Outsourcing : la sous-traitance

Le terme « outsourcing » est composé des mots anglais out et source, qui littéralement peuvent être traduit par « obtenir de l’extérieur ». Et c’est exactement ce qu’est l’outsourcing : une entreprise externalise des tâches individuelles, des sous-domaines ou des processus commerciaux à des tiers et obtient ainsi les résultats de l’extérieur. Les services dont votre entreprise était auparavant responsable sont maintenant fournis par un fournisseur de services spécialisés. Il s’agit souvent de fonctions secondaires, des tâches qui doivent être exécutées pour que l’entreprise puisse se concentrer sur son activité principale. En France, on parle généralement de sous-traitance ou d’externalisation.

Dans la sous-traitance ou l’externalisation, des tâches ou processus sont délégués à une société externe. Toutefois, dans certaines circonstances, des services peuvent également être fournis en interne, par exemple, vers une autre société de votre groupe. Mais en principe dans une vraie externalisation, une tâche est entièrement transférée à une société externe. Il peut s’agir d’une entreprise régionale ou étrangère. L’accent est alors mis sur les économies de coûts possibles.

Outre les économies de coûts attendues grâce à la sous-traitance, il existe d’autres raisons d’externaliser des tâches :

• Business Process Outsourcing : ici, des processus entiers sont externalisés. Par exemple, les fiches de paie de vos salariés vont être mises en place par un prestataire de services externe.
• Knowledge Process Outsourcing : ici, des tâches complexes sont externalisées à une société tierce. Par exemple, l’élaboration de textes optimisés pour les moteurs de recherche pour votre site Web. L’entreprise externe choisie doit alors disposer de personnes qui disposent de connaissances spécialisées.
• Outtasking : ici, seuls des domaines d’action très délimités sont transférés à une autre entreprise. Cela implique souvent des processus longs et administratifs, tels que l’archivage d’e-mails ou la sauvegarde des données.
• Selective outsourcing : c’est un mélange du Business Process Outsourcing et de l’outtasking. Des sous-domaines spécifiques plus étendus que des tâches individuelles sont externalisés, mais ils ne correspondent tout de même pas à un processus complet.

• Augmenter son efficacité : les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de compétences et donc travailler plus efficacement.
• Évolutivité optimale : l’externalisation permet d’augmenter la capacité de main-d’œuvre disponible. Vous pouvez atteindre des performances de production maximales si besoin et vous adapter en fonction des fluctuations saisonnières ou opérationnelles.
• Réactivité plus grande : vous pourrez réagir plus rapidement aux changements en sous-traitant des tâches à des tiers spécialisés.
• Amélioration de la qualité : la sous-traitance conduit souvent à une amélioration de la qualité. Surtout dans la fabrication, une bonne usine ou un bon atelier peut améliorer la qualité des produits.
• Réduire ses coûts : les entreprises externes ont un haut degré de spécialisation en ce qui concerne leurs services respectifs. Cela leur permet de travailler de manière beaucoup plus rentable et donc de proposer des offres avantageuses.
• Manque de savoir-faire : si de nouveaux processus de travail deviennent nécessaires dans une entreprise, on peut manquer de savoir-faire ou de personnel qualifié. La sous-traitance constitue une alternative au lieu d’embaucher de nouveaux spécialistes.

Les stratégies de sous-traitance sont utilisées dans des domaines comme le service à la clientèle, la comptabilité, la consultation fiscale, l’informatique et le marketing.

Exemples de stratégies d’externalisation possibles :

• Service client : une entreprise transfère les missions de service à la clientèle à une entreprise spécialisée. Les centres d’appels prennent souvent en charge certaines capacités d’appel pour un prix fixe convenu.
• Marketing : une entreprise sous-traite la gestion des communications sur les médias sociaux à une agence spécialisée en Web marketing.
• Fabrication de produits : pour de nombreuses entreprises de mode, il est trop cher de produire des vêtements en France. Elles optent donc souvent pour une production en Asie. Une fois la production terminée, les vêtements sont expédiés en France.

Il ne s’agit là que de quelques exemples typiques d’externalisation. Dans la pratique, une entreprise peut aujourd’hui sous-traiter toutes les étapes de ses opérations, qu’il s’agisse de fabrication ou de prestation de services. Avec la mondialisation, il importe peu que l’entreprise externe soit située dans la ville voisine ou à l’autre bout du monde.

