Mail de remerciements après un entretien : modèles et formulations

Bien qu’on le fasse peu en France, écrire une lettre de remerciements à la suite d’une rencontre est très courant en Angleterre et aux États-Unis. Après un entretien d’embauche, vous pouvez remercier votre interlocuteur par écrit afin de faire plus forte impression. Alors à quoi ressemblent ces lettres de remerciements ?

Il n’est jamais blâmable de tenter d’attirer l’attention par des démarches sympathiques et polies - ni dans la vie de tous les jours, ni dans un processus de recrutement. Un message court et sympathique pour remercier un recruteur de l’entretien donné vous apporte trois avantages :

• Vous laissez une bonne impression : avec ces remerciements, vous envoyez des signaux positifs et les décideurs peuvent éventuellement vous évaluer avec plus grande bienveillance.
• Les recruteurs se souviendront mieux de vous : avec la masse de candidatures envoyée pour la plupart des postes, même les professionnels expérimentés peuvent finir par mélanger leurs dossiers. Vous vous démarquez de la foule avec un message amical après l’entretien.
• Vous confirmez votre intérêt : un message supplémentaire non sollicité prouve votre envie de travailler dans l’entreprise. Si vous vous référez par ailleurs dans votre lettre à des sujets de conversation que vous avez eus pendant l’entretien, vous montrez que vous êtes une personne attentive qui sait saisir les faits importants.

Etant donné qu’une telle lettre de remerciements est plutôt rare dans les pays francophones, vous avez un avantage par rapport à vos concurrents : contrairement aux autres candidats, vous utilisez un moyen supplémentaire de laisser une bonne impression – à condition évidemment de le faire correctement.

Si vous écrivez une lettre de remerciements, il est primordial de se demander quand est le bon moment pour l’envoyer. Le message ne doit parvenir aux décideurs ni trop tôt, ni trop tard, autrement le mail perd tout son effet :

• Trop tôt : si vous vous manifestez le jour même de l’entretien, vous apparaîtrez trop scolaire d’une part et vous perdrez l’occasion d’entrer plus clairement dans l’esprit des recruteurs sur le long terme. Ce n’est pas en quelques heures qu’ils vous auront oublié de toute façon.
• Trop tard : si votre lettre de remerciements n’arrive que lorsque la décision d’embauche est quasiment prise, votre petite attention ne sera d’aucune importance pour les recruteurs. Peut-être n’êtes-vous déjà même plus dans la course. De plus, écrire des remerciements tardivement donne une légère impression d’hypocrisie.

Attendre un ou deux jours s’est avéré être une bonne mesure. Si le message est envoyé à votre contact dans ce délai, vous ferez bonne impression. Cela montre que vous pensez encore à la conversation que vous avez eue et cela semble donc honnête.

Votre lettre de remerciements après l’entretien doit être sincère et sympathique. Faire intrusion dans le travail d’un recruteur avec un mail peut aussi nuire à une bonne impression, et donc avoir l’effet inverse à celui souhaité. Par conséquent, il est important de bien formuler son message. Évitez à tout prix de formuler des exigences dans le message, comme de demander au recruteur de se dépêcher de prendre une décision.

Il ne faut pas non plus donner l’impression de parler à un ami. Des remerciements sobres sont de rigueur. Si vous en faites trop, il se peut que votre interlocuteur se sente mal à l’aise à le lire. Une attitude de rejet, non seulement à l’encontre de votre message, mais aussi à l’encontre de votre candidature complète, pourrait en résulter.

Quoi qu’il en soit, il s’agit d’être bref. En aucun cas vous ne devez fournir une lettre de remerciements excessivement longue qui demanderait au recruteur du temps et de l’énergie. Les ressources humaines ont en général beaucoup à faire pendant la période de recrutement. S’ils doivent en plus lire des mails interminables, vous perdrez des points. Avec quelques phrases bien formulées, en revanche, le destinataire appréciera cette amabilité. On apprécie toujours les mails de politesse qui sont rares de nos jours.

Afin de ne pas écrier un mail pour rien, vous devez d’abord trouver les coordonnées exactes de votre contact. La communication s’effectue généralement par l’intermédiaire d’une adresse générique du service des ressources humaines, et ce d’autant plus dans les grands groupes. Par conséquent, vous pouvez demander une carte de visite à la fin de votre entretien. Elle vous permettra de joindre directement la bonne personne par la suite.

N’oubliez pas que cette lettre est un élément de plus dans votre candidature. Par conséquent, le message doit être absolument exempt d’erreurs. La lettre de remerciement ne couvrant que quelques phrases, toute faute d’orthographe, de grammaire ou de syntaxe pèse très lourd.

Il peut être difficile de trouver le bon ton. C’est pourquoi nous avons regroupé plusieurs exemples pour vous. Vous pouvez utiliser ces modèles comme point de départ pour vos remerciements après l’entretien d’embauche. Veillez à personnaliser votre message !

Dans la ligne objet, vous indiquez clairement le but de votre e-mail et le contexte, et la première phrase de votre message confirme les informations. Ensuite, vous exprimez votre intérêt pour l’emploi et faite ressortir un point concret de la conversation que vous avez eu. Cela montrera à votre interlocuteur que vous avez réfléchi à votre échange, compris l’importance du poste et que vous êtes grandement motivé(e). Enfin, votre numéro de téléphone en fin de mail montre votre disponibilité et votre volonté de communiquer.

Cet exemple suggère que vous répondiez directement au mail qui vous a été envoyé pour l’invitation à l’entretien d’embauche. Cela signifie que la conversation précédente se trouve toujours sous le nouveau message, ce qui peut aider les destinataires à classer le mail. Cet exemple est beaucoup plus informel. Vous avez dû voir lors de l’entretien quel est le meilleur ton a adopté et la meilleure façon de s’adresser à vos destinataires. Si vous avez eu un entretien avec plusieurs personnes, adressez-vous à chaque personne individuellement (en ordre hiérarchique) au début de la lettre de remerciements.

Si un sujet spécifique a été abordé plus en détails au cours de l’entretien, il est bon d’y revenir dans le mail de remerciements. La manière dont vous retranscrirez le sujet pourra montrer que vous le maîtrisez et que vous êtes motivé. Par exemple, vous pouvez vous référer à un article spécialisé. Ce dernier doit toutefois avoir un contenu réellement à valeur ajoutée et non généraliste. Le destinataire peut alors toujours décider de suivre ou non le lien.

Court, amical et informatif : dans ce modèle, vous allez droit au but et précisez ce qui vous a particulièrement intéressé. Vous ne faites qu’indirectement l’éloge de votre interlocuteur et ne mettez donc personne mal à l’aise. Ici encore, vous ouvrez la possibilité de poursuivre la discussion par téléphone. Votre numéro de téléphone figure certes déjà dans votre dossier de candidature, mais en l’écrivant directement dans votre mail, le destinataire n’a pas à chercher dans ses dossiers.

Le risque de complètement se discréditer par un email irréfléchi est bien réel. Prudence donc avant tout ! Si vous évitez habilement les pièges toutefois, la lettre de remerciements peut vous faire franchir plus rapidement les étapes.