La gestion des effectifs : objet, méthodes et moyens

Les salariés que l’on emploie constituent l’une des ressources, voire la ressource critique, pour la réussite de toute entreprise. Ils constituent toutefois également un facteur de coûts très important. Il s’agit avant tout d’en faire le meilleur usage pour obtenir une productivité maximale tout en évitant les absences. C’est l’objet de ce qu’on appelle la gestion des effectifs. Nous vous présentons ici ce qu’est une gestion des effectifs professionnelle et la façon dont vous pouvez vous faciliter le travail au quotidien et de façon durable.

La gestion des effectifs est une branche de la planification des effectifs, qui relève elle-même de la gestion du personnel de manière plus générale. La gestion du personnel a pour objet toutes les tâches administratives au quotidien pour ce qui concerne le personnel ; la planification des effectifs, elle, vise à couvrir les besoins en personnel de la société du point de vue quantitatif, qualitatif, temporel et physique. Cela veut dire concrètement qu’il faut assurer la disponibilité d’effectifs en nombre adapté (quantitatif) dotés des qualifications adéquates (qualitatif) au bon moment (temporel) et là où il faut (physique). La planification des effectifs contribue ainsi à la réalisation des objectifs de l’entreprise (de type augmentation de la production ou de l’efficacité du service après-vente).

La planification des effectifs se subdivise en plusieurs domaines :

1. évaluation des besoins de personnels
2. recrutement
3. gestion de carrière
4. gestion des effectifs
5. suppressions d’emplois

La gestion des effectifs vise à une bonne affectation des salariés à leurs postes, c’est-à-dire à une adaptation optimale des compétences des salariés aux profils des postes. Ce faisant, il y a lieu de prendre en compte aussi bien les impératifs d’exploitation du point de vue quantitatif, temporel et physique que les capacités et les intérêts des salariés.

Une bonne gestion des effectifs doit assurer avant tout :

• Adéquation des effectifs aux besoins : il s’agit d’assurer un équilibre permanent entre le volume des commandes et le temps de travail. Cela permet d’éviter aussi bien les goulets d’étranglement susceptibles de causer des pertes de productivité que les surcapacités coûteuses (lors des variations de volume des commandes, par exemple).
• Augmentation de la productivité et baisse des coûts simultanés : l’affectation aux postes de salariés disposant des compétences les plus adaptées permet d’optimiser la chaîne de création de valeur au sein de l’entreprise. Mais productivité et baisse des coûts ne vont pas sans la satisfaction du personnel. Un bon gestionnaire des effectifs se doit donc de connaître aussi bien la qualification des salariés que leurs besoins en matière de travail, et il sait ne pas trop leur demander. En pratique, cela veut dire qu’une bonne gestion des effectifs évite autant que faire se peut les heures supplémentaires comme les plages sans travail, le surmenage comme les temps morts. Il y a lieu également d’assurer un suivi constant des besoins en formation, en embauches, en mutations ou en licenciements.
• Flexibilité du travail : un système de gestion des effectifs bien pensé permet également de réagir avec flexibilité aux surcharges de travail (par exemple en haute saison dans le tourisme) comme au manque de personnel (par exemple pour cause de demandes de congés simultanées ou d’arrêts-maladie imprévus).

La gestion des effectifs se définissait autrefois de manière très étroite. Aujourd’hui, en revanche, on la comprend plutôt comme un élément de la workforce management, bien que les termes soient souvent considérés comme synonymes.

Il s’agit dans les deux cas d’assurer l’utilisation du personnel en fonction des besoins, et d’optimiser cette utilisation. La notion de « workforce management » est plus large et s’étend à un processus global d’augmentation de la productivité combiné à une baisse des coûts. Cela signifie que la gestion du personnel doit pouvoir réagir de manière très souple aux variations de capacité. Et cela implique d’agir en tenant compte de domaines tels que les ressources humaines, le recrutement, la disponibilité du personnel, les prévisions de besoins et les analyses de ressources humaines.