La sous-traitance est une stratégie appropriée pour votre entreprise, mais vous ne savez pas comment procéder ? Au fond, il n’existe pas d’approche unique pour un projet d’outsourcing. La stratégie d’externalisation peut être aussi différente que les entreprises. Cependant, il est bon de connaître quelques bonnes pratiques qui ont déjà fait leurs preuves dans de nombreuses situations :

1. Analyser l’état actuel : analysez le statut actuel d’une tâche, d’un sous-domaine ou d’un processus de gestion. À partir de cette analyse, vous pourrez en déduire les prochaines étapes et évaluer le potentiel d’une stratégie d’externalisation.
2. Préparez-vous : organisez une réunion avec toutes les personnes concernées de votre entreprise pour bien lancer votre projet de sous-traitance. Au cours de la réunion, vous posez les bases de la sous-traitance. Les discussions devraient mettre en évidence les avantages du projet, son contenu, son calendrier, ainsi que les étapes à venir.
3. Choisir un fournisseur de services : comparez les fournisseurs de services potentiels entre eux. Pour bien choisir et bien communiquer avec les fournisseurs de services potentiels, vous pouvez créer un cahier des charges. Ce document permet de noter toutes vos exigences de base ainsi que le concept global de votre projet. Souvent, il permet de dissiper les malentendus. Les fournisseurs de services peuvent alors vous proposer leurs solutions correspondantes ou même en développer de nouvelles.
4. Convenir d’un calendrier de mise en œuvre : avant de signer, mettez-vous aussi d’accord sur un calendrier pour la mise en œuvre concrète du projet. Ensuite, c’est à vous de vérifier régulièrement si les jalons spécifiés ont été respectés.

L’externalisation est un processus complexe ; des erreurs peuvent donc se produire rapidement lors de la mise en œuvre. Même une planification très précise ne peut pas garantir que le processus se déroulera sans heurts. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes afin que vous puissiez les éviter :

• Choisir le mauvais partenaire : les entreprises ont souvent le choix parmi un large panel de sous-traitants, qu’il s’agisse de fabricants spécialisés, d’agences ou d’indépendants. Pour obtenir les résultats escomptés, il faut être toutefois vigilant et garder à vue ses exigences principales.
• Externalisation arbitraire : sous-traiter des tâches de manière arbitraire peut vous faire épargner du travail, mais elle a rarement du sens. L’aspect économique ne doit pas être votre seul angle d’analyse pour prendre la décision de sous-traiter.
• Accords imprécis : souvent, des discussions imprécises peuvent mener à des résultats difficilement satisfaisants. Il est donc important de déterminer à l’avance ce qui sera exactement externalisé, comment et dans quelle mesure les critères fixés seront vérifiés.
• Mauvais contrats : un contrat d’externalisation devrait documenter toutes les tâches externalisées et les obligations mutuelles. Les questions non résolues peuvent entraîner des malentendus en cas de doute.

Vous souhaitez sous-traiter une partie de vos processus de travail auprès d’une entreprise ou d’un prestataire de services à l’étranger ? Il est important de tenir compte de ces trois facteurs :

• Décalage horaire : grâce à la numérisation, vous pouvez travailler avec par exemple des freelances du monde entier. Mais en cas de mission urgente ou de besoin de rencontre spontanée, les décalages horaires peuvent poser problème.
• Barrières linguistiques : la maîtrise de l’anglais est l’une des conditions préalables les plus importantes à l’externalisation à l’étranger.
• Manière de travailler : les techniques et les approches ne sont pas les mêmes dans toutes les entreprises. Il est probable qu’une entreprise à l’autre bout du monde abordera un problème différemment de ce à quoi vous êtes habitué.

La décision de déléguer certaines fonctions à un prestataire de services ne doit en aucun cas être prise à la légère. Une fois les tâches externalisées, la réintégration dans l’entreprise est loin d’être simple. Vérifiez si les avantages l’emportent sur les inconvénients dans votre cas avant de décider de sous-traiter.

La sous-traitance est devenue de plus en plus importante au cours des dernières décennies. De nombreuses entreprises se tournent vers des stratégies d’externalisation afin d’acheter des services de manière rentable et de se concentrer davantage sur leurs propres compétences. Des concepts de production et de logistique modernes sont nécessaires pour que ces mesures fonctionnent bien. On pourra par exemple utiliser une stratégie de production just in time. Les matériaux ne sont alors produits ou livrés que lorsqu’ils sont réellement nécessaires à la production. De cette façon, l’entreprise économise des frais de stockage et ne doit payer que les frais de matériel pendant la production.

Grâce à la mondialisation, à des concepts logistiques globaux et au développement continu d’Internet, il est aujourd’hui plus facile que jamais pour les entreprises de transférer des sous-processus plus ou moins importants à d’autres entreprises. En recourant correctement à l’externalisation, vous pourrez accélérer vos processus de travail et améliorer vos produits ou services. Ainsi, il est possible de contrer la concurrence mondiale croissante.

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