Comment mener un entretien d’embauche de la meilleure manière ?

L’entretien d’embauche est un moment décisif dans le processus de candidature. En tant que recruteur, vous ne vous retrouvez plus uniquement face à des données plus ou moins impersonnelles du CV mais face à des personnes en chair et en os qui doivent être évaluées. Bien qu’il est possible de faire une présélection sur la base de critères tels que l’éducation, la qualification et les connaissances spécifiques, il faut maintenant se faire une idée de la personnalité, la motivation, les aptitudes communicationnelles et l’attitude générale : c’est ce que l’on appelle les Soft Skills du candidat.

Si vous n’avez encore jamais mené d’entretien de recrutement, vous pouvez rapidement faire des erreurs de débutant. Cela concerne par exemple le fait de se laisser influencer par la sympathie et la bonne entente ressenties avec les personnes en oubliant les questions décisives pour évaluer le candidat ou en laissant la conversation se dérouler de manière incontrôlée, de sorte qu’il devient difficile à la fin de comparer les candidats.

Notre guide pour mener un entretien de recrutement vous aidera à éviter ces erreurs et à conduire l’entretien d’embauche de manière professionnelle. Ainsi, vous pourrez à la fin choisir le candidat le mieux adapté à votre entreprise.

Un entretien d’embauche doit vous aider, en tant qu’employeur, à trouver les meilleurs candidats possibles pour les postes vacants dans votre entreprise. Vous ne devriez jamais perdre cet objectif de vue. Il ne s’agit pas uniquement d’évaluer de manière neutre les candidats et de poser les bonnes questions, mais aussi de réussir à créer une atmosphère conviviale lors de la discussion, afin que les candidats se sentent à l’aise. Les conditions importantes à cela sont, avant tout, une bonne préparation et un déroulement d’entretien clair et structuré.

De plus, il vous sera utile de tenir compte d’un calendrier à l’avance, que vous garderez en tête au cours de l’entretien. Vous éviterez ainsi de faire durer trop longtemps certaines phases du recrutement, ce qui vous obligerait à aborder les derniers points de manière trop rapide et superficielle car le prochain candidat attend déjà son tour. L’entretien d’embauche devrait durer en tout une heure maximum et idéalement 45 minutes. Cela aidera non seulement le candidat stressé mais vous également car vous devrez garder de l’énergie et du dynamisme pour tous les autres candidats qui suivent.

Le déroulement optimal d’un entretien d’embauche devrait s’articuler comme suit :

• Accueil du candidat et présentation (5 minutes)
• Entretien avec le candidat (15 à 20 minutes)
• Présentation de l'entreprise (5 à 10 minutes)
• Questions (10 minutes)
• Clôture de l‘entretien (5 minutes)

Si vous menez un entretien de recrutement sans aucune préparation, le candidat le remarquera tout de suite, notamment lorsque vous lui poserez des questions sur certaines données ou connaissances qui sont clairement indiquées dans le dossier de candidature. Cela vous mettra non seulement dans une position désagréable mais fera aussi du tort à votre entreprise, en particulier lorsque des candidats hautement qualifiés abandonnent parce qu'ils ne se considèrent pas suffisamment estimés et leurs compétences pas suffisamment appréciées à leur juste valeur.

Une mauvaise organisation et un déroulement chaotique donne une mauvaise image de vous en tant qu’employeur : évitez absolument des erreurs organisationnelles telles que :

• Le personnel à l’accueil n’est même pas informé de l’entretien d’embauche
• Le candidat doit attendre longtemps avant que l’entretien ne commence
• Vous n’avez pas le dossier de candidature de la personne concernée sous les yeux
• La salle prévue pour l’entretien a déjà été réservée et l’entretien doit donc être interrompu

Accordez-vous alors suffisamment de temps pour la préparation. Lisez avec beaucoup d’attention les dossiers de candidature reçus et prenez des notes, afin de vous rappeler des informations les plus importantes lors de la conversation. Cela vaut aussi pour les points qui posent question comme des blancs dans le CV ou des thèmes qui vous intéressent, par exemple pourquoi le candidat s’est décidé pour une place de travail précise, un certain domaine d’étude…etc. Tout cela montre que vous avez lu attentivement sa candidature et vous intéressez réellement au candidat.

Quelques heures avant l’entretien, vérifiez encore une fois les aspects relatifs à l’organisation. Cela comprend le rappel de l’entretien à tous les collègues concernés, la réservation et préparation de la salle de réunion, ainsi que la mise au courant du personnel à l’accueil, de sorte que le candidat puisse être accueilli comme il se doit (et dans le meilleur des cas salué par son nom).

Si vous êtes recruteur, nul besoin de stresser pour l’entretien. Même si vous n’avez pas beaucoup d’expérience, vous pouvez mener à bien l’entretien de recrutement grâce à une bonne préparation et une attitude confiante. Attention cependant, une attitude confiante ne signifie pas que vous devez prendre le candidat de haut et lui parler de manière sèche. Vous devez, au contraire, traiter le candidat de manière respectueuse. Cela démontre votre professionnalisme et votre expérience dans la manière de vous comporter avec vos (futurs) employés.