La notion de workforce management va même au-delà, et ne concerne plus uniquement les effectifs mais s’intéresse aussi aux « ressources mobiles » comme les véhicules de travail, les machines et les matériaux, considérés dans un sens très large comme aussi comme des « effectifs ».

La gestion des effectifs peut impliquer en particulier le planning du personnel. La différence principale est que le planning des équipes se fait en règle générale de manière fixe et à long terme. La gestion des effectifs, elle, prend très clairement en compte le facteur de la flexibilité. Le planning du personnel se fait donc toujours à court terme, avec des adaptations constantes selon les besoins. En pratique, on utilise souvent des concepts hybrides, avec un planning du personnel où les maxima d’activité sont couverts dans le cadre de la gestion des effectifs au moyen d’équipes supplémentaires.

Comme la gestion des effectifs s’intéresse également aux méthodes de saisie du temps de travail, elle touche également à la gestion du temps, laquelle comprend toutes les méthodes d’évaluation, de traitement et d’utilisation des données impliquant le temps.

Dans sa pratique quotidienne, le gestionnaire d’effectifs est confronté à de nombreux défis. Le plus grand défi est sans doute celui d’arriver à un compromis entre planification à long terme et flexibilité. À cet égard on distingue différents horizons de planification que la gestion des effectifs doit prendre en compte :

1. Planification annuelle : étant donné que les variations de capacité sont difficilement prévisibles à long terme, la gestion des effectifs à l’échelle annuelle est considérée comme particulièrement difficile. Mais elle est cruciale. En effet, mieux on sait à l’avance qui va faire quoi et où, plus les salariés seront susceptibles de respecter les objectifs fixés, ou bien d’organiser eux-mêmes leur remplacement. Toutefois, la planification annuelle reste la plupart du temps une ébauche grossière à n’utiliser qu’à titre indicatif.
2. Planning mensuel et hebdomadaire : ce planning prend en compte, entre autres, les congés, les formations et les remplacements prévus, à envisager à un horizon de 4 à 6 semaines.
3. Situation effective : il faut enfin que la gestion des effectifs sache réagir de manière flexible à des changements à très court terme des conditions de travail, en fonction par exemple des périodes de pointe combinées avec de nombreux arrêts maladie.

Il s’agit donc, par une approche progressive, d’élaborer en premier une planification à long terme, grossière, puis de l’affiner progressivement au fil du temps compte tenu du retour d’expérience. Pour permettre une bonne évaluation des besoins en personnel à venir, il est nécessaire de se livrer à une analyse continue de la charge de travail et des effectifs. À l’aide d’indicateurs comme les ventes ou le nombre de clients, on peut repérer des tendances récurrentes et en tirer des prévisions. Ces prévisions permettent d’estimer les besoins en main d’œuvre et en disponibilité des personnels, et de prendre des mesures pour éviter les sureffectifs comme les sous-effectifs.

Parmi les instruments majeurs de la gestion des effectifs on compte entre autres les tableaux de service et le planning des équipes. Si autrefois ce planning se faisait à la main, il existe maintenant quantité d’outils permettant de faciliter et d’accélérer ce travail.

Pour l’établissement des tableaux de service on utilise beaucoup Excel. Si ce tableur est privilégié par les petites entreprises, on l’utilise également beaucoup dans de nombreuses autres entreprises de taille moyenne. Excel permet d’établir rapidement et facilement des tableaux de service hebdomadaires pour la gestion des effectifs. On trouve dans l’Internet des nombreux modèles tous prêts, par exemple pour le planning des équipes.

Les tableaux de service informatiques ne servent pas seulement à visualiser les horaires de travail et la répartition des équipes, ils mettent aussi à disposition de nombreuses formules très pratiques, ainsi que des macros. Ces outils permettent d’automatiser des calculs complexes, comme les heures travaillées hebdomadaires ou les salaires, et aussi de programmer des fonctionnalités supplémentaires comme des listes de salariés ou des cases à cocher. Les tableaux de service peuvent être imprimés ou être transmis directement par mail ou dans l’intranet.

