Google Workspace pour optimiser le travail d’équipe

Qu’est-ce que Google Workspace ? Google regroupe sous ce nom, un large éventail d’applications disponibles via une plateforme de communication Cloud qui permettent de créer un environnement de travail virtuel. Google Workspace est un logiciel multifonctionnel de collaboration fourni sur le Cloud. Google Cloud permet aux équipes d’accéder aux données, calendriers, planifications de projets etc. en utilisant simplement une connexion Internet et un navigateur. Des fonctions de partage et de synchronisation en temps réel fluidifient le travail en équipe.

• Le pack complet avec ses plateformes de stockage de fichiers, de traitement de texte et outils de communication est aussi plus connu sous le nom de Google Apps for Business. En 2016, Google a rebaptisé plusieurs applications sous le nouveau nom Google Workspace et a ajouté de nouvelles fonctionnalités à la série. Le but de la manœuvre pour Google était notamment de mieux concurrencer Microsoft. De nombreux composants de la série sont similaires aux applications Office et particulièrement à la solution Cloud Microsoft 365 de Microsoft. Maintenant, Google propose ses outils dans un modèle d’abonnement. Voici les services qui font partie des services payants de Google Workspace :

• Gmail (programme de messagerie)
• Google Drive (stockage Cloud)
• Google Agenda (calendrier en ligne)
• Google Hangouts (Videoconférence et service messenger)
• Outils de traitement de texte, tableurs, formulaires et présentations
• Bloc-notes numérique
• Google Vault et Admin (fonctions d’archivage et de gestion)
• Google Sites (outil de création de sites Web publics et internes)
• App Maker (plateforme de développement)

Bien que de nombreux services individuels tels que le programme de messagerie électronique Gmail ou le calendrier Google soient également disponibles gratuitement pour les utilisateurs privés, ils sont souvent disponibles dans une version allégée. La Google Workspace diffère également d’un compte privé Google à d’autres égards. Par exemple, il n’est possible de créer un compte d’entreprise Gmail et d’utiliser une adresse email d’entreprise que via un compte Google Workspace.

Les versions d’abonnement s’adressent aux petites et moyennes entreprises, tout comme les plus grands groupes. Elles permettent d’utiliser l’ensemble de la gamme sans restriction et de bénéficier d’outils de gestion supplémentaires. Les chefs de projet, administrateurs et superviseurs peuvent par exemple définir des options de partage pour des fichiers spécifiques via un tableau de bord central et mieux relier les différentes applications entre elles. De plus, un support d’aide est disponible 24h sur 24.

Les versions Business et Enterprise offrent aux entreprises un espace de stockage illimité. La compatibilité avec les solutions logicielles d’autres fournisseurs est également améliorée, de sorte que, par exemple, des fonctions d’archivage externes peuvent être intégrées. Si vous attachez une grande importance à la sécurité des données, vous pouvez bénéficier d’options de sécurité supplémentaires. Par exemple, une procédure d’authentification à plusieurs niveaux pour rendre l’accès par des personnes non autorisées plus difficile.

Avec sa solution cloud, Google Workspace s’est consacrée à l’idée du groupware. Que ce soit au bureau, à la maison ou en voyage d’affaires : tous les employés travaillent sur un espace de travail numérique dédié, indépendamment du temps et de l’espace. Dans tous les cas, les applications sont optimisées pour les appareils mobiles. Grâce au cloud computing, les entreprises peuvent externaliser leur infrastructure informatique vers le cloud virtuel tout en accédant à une capacité de stockage inépuisable. La seule condition est d’avoir une connexion Internet rapide, car la gamme complète des services ne peut être utilisée qu’en ligne. Il est également possible d’enregistrer les données sur le PC ou dans votre propre centre de données et de les traiter hors ligne.

Il vaut la peine d’examiner de plus près les outils individuels de la Google Workspace. Ainsi, vous pourrez mieux évaluer si le pack payant facilitera votre travail au quotidien et en quoi chaque application diffère des outils Microsoft Office et autres applications populaires.

