E-recrutement : pour une meilleure gestion des candidatures

Organiser son recrutement en toute simplicité et pour tous les participants : tel est le but du e-recrutement. De l’offre d’emploi à l’embauche finale en passant par le processus de candidature, quelques simplifications peuvent avoir lieu aussi bien du côté du candidat que de l’entreprise proposant le poste. Grâce au numérique, les processus complexes peuvent être simplifiés, lissés et accélérés. Pour cela, plusieurs types de recrutement en ligne peuvent être utilisés.

Presque toutes les entreprises sont, de temps à autre, à la recherche de nouveaux talents. Dans le meilleur des cas, l’entreprise reçoit plusieurs candidatures, de qualités variables. Il s’agit alors de ne pas perdre le cap et de réagir de façon adaptée. Une bonne gestion des candidatures est donc nécessaire : il s’agit d’un système clair vous permettant de gérer l’organisation des candidatures. Et ce n’est pas à prendre à la légère, car une mauvaise gestion pourrait se traduire par deux problèmes majeurs pour votre entreprise :

1. Vous laisserez éventuellement passer les meilleurs candidats : si vous ne prenez pas de recul ou si vous réagissez trop lentement, il se peut que vous laissiez passer les plus grands talents et que vous favorisiez de ce fait la concurrence.
2. Votre image professionnelle peut être entachée : si vous ne vous comportez pas comme on peut l’attendre d’une entreprise professionnelle, votre réputation peut se dégrader. Les demandeurs d’emploi sont souvent mieux connectés les uns aux autres que l’on ne croît et la critique de votre procédure de candidature aura tôt fait de se répandre dans le secteur.

Néanmoins, si vous procédez à une gestion efficace des candidatures, vous pouvez profiter d’avantages importants :

1. Économie de temps et réduction des coûts
2. Protection des données continue
3. Consolidation de la marque employeur

Une gestion des candidatures efficace passe par toutes les étapes du processus et est perçue comme un concept global. Planifiez votre gestion de manière à ce que chaque niveau s’imbrique directement dans le suivant, créant ainsi un système efficace.

En premier lieu, il est nécessaire de publier une offre d’emploi pertinente. S’il est essentiel de veiller à écrire un texte attrayant et adapté, il est également primordial de le publier au bon moment. Publiez uniquement l’offre d’emploi lorsque votre entreprise et vous-même êtes prêts à effectuer l’intégralité du processus de candidature. Dans ce cadre, tenez également compte du carnet de commandes, des jours fériés et des vacances. Avant la publication, vous devriez réfléchir aux canaux via lesquels vous souhaitez publier votre offre d’emploi.

Dès que l’offre est publiée, les premières candidatures arriveront à votre entreprise. Il est alors important d’être bien organisé afin de ne pas laisser passer des candidatures. Tenez compte du fait que les candidatures peuvent parfois arriver par des voies différentes : par voie postale ou par email et dans certains cas, à l’oral, selon vos spécifications et la structure de l’entreprise. Pensez également à envoyer aux personnes intéressées par le poste un accusé de réception afin d’ouvrir la discussion de façon précoce.

Si vous avez reçu toutes les candidatures et si le délai de candidature est écoulé, vous pouvez commencer à faire le tri dans les lettres de motivation et les curriculum vitae. La sélection a généralement lieu en plusieurs étapes, et un simple coup d’œil sur les formalités vous donne une première impression sur les candidats à prendre en considération, et ceux que vous pouvez d’ores et déjà écarter. En les comparant au profil d’exigence, vous pouvez faire ressortir les personnes que vous souhaiteriez recevoir pour un entretien. Si tout se passe bien, à l’issue des entretiens, vous devriez avoir trouvé une ou plusieurs personne(s) pour le poste.

Après avoir fait un tri, vous devez prendre contact avec toutes les personnes intéressées. En règle générale, vous avez divisé les candidats en trois catégories :

• les candidats qui ne répondent absolument pas à vos attentes
• les candidats aux profils très intéressants, mais ne convenant pas au poste
• les candidats que répondent aux exigences du poste

Le dernier groupe est convié par vos soins à la prochaine étape du processus de candidature (par exemple à un entretien d’embauche) ou reçoit une réponse positive pour le nouveau poste. Le premier groupe, en revanche, doit impérativement recevoir une réponse négative. Ne commettez pas l’erreur de ne donner aucune réponse aux candidats rejetés. D’une part, cela donne une mauvaise image de vous en tant qu’employeur, d’autre part, cela entraînera pour vous une charge de travail supplémentaire, car une grande partie des personnes intéressées vous adressera des demandes de retour.

Le groupe du milieu est quant à lui composé de personnes ayant un profil et un CV intéressants, mais qui ne conviennent pas au poste actuel. Vous souhaitez garder un œil sur ces personnes et les prendre en considération pour d’éventuelles futures offres d’emploi. Expliquez cette situation aux candidats et demandez-leur l’autorisation d’enregistrer leur candidature dans votre « pool de talents ».

