Systèmes de saisie des heures : comparatif des différentes solutions

Une bonne gestion du temps de travail est aussi indispensable pour l’employeur que pour les collaborateurs. Elle permet d’une part aux supérieurs de garantir que les employés respectent leur temps de travail contractuel. D’autre part, une gestion correcte fournit aux collaborateurs un moyen de lutter contre les heures supplémentaires non payées. Mais la gestion du temps de travail peut uniquement fonctionner si un système efficace est implémenté.

Les fonctionnalités d’un tel système dépendent toutefois fortement des exigences et des caractéristiques de l’entreprise. Les solutions sont très diverses et tiennent compte de circonstances très différentes. Elles peuvent se présenter sous la forme d’une solution entièrement logicielle, d’un dispositif exclusivement matériel ou encore d’applications pour les appareils mobiles. Dans ce guide, nous vous présentons les différentes possibilités afin que vous puissiez choisir quel système de saisie des heures correspond le mieux à vos besoins.

Un système de saisie des heures complet, matériel et électronique ne convient pas à toutes les sociétés. Les charges nécessaires à sa mise en place peuvent être disproportionnées par rapport au résultat, en particulier pour les petites entreprises. Dans d’autres sociétés, les employés ne travaillent pas sur le même site, elles n’ont donc pas l’utilité d’un dispositif fixe. Quelles sont donc les possibilités ?

Aujourd’hui encore, de nombreuses petites entreprises disposent d’une liste (feuille de temps) sur laquelle les collaborateurs notent personnellement leurs heures de travail. L’avantage d’une telle méthode de documentation réside évidemment dans son coût quasi inexistant. Par ailleurs, il n’est pas ou peu nécessaire d’expliquer aux collaborateurs l’utilisation d’un tel système de saisie des heures. Un tableau auto-explicatif devrait rendre l’utilisation intuitive.

Il y a toutefois un aspect dont il faut tenir compte et dans lequel réside l’un des inconvénients d’un tel système manuel : les données doivent ensuite être analysées manuellement. Si les collaborateurs indiquent uniquement les heures d’arrivée et de départ, le supérieur ou le service RH devra calculer les heures travaillées puis les additionner. À ceci, s’ajoutent également les dépenses nécessaires à l’archivage du système.

La taille de l’entreprise est ainsi déterminante : plus le nombre de collaborateurs est faible, moins le travail ultérieur sera conséquent. En revanche, s’il faut traiter les feuilles de temps de douzaines d’employés, l’investissement dans une solution électronique peut s’avérer rentable.

Un tel système ouvre également la porte à des fraudes de la part des collaborateurs : alors que d’autres systèmes de saisie des heures saisissent les heures de façon automatique et sont donc plus difficiles à manipuler, cette solution est en grande partie basée sur la confiance. Même si vous disposez d’un certain « contrôle social » exercé par les collègues, ce système ne peut fonctionner que si l’employeur fait confiance à ses employés.

Lorsque l’on pense à un appareil de gestion du temps de travail, nombreux sont ceux qui se représentent en premier lieu une pointeuse traditionnelle. En bref, le collaborateur insère une carte dans un appareil qui tamponne alors l’heure actuelle. Cette procédure est effectuée à l’entrée et à la sortie de l’entreprise. Comme pour la version papier manuelle, cette variante (aujourd’hui dépassée) nécessite également d’additionner les heures de travail à la main. Cette méthode demande donc également un travail d’archivage supplémentaire. L’avantage d’une telle machine réside toutefois dans sa simplicité d’utilisation pour les employés. Par ailleurs, la fraude devient nettement plus compliquée.

Aujourd’hui, le monde de l’entreprise a largement abandonné les pointeuses classiques tout en conservant les avantages de ce système de saisie des heures. Des solutions matérielles numériques et électroniques permettent d’obtenir un appareil simple à utiliser, empêchant en grande partie la fraude et formatant les données de façon standardisée. Un tel appareil élimine donc les défauts de la pointeuse manuelle : les nouveaux systèmes effectuent automatiquement le calcul des heures et archivent également toutes les données de façon autonome.

Pour déclencher l’horodatage, les employés s’identifient sur l’appareil à l’aide d’un jeton ou d’une carte à puce (sous la forme d’une RFID) voire à l’aide de leur empreinte digitale. Le tampon numérique n’est pas enregistré sur la puce du collaborateur, mais directement dans l’appareil. Il est ensuite possible de lire les données à l’aide d’un logiciel ou d’une interface Web. Toutes les informations sont ainsi formatées de façon compréhensible et comparées les unes aux autres. Dans de nombreux cas, les employés peuvent également vérifier leur compte de temps de travail ou procéder à d’autres réglages à l’aide d’un écran placé sur le matériel.

Aussi confortable que soit ce système de saisie des heures sous forme numérique, il présente néanmoins deux inconvénients : d’une part, les petites entreprises pourront être rebutées par les coûts d’acquisition potentiellement élevés. En effet, il ne faut pas compter uniquement le coût de l’appareil, mais aussi celui des puces correspondantes pour chaque employé, éventuellement le coût d'un autre appareil permettant de programmer les puces ou encore le coût d’une licence pour l’utilisation du logiciel. D’autre part, ces pointeuses numériques ne peuvent être utilisées que de façon stationnaire. Par exemple, si un collaborateur est en déplacement, il sera dans l’impossibilité de pointer le jour en question.