Le célèbre programme de messagerie électronique est également disponible en version entreprise et fait partie de la Google Workspace. Après avoir ouvert une session, les salariés d’une entreprise peuvent accéder à leur courriel, peu importe l’appareil auquel ils se connectent ou depuis quel endroit ils veulent y accéder. Les administrateurs peuvent également gérer les comptes en un seul endroit. Contrairement à un compte privé, il est possible d’utiliser des adresses personnalisées et d’insérer le nom de la société dans le domaine. De plus, la version payante est totalement sans publicité.

D’autres fonctions s’avèrent également très pratiques. Par exemple, la boîte de réception dispose d’une fonction de chat. Comme Gmail est également connecté au Hangouts de la Google Workspace, vous pouvez également passer des appels vidéo, par exemple pour discuter avec vos collègues d’e-mails importants.

Grâce au calendrier numérique, les collaborateurs peuvent se tenir au courant de leurs rendez-vous clients et de leurs deadlines. Ces derniers peuvent apparaître sous forme d’alerte en temps utile si nécessaire. De même, des équipes entières peuvent utiliser un calendrier partagé pour noter les réunions de groupe régulières ou pour faire le suivi des vacances et autres absences. L’outil vérifie automatiquement si un collègue est disponible pour une réunion à un moment donné. Google Agenda est également compatible avec d’autres calendriers en ligne, ce qui vous évite de dupliquer des entrées.

Si vous souhaitez informer l’ensemble du département ou des entreprises partenaires d’événements importants ou de certaines étapes de travail du projet, une solution est d’intégrer le calendrier dans une page Intranet créée sur Google Sites. Cela permet aux administrateurs de déterminer qui a accès au calendrier et quels détails sont consultables. Une autre caractéristique pratique est la fonction de planification des salles de réunions. Vous pouvez intégrer un plan de salles de réunion disponibles ou demander à l’outil de recherche de salles de conférence de l’extérieur disponibles et les réserver via Google Workspace.

Google Drive est au cœur de la Google Workspace. Ce système Cloud vous offre un emplacement central où stocker toutes les données dont vous avez besoin pour travailler en collaboration. C’est essentiel pour pouvoir partager et collaborer sur des données mises à jour en temps réel.

Si vous ne souhaitez pas tout stocker dans le centre de données de votre entreprise, vous pouvez en principe tout déplacer vers le Cloud. L’espace de stockage est presque illimité avec 1 To par utilisateur. L’abonnement Basic limite la capacité à 30 Go. Il est important de savoir que les données de tous les outils sont stockées sur Google Drive. Cela signifie que tous les emails gérés via Gmail y sont également stockés et déduits par conséquent du quota de stockage. Si vous souhaitez vous passer d’une infrastructure informatique, il faudra certainement choisir l’une des versions plus avancées que la version Basic.

Vous souhaitez stocker localement des données importantes et les rendre disponibles hors ligne sur des ordinateurs de bureau ? C’est également possible : les données sont alors automatiquement synchronisées dans le Cloud. Différents contrôles vous permettent également de définir des options de partage et de gérer l’accès des employés et des services. En outre, une fonction basée sur le machine learning est intégrée ; elle évalue de manière autonome quelles données sont actuellement pertinentes et les rend visibles pour un accès rapide. L’espace de stockage peut également être divisé pour une meilleure vue d’ensemble. Toute personne ayant déjà utilisé Microsoft Office peut importer ses documents via un plugin dans Google Drive sans avoir à effectuer des opérations compliquées.

Avec ces applications, Google Workspace fournit une suite bureautique complète qui permet de créer des documents texte, de lancer des sondages, de partager des feuilles de calcul ou encore d’organiser des diapo pour une réunion client. Encore une fois, vous bénéficiez des grands avantages des solutions basées Cloud. Tous les salariés autorisés peuvent travailler sur un document en même temps. Les modifications sont immédiatement visibles par tous et peuvent également être annulées. Les fonctions de chat vous évitent les tracas liés à l’envoi de paquets de données volumineux et la fonction de commentaire facilite les demandes de modification. Tous les outils peuvent également être utilisés en mode hors ligne, mais uniquement via le navigateur Chrome.

