Intranet : définition et applications possibles

Chaque entreprise performante se caractérise par une communication fluide et efficace. Cela semble pourtant être un véritable défi à relever au début, particulièrement dans le cas des grandes entreprises ou organisations. Clarifier tout par email ou par téléphone n’est en effet pas toujours la meilleure solution. Si, par exemple, les employés souhaitent échanger des fichiers ou les stocker de manière centralisée, visiter les sites Web internes de l’entreprise ou mettre à disposition des informations et autres contenus, un point d’accès uniforme est alors avantageux pour tous les salariés. Un Intranet est un réseau central dans lequel les employés peuvent non seulement échanger des informations, mais aussi utiliser des logiciels partagés.

Le grand avantage est qu’un Intranet est toujours un réseau informatique indépendant pour la communication interne de l’entreprise. Cela permet une transmission de données particulièrement sûre. Tous les utilisateurs autorisés peuvent se connecter à l’Intranet, utiliser toutes les applications et communiquer aisément entre eux. De cette façon, le flux de travail est simplifié à différentes étapes. Mais comment mettre en place un Intranet ? Comment fonctionne-t-il exactement et quels sont ses avantages ?

Le mot « intranet » est composé du latin « intra » (intérieur) et de l’anglais « net ». L’ensemble signifie donc « réseau interne ». L'Intranet est un réseau informatique auquel seul un groupe restreint de personnes peut accéder. Bien qu’il repose sur les mêmes normes que l’Internet public, un Intranet n’est pas accessible au public, contrairement à l’Internet. Il est en effet utilisé au sein des entreprises ou des organisations comme un Intranet d’entreprise. Les utilisateurs ont la possibilité d’y accéder de n’importe où, à la fois au sein de l’entreprise et via une connexion VPN.

Un Intranet représente la base et l’infrastructure de la communication interne d’une société. L’objectif principal du réseau est de rendre la vie professionnelle quotidienne plus efficace et de créer une coopération optimale. L’avantage d’un Intranet sur un réseau public est la sécurisation des données ; c’est un facteur d’une importance capitale. Étant donné que les données échangées sur un Intranet n’atteignent pas l’Internet public, un tel réseau interne offre donc une protection suffisante contre un accès non autorisé de l’extérieur.

Les entreprises, organisations, associations, musées, fondations et autres institutions publiques bénéficient des avantages d’un Intranet. Mais tous les réseaux ne sont pas identiques. La question « Qu’est-ce qu’un intranet ? » est définie par chaque entreprise ou organisation elle-même. Les domaines d’application suivants illustrent bien la flexibilité de l’Intranet :

• Accès aux applications : l’Intranet représente l’ensemble des applications Web utilisées en interne et permet donc d’y accéder.
• Création d’une synthèse : il combine les fichiers dans une archive à laquelle tous les employés ont accès. Il peut s’agir d’un serveur de fichiers ou bien d’un serveur de base de données.
• Organisation des tâches quotidiennes : il permet une collaboration facile grâce à des calendriers, des listes, des objectifs ou des plans partagés.
• Échanger des messages : il assume la fonction d’un tableau noir. Les départements ou les employés peuvent laisser dessus des messages et des notes.

De nombreuses entreprises combinent plusieurs de ces applications ou d’autres pour créer des réseaux privés complexes qui peuvent fonctionner avec une variété d’applications utiles.

Les universités, par exemple, utilisent un Intranet pour donner aux professeurs et assistants ainsi qu’aux étudiants la possibilité de partager des fichiers de bibliothèque tels que des prêts numériques ou d’autres données universitaires internes. En utilisant un client VPN, cela fonctionne également à partir d’autres lieux comme chez soi. Cela simplifie d’une part la préparation des séminaires et des conférences ; d'autre part, cela réduit l’effort nécessaire pour se procurer des articles et des livres pertinents sur un sujet, à condition toutefois qu’ils soient disponibles sous forme numérique.

Si vous voulez comprendre le fonctionnement d’un Intranet, vous devez d’abord étudier et comprendre sa différence par rapport à Internet ou au réseau local (LAN). Un réseau local est la base technique de l’Intranet. Alors que les internautes communiquent publiquement, l’Intranet est isolé du monde extérieur et uniquement accessible par des personnes définies et sélectionnées. En général, cependant, un Intranet fonctionne exactement comme l’Internet, puisqu’un Intranet intègre des applications Web.

Un LAN (Local Area Network) met en réseau les ordinateurs à l'intérieur d’un bâtiment. Un seul PC est connecté à Internet. Le routeur est le point d’accès central pour les autres appareils. Pour les grands réseaux, il existe également des serveurs internes. Un Intranet met en œuvre un réseau privé basé sur les PC connectés à un réseau local. Cependant, l’intranet est principalement basé sur un serveur central. Il prend en charge tous les protocoles Internet courants et standards. Il s'agit notamment du protocole TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) et du protocole HTTP/HTTPS (Hypertext Transfer Protocol). Ils assurent la base de l’échange de données sur l’Intranet en assurant l’établissement d’une connexion et la protection contre la perte de données.