Toutefois, étant donné que le travail avec Excel reprend largement des données saisies manuellement, cela est source d’erreurs relativement fréquentes. Un simple défaut d’attention peut donner lieu, par exemple, à des entrées doubles, ce que les formules ne savent pas empêcher. Par ailleurs, les fonctionnalités d’Excel restent très limitées par rapport aux logiciels de gestion des effectifs dédiés.

Du fait des limitations d’Excel, de nombreuses entreprises utilisent des outils spécialisés pour assurer les tâches associées à la gestion des effectifs. On distingue deux types principaux de logiciels :

• Les programmes gratuits : des gratuiciels comme http://precyplan.free.fr/ - external-link-window "Site de Precyplan">l’outil de saisie du temps de travail Precyplan conviennent plutôt aux petites entreprises.
• Les logiciels de gestion des effectifs professionnels : entraînant un travail de gestion important, les sociétés employant de nombreux salariés préfèrent utiliser des logiciels professionnels, qui font la plupart du temps partie de progiciels de gestion intégrée (PGI). De tels progiciels s’utilisent le plus souvent dans le cadre de formules d’abonnement payant, d’une durée minimale de douze mois, pour des prix allant de quelque 40 à 130 €. Les mensualités sont soit forfaitaires, soit fonction du nombre de salariés. Ce type de progiciel est soit universel soit conçu pour un secteur particulier, comme les centres d’appels, les sociétés d’intérim, la restauration, la santé ou le travail posté dans l’industrie. On pourra recommander par exemple https://www.eurecia.com/ - external-link-window "Site d’Eurecia">les solutions développées par la société Eurecia.

Les bons logiciels de gestion des effectifs présentent généralement une certaine polyvalence, permettant par exemple la saisie du temps de travail et d’autres données, la gestion des absences ou la gestion des tâches. La plupart des programmes se ressemblent du point de vue de la structure et du fonctionnement :

• une interface utilisateur bien conçue et esthétique permet une bonne visualisation des capacités, des jours fériés, des absences 
• une synchronisation directe avec la base de données sur les salariés permet d’ajuster directement les compétences aux profils de poste 
• l’affectation aux tâches se fait par simple glisser-déposer, un mouvement de souris suffisant pour affecter un salarié à une équipe 
• la gestion des effectifs se fait en temps réel, ce qui veut dire que tout changement, même improvisé, est immédiatement répercuté et peut être pris en compte 
• de nombreuses tâches comme l’enregistrement des heures de travail et des heures supplémentaires sont automatisées 
• des alertes automatiques attirent l’attention sur les doublons et les chevauchements de postes (gestion des conflits) 
• en laissant les salariés accéder au système de gestion des effectifs, on a la garantie qu’ils sont tous informés de leurs horaires et de leurs postes en permanence ; cela favorise aussi les retours directs et les ajustements en continu ; cela n’empêche pas bien sûr d’imprimer les tableaux de service et le planning des équipes. On peut aussi les transmettre par email.

Les avantages de tels logiciels sont notoires :

• accès à toutes les données pertinentes
• convivialité
• flexibilité
• facilité d’utilisation
• gain de temps, réduction des coûts
• meilleure fiabilité que les alternatives (Excel ou listes dressées à la main)
• possibilité d’intervention extérieure
• possibilité de retours directs par les salariés
• visuel attrayant

Si la gestion des effectifs est une tâche qui incombe à la société, on a tout intérêt à impliquer les salariés, qui sont les premiers concernés, à la préparation des plannings. Le première question qui se pose est celle de savoir si la convention collective permet cette flexibilité. Quoi qu’il en soit, avant, pendant et après l’introduction d’un système de gestion des effectifs, il ne faut pas oublier d’impliquer le comité d’entreprise ou les représentants des salariés dans sa conception et sa mise en œuvre, afin de répondre aux obligations légales en matière de cogestion.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.