties)
• Créer une atmosphère ouverte et constructive

Si vous parvenez à réaliser cela en tant que modérateur, vous aurez posé les bases d’une réunion constructive.

On critique souvent les réunions qui s’éternisent inutilement sans pour autant aboutir à des résultats ou des solutions utiles, malgré des discussions interminables. Les causes d’un tel échec sont multiples, mais un modérateur compétent peut éviter de nombreuses réunions de ce type en appliquant la bonne stratégie. Les techniques de modération font donc partie des soft skills que tous les cadres et tous ceux qui dirigent régulièrement des réunions se doivent d’acquérir.

Il va cependant de soi que toutes les techniques ne conviennent pas à toutes les réunions. La technique à appliquer dépendra de la composition des participants et, surtout, du but de la réunion. Vous trouverez ci-dessous une vue d’ensemble des techniques de modération qui ont fait leurs preuves. Avant d’opter pour une méthode, vous devez toujours vous demander à quoi elle sert et si elle est adaptée à votre réunion.

Lorsqu’une réunion regroupe des personnes qui ne se connaissent pas ou qui n’ont communiqué que par email jusqu’à présent, une présentation est incontournable. Vous pouvez choisir parmi différents concepts. Le plus simple et le plus fréquemment utilisé est certainement la présentation personnelle dans laquelle les personnes présentes indiquent l’une après l’autre leur nom, leur fonction dans l’entreprise et éventuellement d’autres données sur leur parcours professionnel.

Si vous disposez de plus de temps et que vous souhaitez établir une atmosphère plus intime, vous pouvez également tabler sur des techniques comme la présentation croisée dans laquelle deux participants se posent mutuellement des questions ou sur la présentation par un tiers dans laquelle la personne est présentée par son voisin après un bref échange. Dans le cas d’une réunion au sein d’une PME, où des collègues qui se connaissent bien cherchent une solution rapide à un problème, vous devrez toutefois faire l’impasse sur un tour de table qui se révélerait fastidieux.

Avant le début de la réunion, le modérateur demande aux participants ce qu’ils en attendent, quelles réponses et solutions ils espèrent obtenir ou ce qu’ils attendent du déroulement de la réunion. Cette méthode peut être utilisée pour explorer rapidement les sujets revêtant une importance particulière pour les participants ou pour établir la priorité des thèmes existants. Dans ce cadre, il est important que le modérateur n’exprime aucun jugement et traite toutes les réponses avec la même attention.

Cette méthode convient en particulier aux sessions dans lesquelles les participants se connaissent déjà et se sont déjà rencontrés à l’occasion de plusieurs réunions.

Il arrive que l’ordre du jour d’une réunion soit bouleversé parce que l’organisateur a mal estimé le temps nécessaire pour discuter des différents points. Il peut également advenir que des points considérés initialement comme moins importants fassent (doivent faire) l’objet de vives discussions et que la réunion s’en trouve considérablement prolongée.

Vous pouvez éviter cela en élaborant le déroulement et l’ordre du jour de la réunion conjointement avec les participants. Même si vous envoyez aux participants un programme présentant les points de l’ordre du jour, vous définirez ensemble l’ordre de passage et le temps consacré à chaque point au début de la réunion. Pour ce faire, écrivez tous les points sur un panneau, puis demandez à chaque participant d’indiquer les thèmes qu’il considère comme les plus importants ou les plus intéressants. Vous pouvez par exemple demander à chaque participant d’indiquer trois thèmes dans un ordre de priorité décroissant ou d’attribuer un certain nombre de points aux thèmes importants. Vous pourrez ainsi voir en un coup d’œil les thèmes prioritaires et pourrez ajuster le déroulement de la réunion et l’ordre du jour de façon correspondante.

Si votre réunion a pour but de développer de nouvelles idées pour des projets ou d’améliorer des processus internes, un brainstorming est de loin la meilleure méthode pour parvenir à un résultat qui satisfera chacun des participants. Cette méthode permet également de stimuler la créativité des participants et d’intégrer les collègues les plus timides.