Diverses applications Intranet classiques sont basées sur ces protocoles. Cela comprend les sites Web, les emails, les Chats, les forums ou encore les bases de données. Outre l’échange de données ou de documents, des magazines spécifiques destinés aux employés ou des règlements internes à l’entreprise sont souvent publiés sur un Intranet.

Le LAN couple donc plusieurs ordinateurs sur lesquels un Intranet est réalisé. À l'aide de logiciels tels que Microsoft Sharepoint, Slack, IBM, Salesforce ou Oracle, un expert ajoute à l’Intranet des services Web supplémentaires qui sont généralement utilisés de la même manière que sur l'Internet public. En principe, un Intranet est donc comme une version réduite d'Internet. Il permet, entre autres, les domaines d’application suivants :

• Il fournit des serveurs Web pour publier des informations et des messages.
• Il permet l’accès aux systèmes back-end.
• Il intègre des navigateurs Web internes.
• Il assure l’échange d’emails au sein de l’entreprise et via Internet.
• Il autorise la création et l’utilisation de sites Web privés.
• Il constitue une base sécurisée pour les conférences téléphoniques.
• Il sert de base à l’échange d’informations via une base de données à laquelle toutes les personnes autorisées ont alors accès.

Lorsque des données sont échangées et que des applications Web internes sont utilisées, des normes de sécurité élevées sont alors indispensables. Il existe diverses technologies qui peuvent être utilisées pour sécuriser un Intranet. Cela peut être par exemple un serveur Proxy. Ainsi, seul le serveur central du réseau a accès à Internet : le serveur proxy. Cela peut être un ordinateur, par exemple. Si les utilisateurs d’autres ordinateurs souhaitent accéder à Internet à partir du réseau, ils ne peuvent donc le faire que via une connexion sécurisée au serveur Proxy.

Le plus souvent, cependant, les experts utilisent des pare-feu pour sécuriser un Intranet. Un pare-feu sert à protéger le réseau de l’entreprise contre les accès externes indésirables et à le protéger de manière globale. Il est intéressant de noter qu’un Intranet ne doit pas nécessairement être connecté à Internet pour fonctionner. Si les utilisateurs de l’Intranet ont besoin d’un accès à Internet, cela peut être réalisé à tout moment via une connexion sécurisée. D’autre part, l’accès au réseau interne depuis l’extérieur n'est pas possible pour les utilisateurs qui se trouvent sur le réseau Internet. Des pare-feu intermédiaires décident quels utilisateurs ont accès et à qui l’accès doit être refusé. Une autre technologie utilisée pour sécuriser un Intranet est la zone démilitarisée qui est installée correctement par un expert et offre ainsi des conditions de sécurité optimales. Elle sert de zone tampon entre le LAN et Internet. Les zones démilitarisées possèdent aussi des pare-feu à leurs entrées et sorties qui réglementent strictement l’accès aux données au sein même du réseau.

Deux pare-feu sont généralement utilisés dans les zones démilitarisées : un pare-feu est connecté entre le réseau public (c’est-à-dire Internet) et la zone tampon démilitarisée. Un autre pare-feu est situé entre la DMZ et l’Intranet (c'est-à-dire le LAN) et les applications Internet configurées en interne.

Si les employés souhaitent accéder à l’Intranet à l’extérieur de l’entreprise, ils peuvent également créer dans ce but un Virtual Private Network, c’est-à-dire une connexion VPN. Via l’Internet public, un réseau virtuel est mis en place sous la forme d’un canal isolé par lequel les employés peuvent accéder à l’Intranet interne de l’entreprise à l’aide d’un accès sécurisé. Toutes les informations transmises sont chiffrées afin de s’assurer qu’aucune faille de sécurité ne se produise. A chaque accès, l’utilisateur doit en outre s’authentifier en entrant son mot de passe défini préalablement. On peut imaginer une telle connexion sécurisée comme un tunnel à travers lequel il est possible de se protéger des autres utilisateurs du réseau public.

L’installation et la mise en œuvre technique d’un Intranet nécessite une personne possédant l’expertise adéquate. Il est en effet important d’installer correctement un Intranet afin d’éviter les failles de sécurité ou des accès non autorisé au réseau interne. Deux types de portails basés sur un Intranet sont envisageables : les portails d’entreprise ou ceux qui sont orientés processus. Vous mettez ainsi à disposition toutes les applications nécessaires au sein de votre entreprise.