La gestion des candidatures peut être très complexe, entraînant le risque d’être submergé. C’est pourquoi il est judicieux de réaliser l’intégralité ou, tout du moins, des parties du processus à l’aide d’un logiciel. Un bon logiciel de gestion des candidatures aide à traiter les deux facettes du processus : les candidats et l’entreprise. Les prestations de recrutement en ligne ont avant tout lieu au moment du recrutement effectif, c’est-à-dire à l’occasion de l’offre d’emploi, de la gestion de la marque employeur et de la gestion des talents. L’objectif principal du e-recrutement est par conséquent d’attirer les meilleurs talents pour votre entreprise. Le travail de gestion effectif n’est bien sûr pas entièrement mis de côté, mais joue un rôle moindre.

La plupart du temps, les mesures de e-recrutement ont lieu sous la forme d’offres d’emploi. Certaines entreprises utilisent toujours, exclusivement ou en complément, des canaux hors ligne pour leur recherche de nouveaux talents (journaux, magazines ou affiches), mais la majorité des offres d’emploi est disponible sur Internet. Dans ce cadre, différents canaux peuvent être utilisés. Les sites d’emploi sont particulièrement appréciés des recruteurs. Chaque entreprise peut y publier ses offres d’emploi. Les chercheurs d’emploi ont ensuite la possibilité de trouver des offres qui leur conviennent à l’aide de masques de recherche et des mécanismes de tri.

Bien que certains sites renvoient uniquement à l’interlocuteur, avec notamment ses coordonnées, d’autres offrent la possibilité de postuler directement via le portail. En règle générale, aucun coût n’est engendré pour le candidat, mais les entreprises doivent souvent payer des frais pour la publication de l’offre. Certains sites d’emploi en ligne sont ouverts à toutes les entreprises, tandis que d’autres sont spécialisés dans des secteurs spécifiques.

Outre les sites d’emploi sur Internet, les réseaux sociaux sont toujours plus utilisés comme outils de recherche de talents. Le recrutement via les réseaux sociaux permet de toucher des personnes qui ne fréquentent pas les sites d’emploi en ligne, notamment parce qu’elles ne sont pas encore intéressées par un changement de poste. Pour ce faire, les entreprises ont en premier lieu recours à des réseaux professionnels tels que XING ou LinkedIn, mais Facebook ou Twitter permettent également de trouver des employés. Déterminer le bon canal dépend beaucoup du secteur et du type du poste vacant.

Le recrutement via les réseaux sociaux utilise toutefois un autre domaine des RH : l’entretien de l’image. Les réseaux sociaux permettent non seulement de procéder à des mesures marketing pour les consommateurs, mais aussi d’entretenir la marque employeur via une stratégie de réseaux sociaux. Ceci permet de rendre l’entreprise plus attractive pour les nouveaux employés potentiels.

De plus en plus, le comportement en ligne, et donc la manière de rechercher un emploi, sont transposés sur les tablettes et les smartphones : le recrutement mobile devient ainsi de plus en plus fréquent. Cela commence par l’optimisation de votre propre site Internet pour une utilisation mobile et se termine par des applications spécifiques à l’entreprise, qui peuvent être utilisées pour gérer l’intégralité de la communication avec les candidats. L’avantage est que l’on a toujours son smartphone sur soi et que l’on peut réagir rapidement (des deux côtés). Par ailleurs, si on utilise un service push à l’aide d’une application correspondante proposant également des plateformes d’emploi et de réseaux sociaux, cela permet d’informer les personnes intéressées même si elles ne cherchent pas spécialement à avoir des nouvelles.

Toutefois, le site Internet de l’entreprise reste indiscutablement le premier outil pour les offres d’emploi. Les grandes entreprises, en particulier, leur dédient une rubrique « Carrière » sur leur site Internet. Cela peut même aller jusqu’à la création d’une plateforme en ligne propre à l’entreprise permettant de traiter l’intégralité de la gestion des candidatures. D’autres entreprises n’ont pas installé un système aussi complet, mais travaillent avec un logiciel de gestion des candidatures.

Un système de gestion des candidatures basé sur un logiciel simplifie principalement la tâche du service RH pour ce qui est d’organiser l'intégralité du processus de façon efficace et pertinente. Il doit toutefois également permettre d’améliorer l’expérience des personnes intéressées (appelée l'expérience candidat) lors de la phase de candidature. Dans le meilleur des cas, un tel logiciel présente chacune des étapes de la gestion des candidatures : de la publication de l’offre d’emploi au dossier du personnel – ce qui relie une fois encore le système de gestion des candidatures aux autres systèmes du service RH.

La publication et la gestion des offres d’emploi peuvent être laborieuses, en particulier lorsque l’on publie l’annonce sur différents canaux afin d’avoir le plus d’effet possible. Cette tâche est prise en charge par un bon logiciel de e-recrutement : à l’aide du logiciel, vous créez l’offre et la publiez en quelques clics sur les différents portails d’emploi, votre site Internet, votre page Carrière et par email. Dans le meilleur des cas, les visiteurs sont redirigés depuis ces canaux vers une fenêtre de candidature. Les candidats peuvent y renseigner leurs données, charger leurs documents et, dans certains cas, associer leur profil de candidature à un compte sur d’autres plateformes comme LinkedIn.