La présentation, les fonctions et l’interface utilisateur sont très similaires aux applications Microsoft. Par conséquent, si vous êtes habitué à Microsoft Word, vous n’aurez pas beaucoup de mal à faire la transition. Les performances ne sont toutefois pas identiques. Si vous devez principalement concevoir des présentations graphiques sophistiquées et une variété d’options de formatage, la Google Workspace aura du mal à suivre le produit concurrent Microsoft 365. Il est donc important de bien connaître vos besoins et de vous demander si les autres outils de la Google Workspace pourront l’emporter sur cet inconvénient. Comme Google Workspace est compatible avec les applications Office, vous pouvez les utiliser en supplément.

• Google Docs : ce traitement de texte est très similaire à Microsoft Word. Il dispose de tous les outils de base pour le formatage de texte et sa mise en page. Cependant, les possibilités de conception sont beaucoup plus limitées. Vous pourrez alors utiliser des addons pour ajouter des polices ou autres éléments. Vous pourrez également facilement importer de nombreux formats de Microsoft et Adobe ou enregistrer vos documents dans ces formats.
• Google Sheets : effectuer des calculs, évaluer les données et les visualiser sous forme de diagramme ? Ceci est possible avec les feuilles de calcul de la Google Workspace. Les tableaux Excel peuvent généralement être importés sans problème. Seules les commandes de saisie des formules diffèrent dans une certaine mesure. Excel reste bien sûr un choix de premier ordre pour les tableaux plus complexes.
• Google Forms : utilisez cet outil pour créer rapidement une enquête ou un questionnaire. De nombreux éléments prêts à l’emploi sont disponibles pour créer différents types de questions. Vous pouvez ajouter des images et intégrer le logo de votre entreprise pour que votre formulaire soit agréable à regarder. Ici aussi, les avantages de la Google Workspace sont évidents : l’outil tableau évalue les réponses en temps réel et affiche les résultats sous forme graphique.
• Google Slides : grâce à cette fonction, chaque collaborateur peut présenter les avancements de son projet, par exemple sous forme de graphiques ou en illustrant ses idées par des dessins, des vidéos, des animations etc. En utilisant différents modèles, même les personnes les moins expérimentées peuvent mettre en place des contenus visuels très parlants. En termes de variété des modèles et des fonctions de conception, cependant, cette application n’arrive pas à la cheville de PowerPoint.
• Google Keep : ne courrez plus le risque de perdre ou d’égarer vos notes, Google Keep permet de noter tout ce qui vous traverse l’esprit. L’application prend également en charge des fonctions d’organisation : vous pouvez créer des listes de tâches et configurer des fonctions de rappel pour vos rendez-vous. Vous pouvez surligner les notes en couleur et ajouter des photos, des dessins et des fichiers audio. Il est également possible d’utiliser la fonction de recherche pour filtrer les annotations par couleur, étiquette et autres catégories.

Avec cette sorte de salle de conférence virtuelle, vous évitez des frais de déplacements et un temps précieux. Si l’équipe est répartie sur plusieurs sites ou si certains collègues sont en télétravail, vous pouvez toujours tenir des réunions ou organiser des entrevues. Hangouts comprend des fonctions de vidéoconférence, de messagerie vocale et de discussion par chat. En intégrant d’autres outils Google Workspace, vous pouvez recevoir des rappels des réunions à venir via Google Agenda ou des invitations via Gmail. Les collègues peuvent se connecter en déplacement à l’aide d’un numéro d’appel personnel. Les connexions sont faciles à mettre en place.

Hangouts disposent de plus de fonctionnalités que le service Microsoft Skype. Cependant, les utilisateurs perdent en qualité vidéo.

Même sans connaissances en informatique, vous pouvez mettre très rapidement en place un site Web grâce à de nombreux outils. Avec la Google Workspace, vous pouvez le faire dans le cadre d’une plateforme en réseau à multiples facettes, et vous pouvez intégrer des données en un éclair. Des pages Intranet pour un groupe d’utilisateurs clairement défini tout comme des sites Web accessibles de manière publique sont envisageables. Les modèles de mise en page et les interfaces utilisateur facilitent la création.

