Instaurer le télétravail : comment bien travailler chez soi

La mise en place du télétravail est un véritable défi pour les employés comme pour les employeurs. Cependant, il n’a jamais été aussi facile qu’aujourd’hui de laisser les employés travailler chez eux. Si vous souhaitez dès maintenant appliquer un règlement pour le télétravail, un peu d’organisation et de temps vous suffiront. Il est important de bien se préparer et d’avoir de bonnes connaissances sur les réglementations et lois qui doivent être respectées.

Le télétravail est de plus en plus populaire parmi les employés. Il permet de s’épargner le trajet jusqu’au bureau, de se préparer de vrais repas pendant la pause déjeuner, et il est beaucoup plus facile de concilier travail et famille. Grâce à un meilleur équilibre, on gagne en liberté et par la même occasion en productivité.

En principe, il est donc également avantageux pour l’employeur d’instaurer le télétravail : de nombreux employés sont plus productifs parce qu’ils sont moins distraits, ils peuvent mieux se concentrer et sont aussi moins souvent malades. Les règles du télétravail peuvent avoir un impact très fort sur une entreprise. Les employés qui ont droit au télétravail sont généralement plus satisfaits et plus fidèles à leur employeur.

Tout employeur qui souhaite instaurer le télétravail dans son entreprise doit tenir compte des aspects techniques et personnels liés à ce changement de lieu de travail. Les exigences techniques peuvent être satisfaites en très peu de temps et peuvent être maintenues très facilement. Les aspects humains, en revanche, requièrent une attention constante. Tout comme au bureau, il faut rechercher les discussions ouvertes avec les employés et les motiver en conséquence.

Les responsables et patrons doivent s’assurer de résister à la tentation de tout contrôler. Le plus grand inconvénient pour l’entreprise lorsqu’une partie de ses employés est en télétravail est qu’il n’est pas possible de vérifier exactement si un employé travaille réellement sur la tâche qui lui a été assignée et combien de temps cela lui prend. Toutefois, il existe différents outils qui peuvent être utilisés pour mieux suivre les activités des employés. Cela est utile non seulement pour voir dans quelle mesure ils sont productifs en télétravail, mais aussi pour mieux estimer le temps nécessaire à leur activité. Si vous savez en détail combien de temps ils prennent pour une tâche, vous pouvez rédiger des offres ou émettre des factures plus précises pour vos clients. En retour, cela évite de surcharger vos employés en travail, ce qui, lorsque les sphères privée et professionnelle sont mélangées, arrive bien plus rapidement que beaucoup ne le pensent.

En télétravail, on a tout autant besoin des données importantes à son activité et de documents de toutes sortes. Un moyen efficace d’enregistrer, partager et sauvegarder des données est le stockage sur Cloud. Dans le Cloud, tous les employés peuvent accéder aux données stockées et les partager avec leurs collègues - directement depuis Internet. En outre, une synchronisation automatique des données avec sauvegarde Cloud peut être mise en place pour prévenir le risque de perdre des documents essentiels.

Même si les employés ont la possibilité de faire du télétravail, seuls les appareils appartenant à l’entreprise doivent être utilisés. Les ordinateurs privés sont souvent des proies trop faciles pour les malwares et peuvent donc faire l’objet de vols de données.

En instaurant le télétravail, il est généralement nécessaire de traiter un grand nombre de données sensibles et donc de mettre en place un niveau de sécurité élevé pour prévenir la perte de données. Ce qui est le plus important ici est d’implémenter le meilleur chiffrement possible pour le disque dur, ce qui, en cas de vol, permet notamment à l’utilisateur de ne pas avoir à le signaler aux autorités de protection des données.

Si les employés ont droit au télétravail, une formation intensive sur la protection des données doit être dispensée. Il s’agit notamment d’aider les employés à sécuriser leur réseau privé. La recommandation de procédures ou d’outils pour générer un mot de passe sécurisé fort devrait notamment être à l’ordre du jour.

En outre, les employés doivent être informés que les données de l’entreprise ne peuvent pas être stockées sur des supports externes tels que des clés USB ou disques durs. En contrepartie, une solution sécurisée pour le stockage, l’envoi et la sauvegarde des données doit être spécifiée par l’entreprise et mise en place en conséquence.

Des problématiques telles que le phishing et le pharming devraient également être abordées : l’incertitude générale qui entoure les mails et les sites suspects peut conduire à un traitement négligent des informations sur Internet. Des informations pour comprendre ce qu’est un certificat SSL peuvent également s’avérer précieuses pour les employés.

