GTD (Getting Things Done) : une méthode de productivité pour tous les aspects du quotidien

Exécutez-vous régulièrement certaines de vos tâches à la dernière minute ? Le soir, du fond de votre lit, vos pensées se tournent-elles déjà vers les dates-butoirs des prochains jours ? Avez-vous le sentiment de peiner à remplir vos engagements ? Si oui, vous êtes le candidat idéal pour le système de gestion GTD.

GTD (Getting Things Done) est un système de gestion du temps et de la productivité, permettant à son utilisateur d’exécuter efficacement et sans stress ses tâches et obligations à l’aide d’un système de listes et de calendrier.

Le principe de base de la méthode GTD : toutes les tâches doivent être collectées et consignées par écrit pour bien s’assurer de ne rien oublier. L’utilisateur fait ainsi l’expérience d’un sentiment d’allègement durable, dans la mesure où il n’a alors plus besoin de toujours se rappeler de tout. Une fois éliminée la nécessité de devoir se rappeler constamment les tâches importantes, les pensées de l’utilisateur tournent moins souvent autour de la planification de ses activités. Ainsi, par exemple : il passera moins de temps à se tourner et se retourner dans son lit tard le soir. Profitant de l’organisation écrite qui permet à son cerveau de se reposer, assuré de ne rien oublier et d’exécuter ses tâches dans les délais impartis. Il pourra ainsi réellement profiter de ses périodes de repos et accorder une plus grande concentration à ses tâches en cours en ayant l’esprit libre.

Selon cette méthode, les tâches d’envergure sont, en outre, divisées en plus petites tâches, pour lesquelles vous vous devez de fixer des délais concrets. Une révision régulière de vos listes vous garantit ensuite une bonne vue d’ensemble de toutes les tâches et de tous les projets à exécuter, de détecter les failles de votre système et de procéder à des améliorations.

Ce système a été développé par David Allen, conseiller américain en productivité et publié en 2001 dans son livre du même nom « Getting Things Done ». Depuis lors, la méthode GTD (Getting Things Done) a fait des millions d'adeptes partout dans le monde.

Collecter et consigner tous vos rendez-vous, tâches et idées en souffrance dans des « boîtes d’entrée ». Nul besoin que ces dernières soient des boîtes d’entrée physiques. Il s’agit ici d’un terme générique désignant des systèmes de classement dans lesquels vous pouvez conserver des informations écrites. Par extension, on peut également parler de boîtes d’entrée numériques ou analogiques : votre boîte de messagerie électronique, Evernote ou OneNote ou des plateaux de rangement physiques et des rangements suspendus. À ses débuts, le modèle GTD peut exiger quelques jours de travail pour tout mettre en place. Par la suite, il suffit de rajouter vos nouveaux rendez-vous, tâches et idées dans vos corbeilles d’entrée, dès qu’ils surviennent. Cela ne vous prendra plus que quelques minutes.

Toutes les entrées nécessitant une action sont ensuite classées dans des bacs intermédiaires ou des listes avant d’être traitées.

Seuls les rendez-vous ou délais doivent être saisis dans le calendrier. Les tâches à exécuter sont inscrites dans la liste des « Prochaines actions » ou enregistrées sous forme de projets et divisées en étapes partielles.

Chaque tâche composée de plusieurs actions est considérée comme un projet au sein de la méthode GTD de David Allen. Ainsi, la rénovation de son logement personnel devient un projet, au même titre que la campagne marketing professionnelle d'un produit. Inscrivez tous vos projets sur une liste de projets et réviser la régulièrement. Définissez ensuite les étapes suivantes de chaque projet et saisissez des délais précis dans votre calendrier. Prévoyez également une liste de rappel pour toutes les tâches que vous avez déléguées à d’autres. Vous conserverez ainsi une vue d’ensemble des tâches sur lesquelles d’autres personnes travaillent pour vous.

Outre la liste de projets, prévoyez également une liste séparée dans laquelle répertorier toutes les étapes indépendantes d’un même projet. Selon l’envergure de vos tâches, vous pouvez également créer plusieurs listes contextuelles – par exemple une liste privée et une autre professionnelle, une liste d'appels à passer ou encore de choses à acheter, etc.

Prévoyez une liste de rappel dédiée à toutes les tâches que vous avez déléguées. Définissez des dates auxquelles vous assurer de l’avancée de leur exécution.