Cette application sert d’outil d’administration et facilite de manière sûre l’archivage des fichiers, courriels et autres contenus. Pour ce faire, vous pouvez diviser les données générées par la Google Workspace en différents packs, les organiser clairement et les exporter. Il est également possible de consulter les historiques et de collecter des données spécifiquement pour les audits. Par ailleurs, Google Vault est utilisé pour gérer les comptes utilisateurs. Vous pouvez définir des périodes de conservation des données pour vous conformer aux politiques de confidentialité.

Avec App Maker, vous pouvez créer des applications selon vos propres idées pour avoir une application utile à portée de main qui, par exemple, facilite la répartition des tâches au sein des services ou la mise en place d’autres processus de travail. L’outil est conçu comme une plateforme de développement à code faible, ce qui signifie que vous pouvez développer votre application en utilisant divers modèles sans avoir à écrire du code long. Il est également possible de connecter l’application à d’autres applications Google Workspace.

La Google Workspace basée cloud a de nombreux avantages, mais aussi ses limites. L’importance des inconvénients dépend de vos besoins. Chaque entreprise a besoin de différentes solutions logicielles en fonction de son secteur d’activité, de sa structure et de sa culture d’entreprise. Il est donc important de se demander si la Google Workspace (anciennement Google Apps for Business) en vaut la peine et si elle simplifie réellement les processus de travail. Voici une comparaison des avantages et des inconvénients pour vous aider à la décision.

La principale caractéristique de la Google Workspace est le transfert complet du stockage et du traitement des données dans un Cloud. C’est ce qui la distingue d’Microsoft 365, et ce qui en fait la plateforme idéale pour un travail d’équipe indépendant du lieu de travail et un outil de collaboration pratique. Les entreprises dont les employés sont souvent en déplacement pour des réunions clients, des conférences ou des missions de vente sont tout de même toujours au courant des mises à jour, ils peuvent accéder à toutes les données et participer à des réunions importantes malgré leur absence.

Si vous permettez à vos salariés de travailler à domicile, il est important de veiller à ce qu’ils puissent connaître les avancements des projets. Il en va de même pour les entreprises qui sont réparties sur différents sites ou qui doivent consulter régulièrement des partenaires externes, des prestataires de services et des clients. La plateforme de communication avec espace de stockage sur le Cloud garantit à chaque utilisateur, où qu’il se trouve, un accès simultané, que ce soit avec un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone.

Les startups et les petites entreprises, en particulier, font des économies en ressources si elles n’ont pas à installer leur propre matériel et leurs propres logiciels ; le stockage des données et les processus informatiques sont effectués en externe. Cela permet d’éliminer le besoin d’un centre de données interne et de sa maintenance. C’est précisément pour cette raison que Google Workspace peut également intéresser les indépendants qui communiquent souvent directement avec les clients et mettent en place des projets avec des tiers. Google Workspace a donc une longueur d’avance en matière de collaboration basée sur le Cloud Computing.

Comparé à la Google Workspace, Microsoft 365 est presque une solution rudimentaire de Cloud computing. Alors que Google Workspace synchronise tous les processus de traitement en temps réel, l’homologue de Microsoft ne travaille généralement qu’avec des étapes intermédiaires, ou tout du moins pas encore automatiquement. En principe, Office sauvegarde d’abord localement. Ce n’est que lorsque vous ajustez le document sur le système de gestion de contenu SharePoint, sur le Cloud OneDrive ou que vous activez les fonctions Cloud qu’il devient alors visible et modifiable pour les autres. Microsoft 365 offre donc également une interface Cloud et dispose de fonctions de groupware, mais la mise en réseau n’est pas complètement automatique.

En revanche, les personnes qui optent pour une solution hybride et qui veulent stocker sur disque dur n’ont plus à se préoccuper des inconvénients d’Office. Cependant, la composante de coopération est plus poussée dans Google Workspace.

Une solution complète de Cloud computing vous rend moins indépendant. La Google Workspace exige constamment une connexion Internet rapide. Le modèle atteint ses limites en particulier avec l’utilisation d’appareils mobiles. Si la connexion est coupée, cependant, de nombreuses fonctions offrent la possibilité de passer en mode hors ligne et de synchroniser les fichiers ultérieurement.

