Records management : bien gérer ses archives

La gestion des archives courantes et intermédiaire peut être un casse-tête pour les entreprises. Entre documents numériques, documents papiers, données sensibles des clients et autres informations qui circulent au sein de vos murs, les entreprises ont le devoir de s’organiser correctement. En cas de contrôle, elles doivent en effet pouvoir fournir très rapidement les documents demandés. Pour les collaborateurs aussi, une gestion des archives efficace permet de gagner du temps lorsqu’un document doit être retrouvé. Enfin, les règles concernant la protection et la conservation des données des consommateurs et clients sont de plus en plus strictes, et il est vital de ne pas se tromper. En prenant au sérieux le records management, vous avez tout à gagner.

Le records management est la supervision et l’administration des documents numériques ou papier. Il vise à :

• Réduire le nombre de documents perdus ou mal classés 
• Aider à mieux organiser les documents existants 
• Permettre une recherche et une récupération plus rapides des documents 
• Améliorer le bon déroulement des processus et gagner en efficacité 
• Optimiser votre espace d’archive (une bonne gestion des dossiers peut réduire vos besoins de stockage physique et numérique jusqu’à 40 %)

En exécutant ces tâches de façon systématique et maîtrisée, vous savez où sont vos originaux, et vous vous assurez que vos dossiers sont exacts, fiables, facilement accessibles et qu’ils seront conservés aussi longtemps qu’ils le devraient.

L’objectif du record management d’une entreprise est donc d’aider à rendre les documents accessibles à la fois pour les opérations commerciales mais aussi les audits. Les tableurs constituent un excellent moyen de savoir où les documents sont archivés et de nombreuses petites et moyennes entreprises utilisent cette méthode. Pour les grandes entreprises néanmoins, les suites logicielles de gestion des documents sont plus appropriées, y compris un logiciel comptable intégré.

Pour de nombreuses entreprises, il ne s’agit pas simplement de décider comment elles vont gérer leurs documents et archives ; il s’agit surtout de suivre la norme internationale ISO 15489. Toutefois, cette norme venant de l’anglais, elle comporte de nombreuses ambiguïtés. Le records management est en effet un concept nouveau en France et les entreprises tâtonnent à l’appliquer.

La norme ISO 15489 donne tout de même les clés pour savoir comment gérer son système d’archives. Cette norme internationale a été implémentée au Royaume-Uni sous le nom de BS ISO 15489-1:2001 puis elle a été révisée en 2016 pour porter le nom BS ISO 15489-1:2016. Elle a été adoptée dans plus de 50 pays et traduit dans au moins 15 langues différentes. Le but est de fournir aux organisations un cadre théorique pour la tenue de documents et de souligner l’importance du records management pour une entreprise. Elle couvre des sujets tels que :

• Les métadonnées des documents 
• Les systèmes d’archivage et les contrôles 
• Le suivi des dossiers 
• La formation pour un bon record smanagement 
• La création, saisie et gestion des documents

En utilisant la norme comme guide, les organisations peuvent s’assurer qu’elles ne feront pas de faux pas en ce qui concerne le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou d’autres règles en matière de protection des données.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire de suivre la norme ISO 15489, il existe des périodes de conservation des documents spécifiques en France qui doivent être respectées. Le site service-public.fr fait un bon résumé des délais d’archivage requis pour les documents d’entreprise, avec en référence les articles du Code Civil, Code de commerce ou autres.

Les emails peuvent (mais pas nécessairement) être considérés comme des documents commerciaux. Selon le contenu du courriel, des règles spécifiques s’appliquent. C’est pourquoi les entreprises doivent tenir compte de l’archivage d’email, notamment lors de l’exécution d’une transaction commerciale par courrier électronique. D’après l’article L. 123-22 du Code de commerce, tout contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 euros) doit être conservé sur une durée de 10 ans à partir de la livraison ou bien de la prestation.

Ainsi, les mails envoyés – avec leurs pièces jointes – doivent être correctement archivés sur la durée et protégés de toute manipulation (les rendre infalsifiables). Répondre à ces exigences représente un défi et il est conseillé d’utiliser des outils supplémentaires. Par exemple, un logiciel d’archivage correspondant permet de déterminer exactement quels messages sont archivés et lesquels ne le sont pas. De plus, chaque processus peut être automatiquement enregistré à la suite d’une configuration adaptée et d’un classement paramétrable. Il est important de faire attention à la certification si vous utilisez un tel logiciel complémentaire et plus particulièrement à la norme française NF Z42-013 (désormais norme internationale ISO 14641-1) sur l’archive électronique.

Enfin, la sécurité au niveau juridique n’est pas le seul avantage offert par ces programmes. Les courriers électroniques archivés par un système performant peuvent aussi être récupérés à tout moment et surtout recherchés. Le logiciel peut ainsi être particulièrement pratique si vous avez besoin de trouver rapidement des informations sur une opération commerciale à une date ultérieure.

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