Quelle alternative à Microsoft 365 est recommandée et pour quelle entreprise ?

Même si Microsoft 365 (anciennement Office 365) convainc par sa large gamme de fonctionnalités, certaines entreprises recherchent des alternatives appropriées, que ce soit parce qu’elles ne veulent pas du modèle d’abonnement proposé, ou en raison d’une palette de fonctionnalités trop large ou de coûts trop élevés. Nous avons examiné les différentes alternatives à Microsoft 365 disponibles sur le marché et vous présentons les meilleures options.

L’une des principales raisons pour laquelle Microsoft Office est toujours l’outil standard dans la plupart des entreprises est que de nombreux utilisateurs considèrent son immense palette de fonctionnalités comme un atout décisif. Pour qu’une bonne solution alternative à Microsoft 365 soit adoptée, elle doit offrir de nombreuses fonctionnalités auxquelles le leader du marché nous a habitués.

Les questions d’échanges de données jouent un rôle majeur dans les entreprises, et il devient de plus en plus important de pouvoir travailler de manière collaborative sur les documents et les processus. Comme dans l’offre d’hébergement Microsoft Exchange par IONOS, l’accent est mis ici sur la bonne disponibilité et l’historique des versions. De nombreuses entreprises s’appuient encore sur Microsoft Office parce que seules quelques rares solutions alternatives offrent les mêmes fonctionnalités, comme par exemple Google Workspace du Google Cloud ou l’OX App Suite. Par conséquent, vous devez porter une attention particulière à ce point lorsque vous recherchez la meilleure alternative à Microsoft 365. En effet, de nombreuses entreprises comptent sur Exchange et doivent trouver des solutions de contournement si elles ont choisi une alternative inappropriée.

Les formats de fichiers constituent un autre aspect clé. Une alternative à Microsoft 365 doit en effet être en mesure de générer des fichiers pouvant être lus par des utilisateurs de la suite Microsoft Office, et de travailler sur des fichiers créés avec cette suite. Après tout, Microsoft 365 est répandu dans le monde des affaires et il n’est pas toujours possible de livrer les différents documents au format PDF lisible par tous. Donc, si vous voulez travailler de manière collaborative sur des documents, avec des partenaires commerciaux, des entreprises partenaires ou des clients, pensez à l’intégration des formats de fichiers appropriés. C’est le seul moyen de garantir un échange de données fluide entre les différents logiciels. Par conséquent, nous n’avons pas inclus à notre comparatif global des solutions alternatives à Microsoft 365 qui ne permettent pas cette intégration fluide.

Un autre point important pour les entreprises est le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et sa prise en compte dans les programmes. Microsoft Office a joué sur ce point un rôle pionnier et convainc par une mise en œuvre cohérente et exemplaire du RGPD. Cela a l’immense avantage pour vous, entrepreneur, de ne pas avoir à vous soucier beaucoup de ce sujet. Les questions liées au RGPD peuvent en effet s’avérer problématiques avec certaines solutions alternatives, en particulier avec les alternatives gratuites. La protection des données ne doit jamais être négligée lors de l’examen des alternatives à Microsoft 365.

Nous avons résumé pour vous les différentes solutions alternatives à Microsoft 365 en un coup d’œil. Bien sûr, il existe de nombreuses autres alternatives - nous présentons ici les solutions les plus populaires.

Cela fait longtemps qu’OpenOffice se présente comme une solution alternative à Microsoft 365. Ce logiciel gratuit offre presque toute la gamme du package Office, mais on trouve de claires différences quand on examine le détail des pratiques dans le travail avec OpenOffice. C’est avant tout un bon choix alternatif pour les personnes à leur compte ou les petites entreprises, car il permet de minimiser les coûts de manière drastique. Cependant, lorsque vous l’utilisez, vous devrez vous habituer à la structure alternative du programme et à son apparence minimaliste. De nombreuses fonctionnalités importantes sont par exemple difficiles à trouver à première vue.

Avantages

Des mises à jour et extensions régulières garantissent la sécurité et la stabilité. OpenOffice offre également l’avantage que de nombreuses fonctionnalités peuvent être intégrées via des mises à jour et des plugins. Il est très facile de lire des documents à partir de Microsoft Office et également de créer des documents dans les formats de fichier appropriés. Le logiciel est également très performant en termes de consommation de mémoire, qui est extrêmement faible, ce qui est un atout pour de nombreux utilisateurs.

Inconvénients

Bien qu’OpenOffice ait été développé comme une solution alternative à Microsoft 365, il est loin de pouvoir offrir toutes les fonctionnalités de la solution Microsoft. En particulier, plusieurs fonctionnalités fréquemment utilisées dans les entreprises, et qui sont une évidence pour la concurrence de Microsoft, ne se trouvent pas dans cette suite. Le groupe cible principal d’OpenOffice reste donc les utilisateurs privés.

La suite logicielle complète Google Workspace est la version professionnelle des applications Google, qui sont disponibles gratuitement pour les utilisateurs privés. La Google Workspace combine une variété de fonctionnalités qui s’appuient sur la puissance de l’architecture Google. Par conséquent, les entreprises qui dépendent déjà de nombreux autres services de Google recourent de plus en plus à cette solution.

Avantages

En plus de l’utilisation sans problème des formats de fichiers Office, cette solution alternative à Microsoft 365 offre l’avantage que tous les services Google peuvent être aisément utilisés n’importe où, sans aucune restriction. L’offre est complétée par un service d’assistance prioritaire et un portefeuille complet de services et de solutions. La collaboration en temps réel est possible, tout comme l’utilisation d’un stockage en ligne illimité, ce qui rend cette solution extrêmement évolutive.