Si vous ne faites pas de copies locales, vos documents ne seront sauvegardés que par un fournisseur externe, en l’occurrence les serveurs de Google. Google emploie des experts en sécurité et, en tant que géant de la Silicon Valley, dispose d’une infrastructure sophistiquée pour prévenir la perte de données. Cependant, même le meilleur système n’est pas complètement à l’abri des pannes techniques, des temps d’arrêt temporaires de serveur, de vol de données et des attaques de hacker. Dans le pire des scénarios, Google se réserve également le droit de bloquer le compte pour certaines raisons.

En tant qu’utilisateur de la Google Workspace, vous placez également des données sensibles entre les mains de Google et vous devez vous assurer qu’elles sont protégées contre tout accès non autorisé. Il est plus difficile de faire exercer son droit complet de contrôle. Il faut également comprendre que vos données atterrissent sur des serveurs de pays où les réglementations sont généralement différentes des vôtres. Les certifications de sécurité telles que ISO 27001, qui certifie la conformité de Google aux normes internationales de sécurité informatique, sont conçues pour répondre à ces préoccupations. Néanmoins, les révélations d’Edward Snowden en particulier, ont montré que les services secrets peuvent avoir accès à des données protégées.

En outre, la politique de confidentialité de Google n’est pas totalement transparente. Cela donne à penser que le Groupe souhaite conserver certaines libertés ; après tout, le traitement des données des utilisateurs est le plus grand pilier commercial de Google. Des experts en matière de protection des données sont régulièrement sollicités.

Par ailleurs, il est important que vous prêtiez attention à la sécurité des données au sein même de votre entreprise. Une connexion unique est pratique, mais ne constitue pas un obstacle majeur pour empêcher les hackers de nuire. Si le mot de passe est piraté ou tombe accidentellement entre de mauvaises mains, beaucoup de données seront alors visibles car elles sont finalement toutes regroupées dans la Google Workspace. Pour augmenter la sécurité, Google propose une authentification multiniveaux et d’autres fonctions de sécurité. Le compte administrateur vous permet aussi de modifier les informations d’accès à tout moment. La gestion des appareils mobiles permet la sauvegarde de données des appareils mobiles en cas de perte. Dans certains cas, Google Workspace inclut également des outils de sécurité externes. Ceci s’applique, par exemple, à Gmail, où vous pouvez également utiliser vos propres certificats pour un cryptage S/MIME des échanges par mail.

En interne, il est généralement nécessaire de préserver la confidentialité entre les différents départements ou niveaux hiérarchiques et de protéger les données particulièrement sensibles, comme celles relatives aux clients et employés. Par conséquent, vous pouvez alors définir des droits d’accès individuels pour chaque utilisateur afin que tout le monde ne puisse pas visualiser, modifier et télécharger tous les documents.

La Google Workspace offre de nombreuses options aux administrateurs, ce qui peut leur permettre de répondre aux exigences de l’UE en matière de protection des données. Néanmoins, il est conseillé de faire vérifier par un juriste si votre utilisation de la plateforme est bien conforme aux règles de base de la RGPD. Certaines entreprises ont d’ailleurs convenu de leurs propres clauses contractuelles avec Google concernant le traitement des données.

Une plateforme de travail en Cloud qui regroupe différentes applications assure un meilleur flux de travail.

