Gestion du temps : aperçu des meilleures méthodes

Si à la fin de votre journée de travail, vous avez régulièrement l’impression que vous n’avez quasiment pas avancé et que vous n’avez pas pu vous concentrer sur les tâches réellement importantes, une mauvaise gestion du temps peut être à l’origine de votre problème. Les bonnes méthodes permettent de faire la distinction entre les tâches importantes ou non, de mieux planifier le travail, de le faire avec plus de rigueur et d’atteindre plus efficacement des résultats.

La gestion du temps permet aux individus d’employer le plus efficacement possible le temps à leur disposition pour effectuer leurs tâches. À y regarder de plus près, cette notion ne touche néanmoins pas le fond du problème car ce n’est pas le temps que nous pouvons gérer, mais notre méthode de travail. C’est la raison pour laquelle la notion d’« autogestion » est de plus en plus utilisées ces dernières années pour tout ce qui concerne l’organisation personnelle et la gestion du temps.

Il existe désormais de nombreuses méthodes différentes de gestion du temps grâce auxquelles les hommes peuvent hiérarchiser, planifier, exécuter et contrôler avec brio leurs tâches professionnelles.

Si vous voulez améliorer votre gestion du temps, vous avez tout d’abord besoin d’un peu de ténacité. Vous devriez en effet tester différentes méthodes et appliquer correctement chacune d’elle pendant plusieurs semaines. Dans un premier temps, elles peuvent entraîner une surcharge de travail, mais elles accélèreront ensuite énormément vos processus. Ce n’est qu’en faisant une habitude de telle ou telle méthode de gestion du temps que vous pourrez réellement savoir si elle fonctionne ou non. Pour être efficaces, les méthodes doivent aussi souvent être combinées entre elles. L’essai de plusieurs d’entre elles est un processus fastidieux, mais qui peut s'avérer payant.

La maîtrise de la gestion du temps offre énormément d’avantages :

• Productivité élevée ;
• Réduction du stress ;
• Plus de temps pour soi, sa famille et ses amis ;
• Meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.

Vous trouverez ci-après un aperçu des méthodes de gestion du temps les plus connues et les plus efficaces que vous pourrez mélanger à souhait pour concocter votre propre recette de réussite.

Les tâches A doivent être traitées immédiatement car elles seraient sources de problème dans le cas contraire. Vous devriez planifier les tâches B et vous y tenir (ce que vous aimez faire). Les tâches C sont prédestinées à être déléguées – vous devriez réduire ici vos tâches. Vous pouvez en revanche supprimer les tâches D ou – s’il est impossible de faire autrement – les déléguer elles aussi. Pour en savoir plus sur l’application de la matrice d’Eisenhower, consultez notre guide.

Selon le principe de Pareto, 20 % de la charge de travail sont responsables de 80 % des résultats. Le but est donc de filtrer de sa propre pile de tâches les 20 % décisifs. Pour en savoir plus sur l’application du principe de Pareto, consultez notre guide.

La ligne de conduite qui en résulte indique ce sur quoi l’entreprise devrait concentrer sa future planification et les prochaines tâches à effectuer. Cette analyse sert donc plutôt à préparer la suite de la gestion du temps. Pour en savoir plus sur l’application de l’analyse ABC, consultez notre guide.

Activités : créez une vue d’ensemble de toutes les choses à faire.

Longueur : évaluez le temps nécessaire pour réaliser les différentes tâches. La somme du temps ainsi planifié vous donne une idée de votre capacité à maîtriser les tâches quotidiennes que vous vous êtes fixé.

Plages horaires : vous ne devriez planifier que 60 % de votre temps de travail et réserver 40 % aux événements inattendus ainsi qu’aux activités sociales.

Égrappage : décidez de la tâche que vous traiterez en premier, puis des suivantes à faire dans le courant de la journée. Des méthodes de hiérarchisation et de gestion du temps comme la matrice d’Eisenhower et l’analyse ABC vous seront ici très utiles.

Surveillance : en fin de journée, évaluez la réussite de votre planification et déterminez si vous avez atteint vos buts.

Avec l’alternance régulière de phases de concentration et de détente, le cerveau est nettement plus à même de travailler et de se concentrer efficacement pendant plusieurs heures. Pour en savoir plus sur l’application de la méthode Pomodoro, consultez notre guide.

Pour en savoir plus sur l’application de la méthode SMART, consultez notre guide.

Dans la mesure où vous ne pouvez pas exécuter une tâche dans les deux minutes, vous l’inscrivez dans une liste correspondante, p. ex. « Projets », « Prochaines étapes » ou « En attente ». Vous inscrivez les rendez-vous dans votre calendrier. Au moins une fois par jour, vous regardez vos listes et vous décidez des tâches que vous voulez faire ensuite. Pour en savoir plus sur l’application de « Getting Things Done », consultez notre guide.

Définissez les blocs de temps dans lesquels vous et votre équipe devez réaliser une tâche en étant concentré(s) et/ou atteindre un résultat. Les blocs de temps peuvent comprendre des heures, des jours ou des semaines suivant que la méthode de gestion du temps doit être utilisée pour des tâches individuelles ou des sprints de projet complets. Pour que la méthode soit efficace, il est primordial que les blocs de temps ne soient ni trop longs ni trop courts car ils génèrent sinon du stress qui annihile les bons résultats.

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