Déclaration d’embauche : la DPAE et autres démarches

Il suffit d’un contrat de travail pour embaucher un nouvel employé ? Pas du tout ! Il est également nécessaire d’en informer les autorités administratives françaises. Votre entreprise se met ainsi en conformité avec la législation mais vous permettez aussi à votre futur collègue de bénéficier de ses droits sociaux.

Pour déclarer un salarié, une démarche est centrale : la déclaration préalable à l’embauche, abrégée DPAE. Cette démarche effectuée auprès de l’URSAFF officialise l’embauche. Mais est-ce que tout le monde est concerné ? Qu’en est-il des stagiaires et apprentis qui n’ont pas le statut strict de salarié ? Et doit-on effectuer d’autres démarches ? Nous faisons le point sur les obligations de déclaration d’embauche des entreprises du secteur privé en France.

La déclaration préalable à l’embauche est un document à effectuer auprès de l’URSAFF (Union de recouvrement des cotisations de la Sécurité sociale et d’allocations familiales).

La DPAE est une démarche simplifiée. Elle est primordiale pour l’employeur comme pour le nouveau salarié. Pour le premier, elle permet de la transparence auprès des administrations de contrôle et permet éventuellement de bénéficier de droits à exonération. Pour le second, elle permet de l’immatriculer à la CPAM (la Caisse primaire d’assurance maladie) et de l’affilier au régime d’assurance chômage. De plus, les deux parties sont protégées en cas d’accident du salarié sur le lieu de travail.

La DPAE est la déclaration la plus importante pour une embauche. Elle doit être effectuée sans délais. Mais ce n’est pas pour autant l’unique document auquel vous aurez à faire. Une partie des autres démarches nécessaires est détaillée plus bas dans cet article.

La DPAE doit être effectuée pour quasiment la totalité des personnes embauchées dans une entreprise. Il existe très peu d’exceptions et de dispenses.

Le statut de votre entreprise ne vous permettra pas d’y déroger : SA, SARL, SNC, ETT (entreprise de travail temporaire) etc., toutes doivent appliquer la règle. Les associations à but non lucratif sont également soumises à la DPAE pour leur personnel salarié.

En revanche, tout employé qui n’a pas le statut de salarié ne sera pas obligatoirement soumis à cette déclaration. C’est le cas par exemple des bénévoles. Attention donc à bien qualifier le statut de vos employés, et à ne pas confondre (ou faire semblant de confondre) un stagiaire ou bénévole avec un salarié. Si vous déclarez une personne rémunérée comme un bénévole, vous pourriez avoir quelques sérieux ennuis avec les administrations…

Les stagiaires ne sont donc pas soumis à l’obligation de DPAE : ils doivent en revanche être bien inscrits au registre unique du personnel et disposer d’une convention de leur école ou université. Autre cas particulier : les assistantes maternelles. Ces dernières relèvent du centre Pajemploi et sont également exemptées de DPAE.

Il faut noter un cas particulier : celui des apprentis. Dans le cadre d’un contrat d’apprentissage, une déclaration préalable à l’embauche devra être effectuée conjointement à de nombreuses autres démarches. Vous pouvez vous rendre sur le site de l’Urssaf pour en savoir plus sur toutes les dispositions.

Les délais sont très stricts et courts : la déclaration préalable à l’embauche doit impérativement être effectuée dans les 8 jours avant l’embauche.

Peu importe que votre salarié ait une période d’essai de 1 ou 3 mois, la déclaration doit avoir été faite avant son premier pas dans l’entreprise.

Tout d’abord, rendez-vous sur net-entreprise.fr et inscrivez-vous à l’aide de votre numéro SIRET. Allez à « DPAE (ex DUE) » et suivez les démarches. La procédure est bien sûr nominative. Pour chaque employé, une déclaration.

Afin d’enregistrer correctement un nouvel employé, vous aurez besoin des informations suivantes :

• Données nécessaires à l’identification de votre entreprise : numéro Siret, raison sociale, adresse, téléphone…
• Informations personnelles sur le futur salarié : nom, prénoms, lieu de naissance, numéro de sécurité sociale…
• Détail du contrat : type de contrat (CDD, CDI etc.), durée de la période d’essai…

Il est donc judicieux d’avoir en main le contrat du futur salarié et le document d’immatriculation de votre entreprise.

Si vous n’effectuez pas de déclaration préalable à l’embauche pour l’un de vos salariés, vous encourez des sanctions civiles et administratives pouvant atteindre 300 fois le taux horaire du minimum garanti.

Dans le cas où il est jugé que vous avez tenté de dissimuler l’emploi d’un salarié, des sanctions peuvent être beaucoup plus lourdes car elles relèvent du pénal. C’est le tribunal correctionnel qui est compétent. L’Urssaf indique clairement sur son site qu’une peine de 45 000 € et 3 ans d’emprisonnement peut être appliquée pour les personnes physique, et 225 000 € avec placement sous surveillance judiciaire pour les personnes morales.

La DPAE est une déclaration rapide et gratuite qu’il est donc important de faire dans les délais impartis pour être en règle avec les administrations.

Si la DPAE a permis de simplifier beaucoup de démarches par rapport à son prédécesseur la DUE, elle ne peut remplir en elle-même toutes les obligations. Voici un aperçu de quelques-unes des autres démarches à effectuer.

Un document très important est le registre unique du personnel. Ce document n’englobe pas que vos salariés mais aussi les stagiaires et autres statuts qui effectuent un travail dans votre entreprise. Il sera rempli de manière chronologique en fonction des arrivées. Très simplement, vous pouvez l’organiser en plusieurs colonnes avec entre autres :

• Nom et prénom(s) du salarié
• Nationalité
• Date de naissance
• Sexe
• Poste pour lequel il est embauché
• Qualification
• Dates d’entrée et de sortie
• Type de contrat

Cela peut demander assez de travail si le « turnover » dans votre entreprise est conséquent. Il est néanmoins impératif d’être rigoureux pour ne pas être exposé à des sanctions en cas de contrôle.

Il sera également nécessaire d’affilier vos salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire. Il s’agit de l’Agirc pour les cadres et de l’Arrco pour les autres salariés. Les déclarations peuvent s’effectuer sur le site agircc et arrco directement. De même, une DSN (déclaration sociale nominative) devra être effectuée pour les entreprises employant au moins 50 salariés. Cette déclaration fera l’état des lieux des embauches et départs qui ont eu lieu dans le mois.

Pour différents cas d’embauche, une déclaration préalable en plus de la DPAE devra éventuellement être envoyée par lettre recommandée à l’inspection du travail. Il s’agit notamment des établissements qui ont cessé d’employer pendant au minimum 6 mois. Le site Service-public.fr détaille tous les cas.

Dans les 3 mois qui suivent la prise de poste, une visite d’information et de prévention (VIP) doit être effectuée. Une attestation de suivi vous permettra de prouver le bon respect de cette obligation.

La DPAE va aussi permettre d’enclencher la procédure pour la visite médicale de votre salarié. Une visite médicale est en effet obligatoire.

Par ailleurs, ces procédures n’exemptent pas les salariés de faire leurs démarches auprès de leur caisse d’assurance maladie (ameli.fr).

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.