• Meilleure vue d’ensemble : Google Workspace facilite la coordination de tous les processus de travail et le suivi des réunions, des deadlines et de l’avancement des travaux. Dans les cas surtout des grandes équipes et lorsque des parties externes sont impliquées, cela permet de gagner beaucoup de temps. Une plateforme qui réunit différentes applications coordonnées garantit que tous les employés ont accès aux dernières informations. Les fonctions de recherche permettent de filtrer rapidement les informations utiles de la multitude de données stockées dans le Cloud.
• Facile à gérer : les administrateurs gèrent tout depuis un emplacement central. Comme tout fonctionne sur un Cloud, ils n’ont pas besoin de gérer des comptes et des licences pour plusieurs applications réparties sur plusieurs serveurs. Il existe également différentes options pour évaluer, contrôler et gérer les droits d’accès.
• Utilisation simple : une seule connexion suffit pour accéder à tous les outils et documents de Google Workspace. Les mises à jour en temps réel éliminent le besoin d’actualiser plusieurs fichiers avant de les partager avec des collègues. Etant donné que la plupart des applications comme les fonctions de messagerie instantanée et de traitement de texte sont similaires aux applications Microsoft et étant donné que le compte Gmail est largement utilisé, il est généralement facile de déployer Google Workspace dans son entreprise. Dans la plupart des cas, il n’est pas nécessaire de former les employés à l’utilisation de Google Workspace. De plus, il existe de nombreuses options pour transférer les données générées par d’autres services vers la plateforme Google.
• Intégrer des outils externes : que vous migriez des données ou que vous étendiez des fonctionnalités, Google Workspace est compatible avec une large gamme de services externes. Il peut s’agir de systèmes CRM tout comme de programmes de comptabilité. Pour une liste des programmes intégrables, rendez-vous sur la Google Workspace Marketplace. De plus, la Google Workspace est compatible avec toutes les applications Office. Un texte créé avec Google Docs peut facilement être sauvegardé en tant que document Word, ce qui peut venir pallier certains inconvénients. Si la gamme fonctionnelle des applications Office vous manque, la question est de savoir si Microsoft 365 à lui seul est préférable à votre entreprise qu’une solution intégrée dans Google Workspace Google Workspace.

Les abonnés peuvent ont le choix de trois modèles. Ces derniers se distinguent par l’étendue des services. Plus les fonctions sont nombreuses et plus le prix augmente. Pour autant, une version allégée pourra peut-être répondre à vos exigences. Dans tous les cas, il vaut la peine de comparer les versions entre elles.

• Google Workspace Basic : la version Basic coûte actuellement 4 euros par utilisateur et par mois (données relevées en mars 2019). Elle inclut toutes les applications majeures telles que les programmes de traitement de texte ou de visioconférence. Vous disposez en revanche de moins de fonctions pour des fins d’administration. De plus, l’espace de stockage Cloud est limité à 30 Go.
• Google Workspace Business : cette édition coûte 8 euros par mois par utilisateur. Son grand avantage réside dans l’espace de stockage quasi illimité. Si moins de 5 utilisateurs sont inscrits à votre compte, ces derniers disposeront chacun d’un maximum de 1 To. Des outils d’archivage et de suivi d’activité ainsi qu’une plateforme à faible code pour le développement de vos propres applications font partie des fonctionnalités supplémentaires.
• Google Workspace Enterprise : cette version premium coûte 23 euros par mois et par utilisateur. Elle convient surtout aux entreprises qui ont besoin de fonctions spéciales pour la sécurité de leurs données et leur gestion. Dans ces domaines, bien plus d’options sont disponibles que dans la version Business.

Les coûts de la Google Workspace sont légèrement réduits si vous choisissez un tarif annuel. Cependant, cela signifie que vous vous engagez à utiliser Google Workspace pendant un an, même si vous effectuez des versements mensuels. Si la taille d’une équipe est réduite, vous ne pourrez pas réduire le nombre d’utilisateurs avant l’expiration de votre abonnement annuel. Par conséquent, ce modèle tarifaire convient mieux aux entreprises ayant un nombre d’employés constant. Un tarif flexible vous donne plus de marge de manœuvre, vous permettant d’ajouter ou de supprimer des utilisateurs comme vous le souhaitez et donc de ne facturer que le nombre effectif d’utilisateurs. Ce modèle de facturation est le choix le plus simple, surtout pour les entreprises au turnover élevé. Vous pouvez également résilier à tout moment.

Les organisations à but non lucratif peuvent accéder gratuitement à la plateforme tandis que pour les établissements d’enseignement, les coûts sont considérablement réduits. Vous pouvez en savoir plus sur les conditions de Google Workspace pour les associations et sur Google Workspace Enterprise for Education sur les pages d’aide dédiées.