L’organisation de vos tâches, dates-butoirs et rendez-vous apporte une bonne vue d’ensemble de ce que vous avez à faire, sans pour autant suffire à augmenter votre productivité et vous assurer que tout soit réalisé dans les délais impartis. Pour cela, il est essentiel de passer régulièrement vos listes en revue.

Ce n’est qu'’ne fois assuré que votre système est à jour que vous pourrez vous concentrer sur vos tâches en cours sans vous inquiéter d’avoir potentiellement oublié des rendez-vous ou délais.

Vous devriez donc consulter votre calendrier plusieurs fois par jour et contrôler vos listes au moins une fois par jour pour sélectionner votre tâche suivante. Videz également quotidiennement votre corbeille d’entrée.

Dans le cadre de la méthode GTD, une révision, actualisation hebdomadaire est également nécessaire. Cette révision est formée des étapes suivantes :

• Se vider la tête : pour conclure la semaine, notez à nouveau toutes les idées qui vous passent par la tête.
   
• Boîte d’entrée : triez les nouveaux rendez-vous, tâches et idées selon le système GTD.
   
• Liste de tâches : la liste est-elle à jour ? Toutes les tâches achevées ont-elles été rayées ? Quelles tâches reste-t-il à exécuter ces prochains jours ?
   
• Listes de projets : la liste est-elle à jour ? Au cours de la semaine qui s’est écoulée, avez-vous mis en œuvre, au moins, une étape d’avancement de votre/vos projet(s) ?
   
• Liste « Peut-être/n’importe quand » : souhaitez-vous déplacer des idées de cette liste vers votre liste de projets et les traiter ?
   
• Calendrier : le calendrier est-il à jour ? Avez-vous vraiment pris en compte tous vos rendez-vous et dates-butoirs ? Quels rendez-vous ou délais avez-vous planifié pour ces prochains jours ? Tous vos rendez-vous et délais sont-ils bien saisis ?
   
• Liste « En attente » : quel est l’état actuel des tâches que vous avez déléguées ? Au besoin, relancez vos collaborateurs.

Votre système GTD comporte, au minimum, une liste de tâches. Dans la vie quotidienne, vous évoluez dans de nombreux contextes (travail, famille, loisirs), c’est pourquoi il est judicieux de créer plusieurs listes, des listes contextuelles. Ainsi, pour définir votre tâche suivante, vous ne ferez pas face à une liste de tâches longue comme le bras et pourrez facilement passer en revue, de manière ciblée, vos courtes listes contextuelles.

Et lorsque vous aurez un moment de battement, lors duquel vous souhaiterez être productif, vos premières questions seront : Dans quel contexte suis-je ? Que puis-je faire dans l’absolu ? Lorsque vous patientez dans la salle d’attente du cabinet médical et souhaitez mettre votre temps à profit, vous pouvez difficilement passer des appels professionnels confidentiels. Vous pouvez, cependant, répondre à quelques emails brefs ou envoyer un message à un ami.

De combien de temps disposez-vous ? Si vous devez faire un trajet de 15 minutes en voiture, n’entamez pas de conversation téléphonique susceptible de vous prendre une heure. En revanche, vous pourriez faire un arrêt rapide au supermarché et rayer quelques articles de votre liste d’achats.

Notre niveau de performance fluctue au fil de la journée. Ce biorythme s’exprime différemment d’une personne à l’autre. Observez pendant une semaine la manière dont vos niveaux d’énergie varient pendant la journée pour déterminer vos pics et vos creux de performances. Les tâches exigeant votre concentration la plus totale et votre productivité devront ainsi, à l’avenir, être réalisées à des moments favorables de votre biorythme, lorsque vous vous sentez en forme et plein d’énergie. Ainsi, il serait peut-être mieux de programmer la préparation d’une présentation importante dans la matinée, plutôt que l’après-midi. Ceci dit, il se peut que vous soyez aussi plus productif l’après-midi ou en soirée. À vous, de planifier vos tâches en fonction.

Si vous procédez au tri préliminaire de vos tâches selon ces trois critères et qu’il vous reste plusieurs options, leur priorité sera déterminante : Quelle est la tâche la plus importante ? Commencez alors par cette tâche.

Vous êtes au bureau et avez une heure de battement avant votre prochaine réunion ? Vous avez le choix entre rayer plusieurs appels téléphoniques de votre liste, créer un rapport ou poursuivre votre travail sur un concept d’atelier. Si l’atelier doit avoir lieu dans trois jours et que vous ne l’avez pas encore préparé, choisissez cette tâche. Elle a priorité. Le rapport est une tâche de routine et les appels que vous devez passer peuvent également attendre quelques jours.