Pour permettre aux employés qui font du télétravail ou travaillent à l’extérieur des locaux de saisir leurs heures, il existe également des solutions mobiles. Via une application sur un smartphone, les collaborateurs disposent toujours du système de saisie des heures à portée de main. Il existe aujourd’hui de nombreuses applications de pointeuse mobile dans ce domaine qui sont pour la plupart très faciles à utiliser. Les heures d’arrivée et de départ peuvent être saisies en quelques étapes seulement. Un grand nombre d’applications offrent par ailleurs des fonctionnalités pratiques : les collaborateurs en déplacement peuvent par exemple indiquer directement des informations supplémentaires concernant leur mission, telles que le nom du client chez qui ils ont passé la journée de travail.

La localisation GPS du smartphone permet également d’intégrer des données de géolocalisation à la gestion du temps de travail. La tenue d’un carnet de route ainsi que la saisie des heures de mission et de projet peuvent souvent être effectuées avec un tel système de saisie des heures. Le supérieur ou le service RH peuvent alors contrôler et analyser toutes les données dans une application en ligne.

Une application de pointeuse mobile fonctionne donc comme une feuille de temps numérique et présente également une partie de ses avantages et de ses inconvénients. Ce système repose lui aussi en grande partie sur la confiance, une caractéristique qui est malgré tout inhérente à un service sur site. Il est également relativement facile à appréhender. Contrairement à une solution matérielle complète, les applications s’inscrivent généralement dans une fourchette de prix moyenne.

En règle générale, les dirigeants peuvent également choisir entre différents packs et sélectionner l’offre qui convient à la taille de leur entreprise. N’oubliez pas toutefois que chaque collaborateur aura alors besoin d’un smartphone. Si l’entreprise ne met pas de téléphones professionnels à disposition, l’application devra donc être utilisée sur l’appareil personnel de l’employé. C'est la raison pour laquelle vous devriez impérativement vous informer au préalable sur les systèmes d’exploitation mobiles pour lesquels l’application a été développée.

À l’instar des applications de pointeuse mobile pour les smartphones, il existe des solutions logicielles pour PC de bureau. Dans leur structure, ces systèmes de saisie des heures sont généralement similaires aux applications. L’administrateur crée tous les employés dans le logiciel et renseigne leurs heures de travail individuelles. Le programme est également installé sur les ordinateurs des employés. Lorsqu’ils commencent leur journée de travail, ils lancent la saisie des heures d’un seul clic. Les pauses et la fin de la journée peuvent être facilement comptabilisées.

Les supérieurs accèdent à toutes les données à l’aide d’une interface administrateur et vérifient ainsi le compte de temps de travail de chaque collaborateur. En règle générale, un système de saisie des heures logiciel permet aussi de saisir les jours de congé, de maladie et les jours fériés. Il n’y a donc pas de charge administrative a posteriori.

Les inconvénients de cette solution sont également liés aux coûts (des frais de licence devant être payés régulièrement pour ces solutions) ainsi qu’à l’installation du logiciel sur le PC : celui-ci doit généralement être démarré chaque matin. Puisque la saisie des heures peut uniquement être lancée avec un clic de souris, le temps de travail peut être mal saisi dans certaines circonstances. D’autre part, cette solution n’est pratique que dans une mesure limitée en déplacement et exige dans tous les cas un ordinateur portable.

Si l’on souhaite permettre aux collaborateurs de saisir leurs heures de travail au bureau, à domicile ou en déplacement à l’aide de la même application, un système de saisie des heures en ligne peut s’avérer pertinent. Les employés peuvent ainsi accéder au système via leur navigateur. De façon similaire à un logiciel de bureau, les employés notent leurs heures de travail sur le portail en ligne. Les supérieurs peuvent à leur tour consulter toutes les heures saisies dans une vue d’ensemble. La plupart du temps, ce type de système permet également de renseigner des informations complémentaires ainsi que des temps et des jours d’absence.

L’application en ligne étant utilisable à l’aide d’un navigateur normal, les utilisateurs sont généralement moins confrontés à des problèmes de compatibilité qu’avec une solution logicielle. Tant qu’ils utilisent un navigateur actuel, toutes les fonctionnalités devraient être entièrement disponibles, quels que soient le matériel et le système d’exploitation utilisés. Dans l’idéal, l’application offre également une interface avec d’autres programmes afin de simplifier la comptabilité salariale par exemple. Pour des raisons de protection des données, il convient également de contrôler l’endroit où les données sont enregistrées et les personnes ayant accès à ces données.

Le choix de votre système de saisie des heures dépendra fortement de votre entreprise et de ses exigences. Alors que de nombreuses petites entreprises pourront se contenter de solutions simples et bon marché, les grandes entreprises préféreront investir dans des systèmes plus complexes. Dans certaines situations, une combinaison de plusieurs systèmes peut s’avérer être la bonne solution. Vous devez veiller à ce que les solutions viennent du même prestataire ou tout du moins à ce qu’elles soient compatibles.