Qu’est-ce qu’Extranet et comment l’utiliser ?

Une bonne communication est la base d’une coopération efficace. Ce principe s’applique aussi bien à la communication au sein même de l’entreprise qu’à la communication avec des personnes extérieures, des partenaires externes. Qu’il s’agisse de commandes d’un fournisseur ou d’informations de production pour des clients sélectionnés, la clarification des détails par téléphone ou par email se révèle être bien souvent fastidieuse et chronophage. Un Extranet est un moyen de mettre des informations à la disposition d’un groupe restreint de personnes. Mais qu'est-ce qu’un Extranet exactement ? Comment cela fonctionne et à quelles fins pouvez-vous l’utiliser ?

Le mot Extranet est composé du mot latin « extra » (extérieur) et de l’anglais « Net ». Il s’agit d’un réseau informatique privé contrôlé qui utilise la technologie d’Internet pour connecter un groupe défini d’utilisateurs externes les uns aux autres et leur donner accès à un réseau informatique. Un Extranet sert à fournir des ressources qui sont alors mises à la disposition d’un groupe d’utilisateurs autorisés, mais non public. Les utilisateurs externes potentiels sont souvent dans le cadre d’une entreprise des partenaires commerciaux, des fournisseurs et des clients sélectionnés. La mise en place d’un Extranet permet de simplifier l’échange d’informations au-delà des murs de l’entreprise, en particulier en ce qui concerne la communication entre les employés de l’entreprise et des parties externes.

Qu’il s’agisse d’entreprises privées, d’organisations, d’universités ou d’associations, la mise en place d’un Extranet vous permet de créer un réseau d’information complet qui peut être intégré de différentes manières dans les processus d’une société :

• Transmission des données : un Extranet permet l’échange électronique de données (en abrégé « EDI » : échange de données informatisé) et de documents, tels que des bons de commande ou de livraison, entre partenaires commerciaux notamment. De cette façon, les données peuvent être échangées au-delà des murs de l'entreprise et traitées directement sans recourir à une saisie manuelle. Le transfert de données peut donc s’exécuter indépendamment des systèmes de gestion des marchandises.
• Gestion des données : les données peuvent être mises à jour en peu de temps et mises à la disposition des utilisateurs autorisés. Cela garantit un degré élevé de transparence et d’actualisation dans le traitement des données.
• Coopération : un Extranet permet l’utilisation conjointe d’applications logicielles et donc la coopération avec d’autres entreprises.
• Transmission de l’information : les nouveautés et actualités concernant un groupe sélectionné de personnes peuvent être mises à leur disposition en un court laps de temps.
• Gestion des connaissances : c’est-à-dire le partage de programmes de formation ou le développement conjoint de certaines applications en collaboration avec d’autres entreprises.

De plus, les entreprises peuvent intégrer des fonctions supplémentaires dans l’Extranet pour faciliter tout échange avec des parties externes. Les fonctions possibles sont par exemple un moteur de recherche, un répertoire du personnel ou encore un service de messagerie. Des fonctions interactives (telles que des questionnaires et des votes) sont également possibles.

Techniquement parlant, l’Extranet est structuré comme Internet : la communication s’effectue par le biais d’un ensemble d’environ 500 protocoles réseau qui déterminent les règles et le format selon lesquels la communication peut s’effectuer. L’Internet Protocol (IP) et le protocole TCP (Transmission Control Protocol) constituent la base de l’échange de données.

Les entreprises ont plusieurs options pour mettre en place un Extranet. Il peut s’agir soit d’un réseau totalement indépendant qui ne peut être atteint que par une ligne louée séparée ou une connexion commutée, ou bien il peut être connecté à Internet via des mécanismes de protection.

Les mesures de sécurité sont très importantes lors de l’échange de données sensibles. Il n’est pas seulement nécessaire d’empêcher les personnes non autorisées d’accéder à des informations confidentielles en dehors de l’entreprise. Les failles de sécurité doivent également être comblées au sein même de la société. Afin de sécuriser l’Extranet et de protéger les données confidentielles contre tout accès non autorisé, deux précautions de sécurité doivent être prises :

• Pare-feu : un pare-feu empêche les personnes non autorisées à l’extérieur de l’entreprise d’accéder aux données à disposition sur l’Extranet.
• Mots de passe : les mots de passe empêchent les personnes non autorisées (même au sein de l’entreprise) d’accéder directement aux données stockées sur le serveur.

La protection efficace de l’Extranet est assurée par un pare-feu externe. Il est configuré entre différents systèmes informatiques et est donc également appelé pare-feu réseau ou pare-feu matériel. Contrairement au pare-feu personnel, il ne fonctionne pas sur le système à protéger lui-même, il est ainsi difficile à déjouer.