• Portails d’entreprise : les portails d’entreprise convainquent par une interface uniforme dans laquelle les utilisateurs peuvent accéder aux différentes applications Intranet. Surtout si un Intranet contient de nombreuses applications pour les utilisateurs, la version entreprise est la meilleure, car elle est très lisible. Les employés d’une entreprise peuvent voir toutes les applications intégrées en un coup d’œil. Dans la plupart des cas, l’utilisateur accède à la plateforme via un navigateur Web. L’avantage est que les utilisateurs n’ont à se connecter qu’une seule fois au portail Intranet sélectionné au lieu de devoir se connecter à chaque application.
• Les portails spécialisés dans les processus d’affaires se concentrent principalement sur les processus qui sont traités sur une base régulière. Ceci inclut, par exemple, le décompte des frais de déplacement ou les commandes. Les processus sont généralement mis en œuvre par le biais d’applications séparées. Contrairement au portail d’entreprise, ils ne sont pas intégrés au portail lui-même.

Par conséquent, toute personne qui envisage de créer un Intranet pour son entreprise doit contacter un expert approprié, à moins d’être en mesure de mettre en place tout seul un Intranet. En plus de la configuration technique, il est également important que l’administrateur attribue tous les droits d’accès nécessaires. Pour la mise en place d’un Intranet, il convient donc de répondre aux questions suivantes :

• Quelles personnes doivent être impliquées ?
• Qui sera responsable de l‘établissement des documents et de la distribution des droits d’accès individuels ?
• A quoi doit ressembler la mise en page (Layout) et l’architecture ?
• Quel est le but de l’Intranet (échange de données, tableau d’affichage, calendrier commun, listes, etc.) ?

Le gain de temps significatif est un avantage non négligeable d’un Intranet. Au lieu d’envoyer des emails à chaque personne, un Intranet offre, entre autres fonctions, une plateforme optimale pour l’échange de données. La productivité des employés s’en trouve ainsi augmentée, car il n’est pas nécessaire d’utiliser un temps de travail précieux pour des transmissions complexes et nombreuses.

De plus, un Intranet permet non seulement de raccourcir et de simplifier les canaux de communication, mais aussi d’en assurer la sécurité : des zones démilitarisées et des pare-feu intermédiaires mis en place par des professionnels garantissent un haut niveau de sécurité. Etant donné qu’un Intranet est par définition un LAN ou un WAN qui fournit des applications spécifiques à Internet au sein d’une entreprise, l’échange de données s’effectue exclusivement de manière sécurisée et cela contrairement à l’Internet public.

Grâce à des applications Intranet sélectionnées, les employés peuvent fournir des dossiers, des messages, fixer des rendez-vous ou transmettre d’autres informations pour l’ensemble des employés de l’entreprise ou bien à des groupes spécifiques de personnes au sein de la société et cela simplement en quelques clics. Certains processus internes de l’entreprise peuvent donc être optimisés via un Intranet.

Selon la solution logicielle choisie, un Intranet peut apporter une multitude d’avantages supplémentaires :

• Échange de données plus rapide.
• Augmentation de la productivité.
• Gain de temps accru.
• Archivage des données clairement catégorisé et structuré de manière logique.
• Canaux de communication simples, par exemple par le biais de chats ou de blogs intégrés.
• Publication interne du règlement intérieur de l’entreprise, informations sur les avantages ou le comité d’entreprise etc.
• Gestion plus économique et éco-responsable grâce à l’utilisation de documents numériques au lieu de recourir à des impressions papiers.
• La mise en place du travail en équipe est facilitée.
• Intégration de forums et d’enquêtes pour impliquer davantage les employés dans les processus de décisions.

Par contre, les coûts d’acquisition et de maintenance sont des inconvénients. La simple création d’un Intranet et l’achat du logiciel ne sont pas suffisants. En effet, pour le bon fonctionnement du système Intranet et pour le respect de toutes les normes de sécurité, il est essentiel de consacrer régulièrement du temps à la mise à jour du logiciel et/ou à la mise à jour du serveur. Par exemple, un informaticien externe ou interne doit veiller à ce que le réseau soit régulièrement entretenu, à ce que les problèmes soient résolus le plus rapidement possible tout en maintenant un niveau de sécurité élevé.

De plus, les utilisateurs de l’Intranet peuvent eux-mêmes représenter une faille de sécurité. Souvent, comme pour beaucoup d’autres connexions sur Internet, des mots de passe peu sûrs et trop simples sont malheureusement utilisés, ce qui s’accompagne d’un risque accru d’accès non autorisés et de piratage de compte. Afin de garantir les normes de sécurité également du côté de l’utilisateur, les utilisateurs doivent toujours choisir un mot de passe sécurisé, pour que les données sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains. Si le serveur est accessible via une connexion VPN à partir d'un ordinateur privé, il existe également un risque que des logiciels malveillants pénètrent sur l’Intranet. Pour cette raison, vous devriez également utiliser un logiciel anti-virus efficace et approprié.

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