Inconvénients

La Google Workspace ne présente pratiquement aucun inconvénient. Cependant, si vous êtes sceptique vis-à-vis de Google et de sa société mère Alphabet, et que vous n’avez pas encore travaillé avec leurs différents outils, vous serez probablement plus à l’aise avec une autre solution alternative à Microsoft 365.

À l’origine, LibreOffice était une dérivation d’OpenOffice et est donc basé sur la même architecture. Néanmoins, l’approche résolument minimaliste d’OpenOffice n’était probablement pas du goût des développeurs, de sorte que de nombreuses fonctionnalités pratiques ont été rétablies dans le nouveau LibreOffice. Cette solution alternative gratuite à Microsoft 365 est clairement une solution pour ceux qui travaillent à leur propre compte.

Avantages

Du fait de sa similitude avec Microsoft Office, le logiciel est extrêmement facile à prendre en main et à utiliser. Les formats de fichiers courants sont pris en charge afin que vous puissiez également lire, modifier et enregistrer des documents Office. L’interface utilisateur simple et les fonctionnalités simples réduisent de surcroît la consommation mémoire, de sorte que le logiciel est particulièrement approprié sur du matériel moins performant.

Inconvénients

LibreOffice a été développé pour la cible des utilisateurs privés et ne propose donc qu’un portefeuille très limité de fonctionnalités pour les entreprises. En particulier, cette alternative à Microsoft 365 ne permet pas le travail collaboratif en groupe, ni l’échange simple et rapide de fichiers. Des fonctionnalités spéciales peuvent certes être intégrées, mais elles doivent généralement être développées en interne - ce qui peut être très complexe et ne donne souvent que des résultats imparfaits.

La suite logicielle OX App Suite offre dès l’origine de nombreuses fonctionnalités appréciées par les utilisateurs. Elle répond également à toutes les exigences de protection des données que le marché impose aux entreprises. De plus, les utilisateurs bénéficient d’une navigation aisée dans des menus bien pensés, ainsi que d’une large gamme de fonctionnalités, de sorte que la suite OX App Suite permet pratiquement de réaliser toutes les tâches de la suite Office de manière pratique et efficace.

Avantages

La suite OX App Suite séduit avant tout par sa large gamme de fonctionnalités, qui n’est en aucun cas inférieure à celles de Microsoft 365. En outre, le programme offre non seulement une intégration Office complète avec tous les formats de fichiers, mais également une solution de messagerie intelligente comprenant un stockage en ligne et des adresses email adaptées à votre entreprise.

Inconvénients

La suite OX App Suite choisie comme solution alternative à Microsoft 365 vous oblige à vous habituer à un environnement différent. Au départ, cela signifie un changement significatif dans les différents programmes et niveaux de programme. Une fois que vous aurez franchi cet obstacle, vous ne regretterez probablement pas d’avoir opéré le changement.

iWork for iCloud est la solution alternative d’Apple à Microsoft 365. Par conséquent, cette solution est principalement utilisée dans les entreprises qui ont déjà un environnement Apple existant et utilisent donc ces programmes de manière plus ou moins native. Si on travaille dans l’environnement Microsoft et qu’on n’utilise pas de systèmes Apple dans son entreprise, on ne bénéficiera donc guère de cette solution. Cependant, si les systèmes correspondants sont disponibles, iWord peut représenter une très bonne alternative à Microsoft 365 et convaincre par ses services et ses possibilités.

Avantages

Cette solution gratuite est idéale pour tous les adeptes de Apple : elle est entièrement compatible avec iOS et peut être utilisée sans restriction sur tous les systèmes Apple, que ce soit MacBook, iMac, iPad ou iPhone. Le travail collaboratif est également possible, par exemple l’édition simultanée d’un document par différents utilisateurs.

Inconvénients

L’utilisation d’iWork pour iCloud n’a vraiment de sens que pour les entreprises disposant d’une architecture Apple existante. Bien que cette solution alternative à Microsoft 365 puisse également être utilisée sur les PC Windows, il est alors nécessaire de travailler avec les versions en ligne des programmes Apple Pages, Numbers et Keynote, dont la gamme de fonctionnalités disponibles est plus réduite. La valeur ajoutée d’iCloud ne se trouve donc qu’en relation avec l’environnement d’exploitation Apple. IWork for iCloud ne peut pas (pour l’instant) être utilisé sur de nombreuses tablettes et smartphones (notamment les téléphones Android).

Si vous choisissez une solution alternative à Microsoft 365, vous bénéficiez la plupart du temps de divers avantages offerts par chacun des systèmes. Cela peut être avantageux pour les entreprises, par exemple, si la gamme d’options de la suite Office est trop large ou ne répond pas à leurs besoins spécifiques. Le sujet du RGPD doit également être pris en compte dans tous les cas, afin que vous puissiez bénéficier en permanence de la variante que vous avez choisie.

Lors du choix d’une solution alternative à Microsoft 365, il est conseillé de ne rien précipiter et de bien peser tous les avantages et inconvénients, car les solutions que vous choisirez seront généralement utilisées sur une période longue. Des solutions comme Google Workspace ou OX App Suite peuvent très bien remplacer Microsoft 365, y compris dans un environnement professionnel. Cependant, si vous avez déjà configuré tous vos systèmes sur Office, y compris le serveur Exchange, il faut réfléchir soigneusement à l’opportunité de choisir une solution alternative à Microsoft 365. Parfois, il est plus logique de rester avec le leader du marché et de continuer à bénéficier de ses nombreux avantages et de son excellente politique de mises à jour.