Vous pouvez également garantir l’accès le plus sûr possible aux données via les Virtual Private Network ou VPN. Un VPN est un réseau de communication privé dans lequel les participants sont connectés via un tunnel IP virtuel et peuvent ainsi accéder à l’Intranet interne de l’entreprise. Afin d'assurer un niveau élevé de sécurité des données lors de l’utilisation de lignes publiques, toutes les informations sont transmises sous forme chiffrée (tunneling). Par conséquent, les données transmises ne sont pas visibles pour les autres membres du réseau public.

Fondamentalement, il existe deux approches différentes pour créer un Extranet et l’intégrer aux communications de l’entreprise. Les deux approches sont des solutions de portail :

• Portails d’entreprise : combinez différentes applications sous une interface utilisateur unifiée. Ceci est particulièrement avantageux si de nombreuses applications Extranet différentes doivent être intégrées. Cela signifie que les utilisateurs n’ont pas à faire face à des concepts d’exploitation différents. En outre, l’identification n’a lieu qu’une seule fois vis-à-vis du portail, et non pour chaque application individuelle.
• Portails orientés processus : ils sont principalement utilisés pour gérer certains processus métier. Les exemples possibles sont la commande ou le calcul des frais de déplacement. Les processus de gestion individuels peuvent, mais ne doivent pas, être intégrés dans le portail. Ils peuvent également être implémentés via des applications qui sont complètement séparées.

Un extranet peut également être mis en place sur la base d’un système de gestion de contenu (CMS). L’étendue des fonctions couvertes par le logiciel standard varie évidemment en fonction du système utilisé. Si les fonctions requises ne sont pas couvertes par le logiciel standard, il est cependant souvent possible d’ajouter des extensions. Toutefois, vous devez garder à l’esprit que la mise en œuvre et la maintenance de systèmes complexes nécessitent un certain savoir-faire.

La mise en place d’un Extranet présente de nombreux avantages pour les entreprises : cela inclut, entre autres, l’échange rapide de données entre les employés internes et externes ainsi qu’avec des personnes extérieures à la société. Comme de grandes quantités de données peuvent être échangées via un Extranet en peu de temps, de nombreux processus peuvent ainsi être optimisés. La réduction du temps requis pour les applications exécutées manuellement se traduit souvent par une augmentation de la productivité et par des économies de coûts. Les informations sur le statut de la commande, par exemple, ne doivent plus être envoyées par email à chaque client individuel. Le client correspondant accède simplement à l'état actuel de sa commande via l’Extranet. Comme l'Extranet élimine le besoin d’un logiciel EDI séparé, des coûts supplémentaires peuvent ainsi être économisés. Et comme il y a moins de processus manuels à effectuer, il existe moins de sources d’erreurs possibles.

Le fait que des données et informations actualisées ou nouvelles puissent être saisies rapidement et immédiatement consultées par les personnes autorisées à le faire garantit un haut niveau de transparence. Cela facilite non seulement la communication, mais renforce également la confiance mutuelle.

Si les applications correspondantes sont intégrées, l’Extranet peut également remplir la fonction d’un logiciel de groupe (groupware) et permettre ainsi de travailler en coopération avec des partenaires commerciaux. Les utilisateurs autorisés peuvent alors accéder par exemple aux carnets d’adresses, aux calendriers de rendez-vous ou encore aux listes de tâches qui sont partagés. L’Extranet offre également des possibilités de gestion conjointe des connaissances. Par exemple, vous pouvez partager des programmes de formation spécifiques pertinents pour les salariés de plusieurs partenaires.

Les avantages d’un Extranet sont contrebalancés par quelques inconvénients. Ceci inclut, par exemple, les coûts d’acquisition du logiciel correspondant. En plus des coûts initiaux associés à la création, il y a également des coûts ultérieurs. Mises à jour logicielles, sauvegardes, résolution de problèmes… Pour que l’Extranet remplisse sa fonction, il doit être régulièrement mis à jour par des employés en interne ou bien par un fournisseur de services externe. En outre, le temps de formation requis pour les employés, en particulier dans les systèmes aux applications complexes, entraîne des coûts de formation qui peuvent être élevés. En effet, les employés n’ont pas le temps de poursuivre leurs tâches réelles pendant la période d’apprentissage. Particulièrement si de nombreux employés doivent être formés en même temps, par exemple lors de l’intégration d’un Extranet, cela peut impacter négativement le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Outre les coûts, il faut également tenir compte des risques éventuels pour la sécurité. Pour empêcher l’accès non autorisé à des données sensibles, des normes de sécurité élevées doivent être mises en place. Ceci s’applique aussi bien à l’accès externe qu’à l’accès non autorisé au sein même de l’entreprise.