Email de relance après l'entretien : exemple de demandes de renseignements par email

L’entretien est terminé et il faut maintenant patienter : avez-vous fait bonne impression ? Etes-vous mieux adapté que la concurrence ? Les employeurs s’accordent souvent beaucoup de temps pour étudier les candidatures à conserver ou à mettre de côté. L’attente est interminable et la tentation de les relancer augmente de jour en jour. Cependant, la demande ne doit en aucun cas être irréfléchie et tomber au mauvais moment : après tout, c’est votre avenir qui est en jeu. Il vaut ainsi mieux s’en tenir à un schéma.

Avant même d’envoyer une relance de candidature après l’entretien d’embauche, il existe d’autres moyens pour que l’employeur puisse se souvenir de vous.

• Cartes de visite : demandez des cartes de visite directement après la conversation. Cela présente deux avantages : d’une part, vous pouvez ainsi vous démarquer de la masse des candidats. D’autre part, cela vous aide à écrire des emails à la suite de l’entretien. Au lieu de contacter un service du personnel anonyme, vous pouvez directement écrire à la personne qui a réalisé l’entretien.
• Questions sur la procédure : avant que la conversation ne se termine et que vous ne quittiez à nouveau le bureau, profitez de l’occasion pour demander à quoi ressemblera le processus. On vous donnera probablement aussi un calendrier pour vous aider à décider si une lettre de suivi est appropriée après l'entrevue. Et cela montre aussi votre intérêt.
• Email de remerciement : pour que l’on se souvienne de vous, un merci amical peut vous aider. Sans créer de pression, vous vous rappellerez par email peu de temps après l’entretien et laisserez ainsi une impression positive.

Il n’est pas facile de trouver le bon moment. Par-dessus tout, il ne faut pas écrire trop tôt sous peine d’agacer les responsables des ressources humaines. Toutefois, n’attendez pas trop longtemps : après tout, l’email de relance après l’entretien vous donne l’occasion de faire une autre bonne impression. De plus, il se peut que vous ayez à prendre une décision parce que vous pourriez avoir une autre offre d’emploi.

Le temps d’attente étant un sujet délicat, il vaut la peine de poser la question sur-le-champ. Si vous avez reçu un délai approximatif, vous pouvez également vous y référer. Si, par exemple, on vous informe que le processus de candidature prendra encore deux semaines, vous pouvez demander par courriel au plus tard trois semaines après l'entrevue. Néanmoins, ne vous laissez pas emporter par l’idée d’envoyer une relance de candidature après entretien par email, directement après l’expiration du délai spécifié. Un processus d’embauche peut être stressant et tout ne se déroule pas toujours comme prévu. Ceux qui adhèrent trop scrupuleusement à l’information ne font pas bonne impression.

Si vous n'avez pas reçu d'échéancier, vous devriez vous fixer une date limite. Entre deux et six semaines devraient être prévues. Pour trouver le bon moment, il faut tenir compte à la fois des caractéristiques de l'entreprise et des circonstances de l'application : les grandes entreprises, en particulier, prennent généralement plus de temps à prendre des décisions. Cela tient d’une part au grand nombre d’applications et d’autre part aux structures internes. Il y a comparativement beaucoup de personnes impliquées dans le processus de prise de décision, ce qui coûte un temps considérable. Dans le cas des petites entreprises et d’un nombre gérable de candidats, en revanche, on peut s’attendre à une réponse rapide.

Réfléchissez bien à la façon dont vous voulez vous exprimer, après tout, vous êtes encore dans la phase de candidature. Donc, lorsque vous envoyez une relance après l’entrevue, faites attention à la formulation. Si vous semblez trop impatient ou inamical, vous pouvez ruiner tout ce que vous avez fait auparavant. Afin de ne pas ruiner vos chances, vous devez expliquer clairement pourquoi vous demandez et ne pas oublier le point de vue de l’autre personne. Dans tous les cas, il est important de rester amical et poli.

Bien sûr, vous aimeriez recevoir une réponse directe, mais ce qui est encore plus important est d’obtenir un emploi et c'est ce que vous attendez. N’insistez donc pas mais renseignez-vous sur l’état d’avancement des choses. Vous mettez donc votre intérêt au premier plan et non l'intention d'exprimer votre frustration.

Ce que vous devriez exprimer, cependant, c’est la compréhension de l’autre : il y a plusieurs raisons possibles pour lesquelles vous n’avez pas encore reçu de réponse. Beaucoup de stress au sein de l’entreprise ou un processus de sélection retardé est plus probable que vous ne le pensez. Cet aperçu vous indique également comment rédiger la lettre de suivi : brièvement.