L’utilisation d’un VPN (Virtual Private Network) est indispensable dans de nombreuses entreprises pour pouvoir faire du télétravail. Les réseaux virtuels sont accessibles de partout, mais il faut pour cela disposer d’autorisations. Internet sert d’extension pour les employés en télétravail pour accéder au réseau VPN interne de l’entreprise. Cela garantit que seuls les employés ou les partenaires commerciaux autorisés ont accès aux fichiers ou aux informations sur l’Intranet ou sur le serveur de l’entreprise.

Pour les entreprises, l’utilisation d’un Intranet est généralement une bonne idée. Il peut être utilisé pour mettre les fichiers des archives à disposition des employés et aussi pour créer des pages Wiki propres à l’entreprise sur ses processus et méthodes. Intranet favorise l’organisation et la communication, ce qui fait du réseau interne un outil presque indispensable au télétravail.

Grâce à des outils de collaboration, il est facile d’organiser une réunion et de trouver les bons moyens de communiquer. Avec des outils tels que Slack, Google Hangouts ou WebEx, vous pouvez organiser et tenir des réunions virtuelles, des visioconférences ou des présentations de bonne tenue. La plupart des solutions logicielles peuvent être installées sur ordinateurs portables, tablettes et smartphones. En outre, vous pouvez aussi passer des appels téléphoniques classiques. Avec un logiciel, il est possible d’utiliser la connexion téléphonique de l’ordinateur, de recevoir et de passer des appels via votre numéro habituel.

Si vous avez besoin de recevoir des mises à jour constantes sur vos projets et de poser des jalons, faire des rapports réguliers ne constitue pas forcément la meilleure solution. Avec des outils de gestion de projet, chaque employé peut faire part des nouveautés sur les différents projets, même pendant le télétravail, et ainsi contribuer au bon fonctionnement de l’entreprise depuis son domicile. De nombreuses solutions pour notamment les petites et grandes entreprises se sont développées, comportant différentes fonctions - certaines d’entre elles étant totalement gratuites.

Ce qui est particulièrement important quand on instaure le télétravail, c’est de veiller à la motivation des employés. Tout le monde ne veut pas et ne peut pas faire du télétravail. Toutefois, en tant que responsable, vous pouvez utiliser certaines méthodes pour un meilleur moral dans les équipes et plus de productivité.

Quand on ne se rencontre pas régulièrement, il est difficile de savoir si son travail est bien fait. Les entretiens suivis et les feedbacks sont très importants pour les personnes en télétravail. Echanger de manière régulière permet de fixer des objectifs et de connaître l’état d’avancement des projets et des employés.

De nombreuses entreprises font des stand-up meetings le matin pour donner de brefs aperçus des avancements des projets. Tous les employés et cadres communiquent entre eux de sorte que le travail se poursuive à la normale même si tous ne se situent pas au même endroit.

Des conference calls hebdomadaires peuvent être organisés pour donner un feedback général à l’équipe, par exemple pour l’informer de ce qui a été réalisé pendant la semaine. Vous pouvez également utiliser ces appels pour partager vos expériences personnelles depuis votre bureau à domicile. Ainsi, les employés peuvent se donner des conseils et se motiver mutuellement. Cela renforce l’esprit d’équipe malgré les longues distances.

En fixant en amont les heures de travail pour lesquelles les employés doivent impérativement se montrer disponibles et en clarifiant la réglementation sur les pauses, vous offrez de la structure à vos employés, même en télétravail. Cela peut sembler insignifiant à première vue, mais cela a un très grand impact psychologique sur les employés. Un calendrier structuré permet de planifier plus facilement sa journée à la maison.

Avant d’instaurer le télétravail, il faut vérifier que les employés disposent de tout le matériel nécessaire. Une chaise ergonomique et un bon équipement technique sont non seulement importants pour bien faire son travail, mais cela aide aussi à la motivation. L’idéal est que l’employé dispose d’une pièce séparée pour son travail, avec un bureau et une chaise. Si vous avez la possibilité d’avoir un aperçu de la configuration du bureau de vos employés en télétravail, vous pourrez rapidement estimer si des équipements supplémentaires sont nécessaires.

La communication entre collègues est importante pour le moral et pour maintenir un bon esprit d’équipe. Chez soi, on ne peut plus faire de petites pauses pour discuter à la machine à café et beaucoup de gens se sentent rapidement isolés. En tant que responsable, il est important d’établir et de promouvoir la communication entre collègues par le biais de programmes de chat autres que Skype. Grâce à de courtes conversations et à l’échange d’informations, les employés en télétravail vont se sentir plus à l’aise et, finalement, travailler de manière plus productive.

Toute personne qui fait du télétravail pour la première fois peut se sentir perdue au début. Il est alors particulièrement important de structurer ses tâches. Les to-do lists aident énormément à établir les priorités et à maintenir des processus normaux chez soi.