En termes de méthodologie, vous pouvez choisir parmi une vaste palette de concepts de brainstorming. Vous pouvez par exemple indiquer un mot de départ et laisser ensuite les participants annoncer à voix haute ce qu’ils associent à ce terme. Il est également possible de fournir des groupes de thèmes sur des pancartes et de faire noter aux participants leurs idées sur des points clés. En utilisant de petites fiches cartonnées, vous pourrez ensuite les classer facilement par ordre de priorité et les mettre en relation.

Vous pourrez alors analyser les idées, en débattre et les développer afin d’obtenir idéalement un résultat qui conviendra à tous pour les idées les plus populaires.

Si vous n’êtes pas certain que tous les participants sont satisfaits du déroulement et du résultat de la réunion, vous pouvez simplement poser la question en fin de session. Si vous recevez uniquement un feed-back de quelques personnes ou si aucun participant ne s’exprime, vous pouvez également utiliser le système à points ou le classement par ordre de priorité décroissante. Il s’agira alors d’analyser les résultats discutés au lieu des points de l’ordre du jour. Vous pourrez ainsi acquérir la certitude que toutes les personnes présentes ont participé et obtiendrez une bonne idée de leur satisfaction quant aux résultats de la réunion.

Nos remarques précédentes vous permettent déjà de déduire que le rôle d’un modérateur consiste avant tout à poser les bonnes questions au bon moment afin d’intégrer tous les participants à la discussion. En tant que modérateur, vous devez savoir comment influencer le cours d’une discussion à l’aide de différentes techniques de questionnement. Vous pouvez orienter la discussion rien qu’en choisissant consciemment des questions ouvertes, fermées ou ciblées.

Dans ce cadre, il est toutefois essentiel que le modérateur fasse preuve de compétences sociales. Cela implique de rester neutre et objectif lorsque c’est nécessaire et de ne pas tenter de faire passer vos propres opinions. Vous devez également être capable de vous imposer afin d’empêcher des discussions inéquitables ou que le débat s’éloigne des questions centrales.

Les techniques de modération décrites ci-dessus s’appliquent à de petits projets ou à des réunions d’équipe comme on en rencontre fréquemment dans le quotidien professionnel. Les grandes entreprises organisent cependant de vastes réunions du personnel ou des conférences inter-entreprises avec un nombre beaucoup plus important de participants. Dans le cadre d’une telle réunion, atteindre et intégrer tous les participants est un enjeu de taille. Pour y parvenir, il est nécessaire d’appliquer des stratégies spécifiques. Nous vous présentons brièvement ici les trois stratégies les plus connues :

• World Café : les participants sont divisés en petits groupes d’environ huit personnes avec un « responsable » et discutent d’une problématique donnée au sein de leur groupe. Après une période définie, tous les participants changent de groupe. Ils se présentent au « responsable » suivant, qui résume la problématique et la discussion précédente puis ils développent leurs idées sur le thème suivant. Ce modèle permet de transposer de façon efficace les approches de cluster et de brainstorming à de vastes groupes.
• Open Space : ce modèle fait également intervenir de petits groupes de participants qui discutent de certaines questions. Ces questions sont toutefois élaborées par les participants. Les groupes n’abordent donc pas des sujets prédéfinis. Lors de la phase de discussion, ils peuvent passer librement d’un groupe à l’autre s’ils ont le sentiment de ne plus pouvoir contribuer à un thème ou s’ils veulent avoir une vue d’ensemble ou s’inspirer d’autres groupes.
• Conférence d’avenir : ici aussi, les participants débattent de leur vision idéale de l’avenir en petits groupes. La discussion peut notamment porter sur des processus généraux dans une entreprise, la façon de faire face à des changements sociétaux importants (par exemple des conflits politiques, des sujets environnementaux, etc.) ou la solution à apporter à un problème concret dans l’entreprise.

Quelle que soit la méthode, les idées des groupes sont mises en commun au terme de la réunion et constitueront la base d’une solution commune qui tiendra compte de la position des différents participants.

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