Administration du personnel : missions, fonctions et objectifs

L’administration du personnel est au cœur de la gestion du personnel. Elle comprend toutes les tâches administratives et routinières des Ressources humaines. En outre, la gestion, la planification et le développement du personnel font partie de ses missions centrales.

L’administration du personnel s’occupe activement de la relation entre les employés et l’entreprise. Elle comprend toutes les tâches administratives et de routine relatives au personnel, à son recrutement, aux éventuelles démissions et à la gestion des traitements et salaires. Les dispositions légales et les conventions collectives, les accords d’entreprise et les contrats de travail des employés doivent toujours être respectés.

L’objectif central de l’administration du personnel est de s’occuper de toutes les données relatives au personnel et notamment de les mettre à jour. Ceci permet une communication optimale en interne. En outre, un travail administratif efficace est une condition préalable au bon déroulement de la coopération interne. En général, il incombe à l’administration du personnel d’organiser et de simplifier tous les processus qui s’articulent autour des employés de l’entreprise.

En s’acquittant de ces tâches efficacement, l’administration du personnel contribue à l’objectif final de son service : créer un bon cadre de travail et satisfaire les besoins des employés. Un bon niveau de satisfaction des employés et un système de gestion du personnel fonctionnel apportent des avantages déterminants pour une entreprise. Si les employés sont heureux, ils travaillent de manière plus productive et créative, ils sont moins souvent malades et véhiculent une meilleure image de leur employeur en externe.

Les missions de l’administration du personnel peuvent être divisées en deux catégories : les tâches de gestion du personnel d’un point de vue opérationnel ou légal d’une part, et les tâches administratives pour la planification des décisions stratégiques de l’entreprise d’autre part. Ces dernières peuvent comprendre la gestion du nombre de collaborateurs, des comparaisons sur la productivité de chacun ou l’envoi de sondage et d’enquêtes auprès des employés. Les tâches qui surviennent pour des raisons opérationnelles ou qui sont basées sur des questions de législation, sont par exemple le traitement du temps de travail, l’assurance sociale, les salaires, les jours de repos ou maladie de l’employé ou encore l’émission d’attestations.

Tâches principales de l’administration du personnel :

• Ecouter quels sont les besoins des employés, traiter les informations et observer si les thèmes sont récurrents chez la plupart des collaborateurs.
• Mettre en place des dossiers relatifs au personnel et les gérer.
• Enregistrer les arrivées, les départs de collaborateurs et notez les changements de postes, promotions et autres.
• Dressez des contrats d’emploi et des documents pour les autres accords conclus tels que des contrats de prêt ou de sous-location.
• Traiter les demandes des employés, par exemple pour un congé ou une formation continue.
• Assurer les échanges avec les autorités, les administrations publiques, les caisses d’assurance maladie, les compagnies d’assurance et autres partenaires contractuels.
• Traiter des absences des salariés.
• Superviser le paiement des salaires et des traitements.
• Superviser les durées de travail.

Les fonctions suivantes font partie du travail d’un administrateur du personnel.

• Entretenir les informations clés de l’entreprise : l’administrateur du personnel détient les données actuelles de chaque employé, de services spécifiques ou de l’ensemble du personnel.
• Développement des processus : les employés sont embauchés, mutés, promus ou quittent l’entreprise ? L’administration du personnel est responsable du traitement de ces processus.
• Maintien des documents : outre l’enregistrement des salariés auprès de l’URSSAF, il incombe à l’administration du personnel de gérer les documents qui permettent de prouver que les salaires, l’assurance sociale, l’impôt et autres obligations légales sont bien effectuées.
• Contrôle : l’absentéisme, les heures de travail supplémentaires, le droit aux congés etc. sont vérifiés par l’administration du personnel. Le contrôle du temps de travail est particulièrement important lorsque les horaires sont flexibles, afin d’éviter tout abus.
• Protection du personnel : l’administration du personnel veille à ce que la sécurité des employés au travail soit assurée et que les données personnelles soient traitées conformément aux lois en vigueur sur la protection des données.

Les employés de l’administration du personnel doivent traiter quotidiennement des données hautement sensibles et personnelles comme l’adresse d’un collaborateur, ses données médicales, ses certificats ou même son curriculum vitae. Ces données font l’objet d’une protection stricte en vertu de la loi. Il est nécessaire de respecter les dispositions de la loi en vigueur dans toutes les procédures. Dans le cadre du renforcement de la protection des données par le RGPD, les entreprises doivent notamment veiller à la conformité des procédures internes.

Qu’est-ce que le RGPD implique pour l’administration du personnel ?

• Si les données personnelles d’un salarié ne sont plus nécessaires, elles doivent être supprimées.
• Les employés doivent consentir explicitement à l’utilisation de leurs données.
• Les employés ont le droit de savoir quelles données ont été collectées et traitées par l’entreprise.
• Les employés peuvent demander à leur employeur une copie de toutes les données stockées.
• En cas de perte de données, les employeurs doivent se conformer à l’obligation de déclaration officielle dans un délai de 72 heures.

Dans un contexte de numérisation toujours plus important, de nombreuses tâches de l’administration du personnel peuvent être simplifiées. Il est possible de recourir à de nombreuses solutions logicielles, d’autant plus que la plupart prenant généralement en compte les réglementations relatives à la protection des données, ce qui rend leurs produits encore plus attractifs. Par exemple, une fonction au sein de ces logiciels va permettre de supprimer automatiquement des données après une certaine période de temps. Le suivi est allégé grâce aux programmes. Des solutions numériques sont désormais disponibles pour presque tous les domaines de l’administration du personnel.

Un dossier numérique permet de stocker toutes les données personnelles d’un employé. Le dossier personnel numérique présente des avantages énormes par rapport au dossier classique. Centralisez les données permet de décharger l’administration du personnel, puisque le fichier numérique peut être traité simultanément par plusieurs utilisateurs. Les personnes autorisées peuvent accéder au dossier numérique du personnel à tout moment. Avec l’aide d’un système de gestion des droits, il est possible de donner différents accès suivant le rôle des employés des ressources humaines.

Certains processus peuvent être gérés numériquement, en particulier ceux qui concernent la gestion du temps de travail et des absences :

• Calcul des absences ;
• Nombre d’heures supplémentaires ;
• Absences pour maladie, congé parental, etc. ;
• Droit aux congés ;
• Saisie des temps pour l’horaire flexible ;
• Temps dédié à la formation.

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