Certains logiciels sont par ailleurs en mesure d’effectuer un parsing de CV (ou extraction de CV). Chaque candidat dispose d’un CV qui lui est propre, avec une mise en page personnelle et la plupart du temps enregistré au format PDF. Afin de pouvoir travailler de façon aussi efficace que possible en tant que recruteur dans un service RH, il est toutefois préférable de spécifier un format unique à l’aide d’un masque de saisie. Ceci entraîne toutefois un travail supplémentaire pour les candidats, puisqu’ils doivent alors saisir à nouveau toutes les données dans le masque à partir du CV qu’ils ont minutieusement conçu. Le parsing de CV simplifie cela : le logiciel extrait automatiquement les informations du document et les renseigne dans les champs correspondants. Le candidat doit ensuite simplement vérifier qu’aucune erreur n’a été commise.

L’avantage du système de gestion des candidatures complet est que toutes les candidatures sont ensuite classées dans une base de données et n’ont pas à être regroupées au même endroit. Il s’agit par ailleurs d’un masque standardisé, ce qui implique que chaque candidat utilise le même format. De cette façon, vous pouvez mieux vous y retrouver. Étant donné que les coordonnées sont également intégrées au système, il est extrêmement simple d’envoyer des convocations ainsi que des réponses positives ou négatives via le logiciel.

Étant donné que toutes les étapes sont gérées via le logiciel, une première sélection peut être effectuée via les algorithmes. Grâce aux profils d’exigence préalablement créés, les candidatures peuvent être évaluées automatiquement par le logiciel. Bien sûr, cela ne permet pas de supprimer entièrement la sélection personnelle des candidats, les DRH doivent décider personnellement quelle confiance ils accordent à l’algorithme. Le tri ne peut toutefois pas faire de mal, tout du moins dans le cadre de la présélection.

Si vous avez choisi un candidat, de nombreuses informations sur ce dernier sont déjà numérisées et peuvent être reportées dans le contrat de travail et le dossier personnel sans demander un effort conséquent. D’autre part, il est possible d’enregistrer dans le pool de talents des candidats rejetés mais intéressants, et de les contacter dès qu’un poste adapté se libère. Un point doit absolument être observé dans ce cadre : veillez à la protection des données ! D’une part, vous devez demander le consentement du candidat pour enregistrer durablement ses données à caractère personnel. D’autre part, vous devez veiller à ce qu’aucun tiers n’ait accès aux données.

Ce système étendu permet un dernier avantage : comme toutes les étapes sont traitées à travers un même système, le processus peut être analysé dans son ensemble. Un bon logiciel de gestion des candidatures peut notamment se révéler utile pour mesurer la réussite de l’offre d’emploi. Combien de personnes ont consulté l’offre et combien d’entre elles ont décidé de postuler ? Une analyse des résultats de mesure peut fournir des informations essentielles pour la création des offres d’emploi.

Si vous optez pour l’utilisation d’un logiciel de e-recrutement, plusieurs solutions s’offrent à vous : soit vous choisissez un produit fini pouvant être utilisé dans les secteurs les plus divers, soit vous collaborez avec un fabricant et faites concevoir un logiciel adapté à vos besoins personnels. Étant donné que la seconde solution est, dans la plupart des cas, bien plus coûteuse, cette étape est plutôt destinée à des entreprises de grande envergure. Par ailleurs, il faut déjà disposer d’une expérience en e-recrutement pour pouvoir décrire précisément ses propres exigences.

L’utilisation du e-recrutement s’inscrit clairement dans la tendance. Les différentes mesures sont tantôt plus, tantôt moins appliquées dans la plupart des entreprises. Une étude du site Monster a examiné l’utilisation des outils numériques dans le cadre du recrutement sur leur site. Cette étude montre notamment qu’en 2017, 54 % des visites vers leur site ont été effectuées via un terminal mobile.

Dans le contexte du e-recrutement, les chatbots sont un outil encore relativement peu utilisé : la possibilité pour le candidat d’entrer dans une communication directe (même si purement virtuelle et basée sur une intelligence artificielle) avec l’entreprise pourrait devenir une importante tendance à l’avenir. 50 % des candidats utiliseraient une telle possibilité pour obtenir des informations sur la candidature via le chatbot. En revanche, seulement 2,8 % des entreprises du top 1000 répondraient à cette demande à l’heure actuelle.

Certains programmes, comme pymetrics, montrent ce que l’avenir du e-recrutement nous réserve : une utilisation accrue de l’intelligence artificielle et l’intégration d’une évaluation logicielle. Dans ce cadre, le logiciel prend non seulement en charge la partie organisationnelle de la gestion des candidatures, mais intervient également considérablement dans le processus d’évaluation. Le candidat passe un test et le logiciel décide si la personne convient au poste vacant. Ce n’est évidemment pas une solution miracle, car on sait que même les algorithmes mathématiques peuvent avoir des préjugés. Les fabricants indiquent toutefois que ces facteurs d’influence jouent un rôle moins important que chez l’être humain, et que les algorithmes peuvent être entraînés pour fournir un jugement plus neutre.

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