Créer un organigramme des tâches du projet : utiliser l’un des principaux outils de planification

Créer un organigramme des tâches du projet fait partie des tâches principales de la gestion de projet. Quel que soit le standard de gestion de projet utilisé, tous considèrent l’organigramme des tâches comme un outil capital. Il constitue la base de la planification détaillée de votre projet et joue ainsi un rôle majeur lorsqu’il s’agit de préparer la mise en œuvre concrète.

Mais quelle est la meilleure façon de structurer un organigramme des tâches ? À quel moment l’élaborer ? Et à quoi ne sert pas un tel organigramme ? Nous abordons ces questions dans les paragraphes suivants.

L’organigramme des tâches du projet (en anglais work breakdown structure, WBS) divise un projet en éléments organisés de façon hiérarchique. Vous pouvez choisir parmi différents principes pour réaliser le classement. En principe, le WBS sert à présenter toutes les tâches indispensables à l’accomplissement du projet concerné.

Le WBS doit être différencié des outils de gestion que sont le plan de projet et le plan de gestion de projet :

• le calendrier de projet : organise tous les groupes de tâches à accomplir par ordre chronologique avec des dates de début et de fin ;
• le plan de projet/Projektmanagementplan : n’est pas un plan à proprement parler, mais plutôt un recueil des principaux plans de projet et contient notamment l’organigramme des tâches du projet, le budget, le plan de ressources et le calendrier du projet.

La création d’un organigramme des tâches est une convention qui comporte de multiples aspects pratiques :

1. Une vision claire de l’étendue de la prestation : plus un projet est conséquent, plus il est difficile d’obtenir une vue d’ensemble des tâches à réaliser et des étapes de travail connexes. Le WBS réduit la complexité en divisant le projet global en sous-étapes et en offrant une représentation visuelle.
2. L’augmentation de l’efficacité : la vision de l’étendue du projet constitue à son tour une condition préalable à la réalisation efficace du projet. Le WBS veille non seulement à ce que toutes les étapes nécessaires soient considérées, mais également à ce qu’une gestion du temps réaliste en découle.
3. Une orientation : au cours du projet, le WBS offre à chaque acteur du projet une vue d’ensemble du stade auquel se trouve le projet en temps actuellement, et du moment où la tâche de ce participant au projet est intégrée. Le plan fournit une orientation et garantit une sécurité d’action.
4. Une base de communication : tout projet nécessite de nombreuses concertations entre les différents partenaires. Dans ce cadre, une présentation compacte et, malgré tout, complète du WBS simplifie la communication. Il apporte de la transparence, aide à éviter les malentendus et favorise des discussions efficaces.
5. Une base pour la planification ultérieure : finalement, l’organigramme des tâches du projet permet d’identifier si d’autres plans détaillés sont nécessaires. Il réduit ainsi le risque d’explosion des coûts et de dépenses imprévues.

Mais comment créer un organigramme des tâches ? Il existe en principe trois modèles :

Dans l’approche descendante, on part du résultat global et on décompose le projet en sous-projets de plus en plus détaillés, puis en groupes de tâches. Cette approche convient tout particulièrement lorsque l’on connaît les contenus du projet ou dispose déjà d’une expérience dans des projets similaires.

Avec l’approche ascendante, vous suivez la direction inverse et commencez par le niveau le plus bas. On note d’abord toutes les tâches qui nous viennent à l’esprit, on les regroupe en groupes de tâches, puis on affecte ces derniers à des sous-projets. Cette approche est notamment pertinente lorsqu’un projet nous amène à découvrir de nouveaux domaines.

L’approche combinée est une combinaison des deux techniques précédentes. On procède ici par étapes successives : dans un premier temps, on liste les tâches. On note ensuite les sous-projets et on leur attribue les tâches précédemment listées. Finalement, on énumère les autres choses à faire. Cette approche jongle ainsi avec les approches ascendante et descendante, ce qui permet de profiter des avantages des deux méthodes. Dans ce cadre, il est impératif de ne pas oublier ou répéter un élément.

Une question est récurrente lorsque l’on aborde les organigrammes des tâches : quel système de classification doit-on adopter ? Les sous-projets doivent-ils désigner des phases, des produits ou des activités du projet ? On opère une distinction entre les types de classification suivants :

• axé sur les délais : le projet est divisé en différentes phases qui sont ensuite transposées dans des sous-tâches 
• axé sur l’objet : l’objet ou le produit du projet est subdivisé en différents éléments qui sont ensuite attribués aux tâches 
• axé sur la fonction : le projet est classé en fonction des différents domaines d’activité qui sont impliqués dans sa réalisation

En pratique, ces trois principes sont utilisés, souvent de façon combinée. Il est important de veiller à ce qu’un seul principe de classement soit appliqué par niveau de classification.

Afin de vous permettre de toujours affecter les ressources, les efforts et les modifications à un groupe de tâches précis, ces derniers sont généralement dotés d’un code dans l’organigramme des tâches. Le codage reflète la position hiérarchique au sein du projet.

Il existe différents types de codage :

• codage alphabétique : utilisation de lettres (par ex. A, AA, AB, etc.)
• codage numérique : utilisation de chiffres (par ex. 1, 1.1, 1.1.2, etc.)
• codage alphanumérique : utilisation d’une combinaison de lettres et de chiffres (par ex. A, A1, A.1.1, etc.)

À vous de choisir votre type de codage. Dans notre exemple, nous avons opté pour un codage numérique.

Vous pouvez télécharger ici un modèle d’organigramme des tâches pour MS PowerPoint.

Pour les projets de moyenne et de grande envergure, il est recommandé d’utiliser des logiciels de gestion de projet spécifiques pour la création du WBS. En effet, même si vous faites en sorte de ne pas compliquer outre mesure l’organigramme de votre projet et que vous ne le décomposez pas en plus de 50 éléments individuels, à une telle échelle, la navigation dans des programmes non spécialisés s’avérera souvent fastidieuse et peu pratique.

En revanche, si vous utilisez des logiciels spécialisés tels que MS Project, vous pourrez aisément zoomer dans différents domaines du projet, lier directement les plans détaillés aux groupes de tâches et aux sous-projets, sélectionner des documents et des responsables dans les tâches correspondantes et, dans l’idéal, gérer tous les plans et documentations sur une même plate-forme.

En gestion de projet, un organigramme des tâches du projet sert de base à la planification détaillée qui s’ensuit et constitue donc un outil capital. La création de ce document pose souvent problème aux débutants, mais peut être facilement surmontée en procédant par étape et avec méthode et en tenant compte des instructions et des principes indiqués ici. Dans tous les cas, les efforts que vous investirez dans la création seront récompensés, car, plus votre WBS sera élaboré et de qualité, plus simples seront la planification et la mise en œuvre du projet.

Un modèle d’organigramme des tâches du projet peut vous servir de guide. Les responsables de projet professionnels devront toutefois s’appuyer sur des logiciels spécialisés. Les applications correspondantes offrent de nombreuses fonctionnalités supplémentaires pratiques afin de vous permettre de trouver les informations détaillées dans le WBS, par exemple.

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