La méthode GTD fait controverse : elle compte de nombreux adeptes, mais aussi d’innombrables critiques.

Fiabilité : le système garantit que toutes les tâches sont exécutées (en temps voulu). Pour les personnes qui oublient souvent des rendez-vous ou dates-butoirs, la méthode GTD peut faire la différence.

Organisation complète : la méthode GTD suggère un système d’organisation unique pour tous les projets, aussi bien privés que professionnels. Cela permet de limiter toute dispersion.

Encouragement à la mise en œuvre rapide : en distinguant clairement ces différentes étapes : « Organiser », « Mettre en revue » et « Exécuter », GTD vous aide à combattre le surmenage. La division de gros projets en plusieurs petites tâches vous permet de vous y atteler plus facilement.

Structure claire : les nombreuses listes et questions directrices vous permettent d’exploiter efficacement votre temps libre, évitant les allées et venues non productives et sans queue ni tête entre les différentes tâches.

Liberté : ainsi résumée, la méthode GTD vous donne plus de liberté au quotidien. Elle ne vous dicte aucun plan journalier ou hebdomadaire. Chacun décide de l’ordre dans lequel il souhaite exécuter ses tâches. Cela peut motiver - cependant, de nombreux utilisateurs de cette méthode voient également ceci comme une faille.

Aucune aide à l’établissement de priorités : avec la méthode GTD, les priorités tiennent un rôle secondaire. La première utilité de ce système est de ne rien oublier et d’exploiter son temps libre de manière efficace. Pour ceux qui souhaitent s'assurer de définir correctement leurs priorités, il existe d’autres techniques - dont la matrice d’Eisenhower par exemple.

Aucune organisation hebdomadaire et quotidienne : GTD ne suggère pas non plus de planification optimisée de ses journées ou de ses semaines. Si vous avez du mal à définir des objectifs, déterminer les étapes suivantes et agencer efficacement le déroulement de votre journée, la méthodologie GTD ne vous aidera pas vraiment. Pour une planification quotidienne de vos tâches, la méthode ALPEN peut être mieux adaptée.

Classification systématique complexe : il ne faut pas compter s’imprégner du principe GTD en cinq minutes, ni le mettre en œuvre en un après-midi. Pour pouvoir le transformer en atout, il faut en avoir compris chaque particularité et être prêt à les appliquer. Il s'agit d’un système tout ou rien. Ainsi, par exemple, si vous ne procédez pas au passage en revue hebdomadaire de ce que vous avez accompli ou ne classez pas vos listes de tâches par contexte, vous freinerez votre réussite.

(Trop) nombreux changements d’habitudes : séduit par la méthode GTD ? Préparez-vous à modifier très rapidement un grand nombre de vos habitudes. Vider votre corbeille d’entrée régulièrement est une obligation, le passage en revue de votre liste de projets et de la liste « En attente » doit être planifié et, dans un premier temps, la création de listes contextuelles est un apprentissage.

La critique principale faite à GTD est la suivante : ces nombreux ajustements ajoutent à la charge mentale de l’utilisateur. S’il vous est difficile de changer vos habitudes, intéressez-vous plutôt à une technique d’organisation mieux adaptée à votre personnalité.

La méthode GTD (Getting Things Done) est une méthode de gestion qui fonctionne. C’est ce qu’indiquent nombre de ses adeptes dans le récit de leurs réussites. Cependant, sa mise en œuvre est loin d’être si simple.

Les personnes appréciant les procédures analytiques et structurées et bénéficiant déjà d’une grande clarté dans leurs objectifs et priorités peuvent profiter des principes GTD. En outre, lorsque vous devez réaliser de nombreuses tâches diverses et variées, ce système vous offre une aide pratique, vous permettant de conserver une meilleure vue d’ensemble au quotidien.

Cependant pour les personnes impliquées dans un nombre de projets raisonnable, dont les responsabilités (professionnelles et privées) ne sont pas extrêmement variées, la méthode GTD est généralement surdimensionnée. Dans de tels cas, il suffit parfois de bien gérer son calendrier, d’établir deux listes de tâches, l’une professionnelle, l’autre privée et de prévoir une pause hebdomadaire pour faire le tri dans ses emails.