Venez-en au fait rapidement et formulez clairement ce que vous voulez savoir. Cela permet au destinataire de répondre facilement. Lors de la formulation d’un email de relance après l’entretien, l’objet est également important : faciliter au maximum la tâche du destinataire et formuler la ligne d’objet de manière à ce que l’email puisse être clairement rattaché à votre candidature. Dans le corps du texte, faites directement référence à l’entretien. Il peut donc être utile de revenir brièvement sur des points concrets de l'entretien. Cela prouve votre attention durant l’entretien et donne au destinataire un autre indice quant à savoir à qui s'adresse le message.

En aucun cas, vous ne devez faire des accusations, reproches ou menaces :

• « Vous deviez me contacter il y a deux jours... »
• « Dites-moi si je suis retenu(e) ou pas ! »
• « Si vous ne me donnez pas de vos nouvelles bientôt, je vais me retrouver au chômage. »

Si vous poussez les responsables RH à bout ou si vous les attaquez verbalement, vous pouvez être sûr de ne pas obtenir le poste.

Même si vous suivez tous les conseils, vous ne devriez pas trop compter sur une réponse satisfaisante. Au total, quatre scénarios sont envisageables :

• On vous répond par une décision : vous avez un tour d'avance sur les autres candidats ou vous recevez un refus.
• Votre interlocuteur vous donne une date butoir. Vous savez maintenant combien de temps il vous reste à attendre et vous pouvez décider si vous acceptez cette période d’attente ou acceptez une autre offre d’emploi.
• Votre interlocuteur continue de vous faire patienter.
• Vous n'obtenez pas de réponse du tout : Le destinataire de l'e-mail ignore complètement votre question et ne répond pas du tout à votre demande spécifique.

Si vous ne recevez pas de réponse même après une période d'attente raisonnable, il vaut la peine de changer de moyen de communication. Vous avez maintenant la possibilité de procéder à un appel téléphonique. Si, par contre, on vous informe d’une période d’attente ou si on ne vous donne pas de date exacte, vous devez continuer à attendre. Si l’entreprise laisse passer trop de temps avant de vous recontacter, vous pouvez les relancer à nouveau mais restez toujours amical et poli.

Afin de vous faciliter la tâche après l’entretien, nous avons préparé différents modèles. Bien sûr, vous devez les adapter à votre propre situation. Après l’entrevue, essayez de concevoir la lettre de relance après entretien aussi individuellement que possible afin qu’elle soit plus mémorable.

Exemple 1

Objet : entretien d’embauche du 15.06.2019

Monsieur/Madame [nom du contact],

Je tiens à vous remercier encore une fois pour l’entretien intéressant que vous m’avez accordé au sujet du poste de[titre du poste]. J'ai beaucoup apprécié vos commentaires sur le poste, en particulier les aspects relatifs au/à[point de discussion spécifique]. Je suis très intéressé(e) par votre offre d’emploi et serais ravi(e) de travailler pour [nom de l'entreprise].

C'est pourquoi je voudrais m'informer de l’état actuel du processus. Pouvez-vous estimer quand une décision sera prise ?

Si vous avez besoin de plus amples informations sur ma candidature, n’hésitez pas à me contacter à tout moment. Soit par courriel ou au [votre numéro de téléphone].

Bien cordialement,

[Votre nom]

L’exemple suppose que vous n’avez pas déjà envoyé un courriel pour remercier de l’entretien. Vous répondez simplement à l’invitation, que vous avez également reçue par email. Il est ainsi plus facile pour le destinataire de vous identifier correctement. Afin d’éviter que la personne de contact n’ait à faire défiler l’ensemble de la conversation, indiquez brièvement dans la première phrase quelle position est réellement concernée. Si possible, adressez votre email à la personne qui vous a fait passer l’entretien. Il est donc avantageux de demander une carte de visite après la conversation.

Après avoir remercié pour l'entretien, personnalisez le message et confirmez une fois de plus votre intérêt pour le poste annoncé. Abordez ensuite votre préoccupation quant au processus de recrutement.

Exemple 2

Objet : Demande suite à entretien d'embauche[titre de l'emploi]

Monsieur/Madame[nom de la personne],

j'aimerais vous recontacter au sujet de ma candidature en tant que[titre du poste] et vous faire part une fois de plus de mon grand intérêt pour ce poste. [nom de l'entreprise] me semble être l’employeur idéal pour mon avenir professionnel. Je serais ravi(e) d’avoir des nouvelles au sujet du processus d’embauche. Pourriez-vous me dire quand je peux m’attendre à une décision de votre part ?

N'hésitez pas à me contacter également pour d'autres questions ou informations par téléphone au [votre numéro de téléphone].

Bien cordialement,

[Votre nom]

Dans ce deuxième exemple, nous supposons que vous avez déjà communiqué avec le recruteur pour lui faire part d’un message de remerciement immédiatement après l'entretien. Par conséquent, le deuxième modèle est plus court que le premier. Malgré la brièveté, cela ne vous dispense pas de réaffirmer votre intérêt pour le poste. Le motif réel du message suit alors. Tout cela rentre dans un seul paragraphe et ne prend que très peu de temps au destinataire pour le lire.