Par ailleurs, il vous sera également utile de vous rappeler de vos propres entretiens d’embauche, vous souvenir de votre propre état de nervosité et de ce que la personne a fait pour vous mettre plus à l’aise. Si vous prenez cela en compte lors des phases de l’entretien de recrutement, le candidat le constatera et comprendra qu’il ne s’agit pas uniquement d’un processus de sélection automatisé mais que vous souhaitez rendre la situation aussi agréable que possible pour lui.

Accueillez le candidat avec un visage ouvert, amical et souriant et laissez-le pour un court instant dans la salle de réunion afin qu’il s’y sente un peu plus à l’aise avant de commencer l’entretien de recrutement. Pour qu’il n’y ait pas de silence gênant, débutez la conversation par du small talk en posant par exemple des questions sur le trajet, l’impression sur la ville (si le candidat vient expressément dans votre région) ou des remarques sur la météo. Cela l’aidera à s’acclimater et à faire baisser un peu la pression avant de débuter l’entretien.

Présentez ensuite les autres participants avec leur nom et leur fonction dans l’entreprise en guise de transition vers l’entretien. À ce stade, il est recommandé d’expliquer brièvement pourquoi les autres personnes participent à l’entrevue et quelle sera leur relation hiérarchique avec le candidat si celui-ci obtient le poste.

En vous comportant de manière calme et détendu, la tension retombera également chez le candidat.

Maintenant, l’entretien d’embauche peut enfin commencer. En tant que recruteur, vous souhaitez savoir pourquoi le candidat s’intéresse au poste et quelles compétences il peut apporter au sein de l’entreprise. N’oubliez pas non plus de demander au candidat comment il imagine son futur travail et quelle est sa définition d’un bon employeur. Le but est que chaque partie apprenne à mieux se connaître. Il vaut mieux découvrir à ce stade que vous ne pouvez pas répondre aux attentes de l’autre plutôt que de pester plus tard à cause d’une mauvaise décision.

Cette partie peut rapidement dégénérer en un simple jeu de questions-réponses (ou un contre-interrogatoire s'il y a plusieurs participants). Essayez de créer un flux de conversation aussi naturel que possible en répondant aux réponses du candidat après une ou deux questions introductives et en orientant l'entretien dans la direction souhaitée, avec des questions spécifiques et plus approfondies.

Maintenant, c’est à votre tour de présenter l’entreprise plus en détail et de donner au candidat une idée de son futur travail. Ne vous perdez pas dans des monologues relatifs à l’histoire de l’entreprise ou la liste d’informations facilement trouvables sur le site Web de l’entreprise.

Réfléchissez à l’avance à l'information qui est importante pour le candidat et concentrez-vous sur l’importance du poste à pourvoir. Expliquez brièvement le rôle potentiel du candidat au sein de l’équipe, avec quels services il travaillerait, quelles seraient ses perspectives d’évolution et, dans la mesure du possible, comment son action s’inscrirait dans les objectifs globaux de l’entreprise.

Enfin, essayez de donner au candidat une image aussi réaliste que possible des activités quotidiennes de la société. Vous éviterez ainsi les déceptions et les insatisfactions qui peuvent devenir un fardeau pour les collègues et empoisonner une ambiance de travail au sein de l’équipe.

Le candidat peut maintenant poser les questions qu’il souhaite. Ici aussi, il est important d’être le plus ouvert et honnête possible, tant que vous ne divulguez aucun secret d’entreprise.

Sachez que les questions d'un candidat peuvent aussi mettre le doigt sur les problèmes de l'entreprise. Préparez-vous alors en conséquence en consultant à l’avance vos collègues et supérieurs sur la façon de réagir à ces questions et, pour y répondre sans mentir au candidat.

Une fois que toutes les questions du candidat ont été répondues, décrivez brièvement le déroulement de la procédure à suivre. Indiquez une période approximative de temps pour un retour par email ou téléphone suite à l’entretien et clarifiez les conditions les plus importantes pour le contrat de travail. Cela comprend la date d’entrée en poste la plus proche possible, les attentes salariales, les jours de vacances et le type de contrat (déterminé ou indéterminé).

Remerciez ensuite le candidat pour son temps et l’entretien et accompagnez-le jusqu’à la porte.

Si un poste vacant est à pourvoir, vous devrez probablement non seulement mener un entretien de recrutement, mais aussi inviter un grand nombre de candidats potentiels. Si le processus de sélection dure plusieurs semaines, les souvenirs des premiers entretiens peuvent s’estomper ou des détails importants peuvent être oubliés.

Afin de pouvoir faire un choix pertinent après un certain temps, vous devriez préparer vos notes après chaque entrevue et, si possible, les transférer dans des fiches d’évaluation normalisées qui facilitent la comparaison de tous les candidats.