Qu’est-ce qu’un inventaire ?

Pour de nombreux entrepreneurs, c’est un devoir ennuyeux : l’inventaire. Beaucoup de start-ups et petites entreprises en particulier ont du mal à faire régulièrement le point, d’autant plus qu’il faut souvent beaucoup de personnel. C’est pourquoi nous vous expliquons exactement ce qui se cache derrière le terme commercial et les détails auxquels vous devez prêter attention dans un inventaire approprié. Et pour que votre prochain inventaire se déroule le mieux possible, nous vous donnons également des conseils et des astuces sur la façon dont vous pouvez réaliser l’inventaire annuel aussi facilement et rapidement que possible.

Les inventaires ne sont pas seulement nécessaires parce que la loi l’exige, ils sont également importants pour pouvoir évaluer la valeur de votre propre entreprise. D’ailleurs, ce n’est pas nouveau : il y a plus de 500 ans, le mathématicien italien Luca Pacioli, un bon ami de Léonard de Vinci, l’a reconnu. Il n’a pas seulement décrit dans ses travaux la comptabilité en partie double, que les marchands italiens utilisaient déjà à l’époque, mais il a également conseillé aux entrepreneurs de son temps d’utiliser l’inventaire comme base de leur propre bilan.

Avec l’inventaire, vous déterminez la composition actuelle de vos actifs et de vos dettes. Tous les actifs (et toutes les dettes) d’une entreprise doivent être inscrits dans une liste. Le but de cette procédure est de déterminer l’inventaire réel. Les marchands et les entrepreneurs devraient avoir régulièrement déterminé ce qui se trouve dans leurs entrepôts à l’aide de leurs systèmes de gestion des marchandises. Un inventaire détermine maintenant si ces inventaires étaient corrects. Il n’est pas rare que l’inventaire réel (le résultat de l’inventaire) ne corresponde pas à l’inventaire comptable. L’inventaire a donc trois tâches principales :

1. l’inventaire est la base de vos comptes annuels
2. l’inventaire sert à découvrir les pertes, vols, etc.
3. vous pouvez corriger la comptabilité des stocks avec l’inventaire.

Plusieurs principes doivent être pris en compte pour un inventaire correctement effectué. Celles-ci sont fondées sur les principes d’une comptabilité appropriée :

• Intégralité : tous les stocks doivent être inclus dans l’inventaire avec leur valeur correcte.
• Exactitude : le type, la quantité et la valeur des biens doivent être indiqués correctement.
• Rentabilité : dans certaines situations, s’il est déraisonnable de s’attendre à la quantité exacte d’un bien particulier, on peut l’estimer.
• Importance relative : selon ce principe, les immobilisations d’une valeur inférieure à 60 euros ne doivent pas être incluses dans l’inventaire.
• Clarté : les stocks individuels doivent être clairement identifiés afin qu’ils puissent également être alloués ultérieurement.
• Vérifiabilité : la liste d’inventaire doit être clairement structurée de manière à ce que même des tiers experts puissent en vérifier le contenu.
• Rapidité : les entrepreneurs doivent effectuer leur inventaire dans un certain délai, dans la plupart des cas à la date limite.
• Enregistrement individuel : en principe, chaque bien et chaque dette sont enregistrés individuellement dans l’inventaire.

Toute personne, physique ou morale, exerçant un commerce, se doit de tenir un livre d’inventaire. Si ce dernier est un élément essentiel pour l’établissement du bilan comptable, ce bilan n’est pas obligatoire pour tous.

Le livre d’inventaire contient tous les actifs et les passifs d’une entreprise. Il permet donc d’avoir une bonne vue d’ensemble de son activité économique. Il s’agit d’une obligation uniquement si votre activité concerne l’exploitation de produits finis et/ou de matières premières.

Pour les exercices comptables ouverts à partir du 1er janvier 2016, le livre d’inventaire ne fait plus partie des états comptables obligatoires (ordonnance. 2015-900 et décret 2015-903 du 23 juillet 2015, JO du 24 juillet 2015).

L’inventaire comptable est un document annuel obligatoire pour tout commerçant, à réaliser en général avant le 31 décembre de l’année en cours. C’est l’article L 123-12 du code du commerce qui oblige tout commerçant à « contrôler, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise et établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice ».

Selon ce qui apparaît dans votre inventaire, vous utilisez différentes formes d’inventaire. Différentes procédures sont utilisées pour les biens matériels et immatériels. Tenir un inventaire consiste à chiffrer les stocks de votre entreprise. Les stocks sont les marchandises achetées encore non vendues. Cela peut aussi être des matières premières qui ne sont pas encore entrées dans le processus de production, dans le cas d’entreprises de production.

Pour tenir un inventaire correctement, il convient de respecter quelques principes :

• Séparation des tâches et de supervision : la tenue de l’inventaire par des unités opérationnelles devrait être effectuée par un responsable de service (idéalement d’un autre site pour réduire les risques de fraude).
• Comptage : l’inventaire doit être renseigné via des fiches dédiées, à faire valider et signer par le responsable.
• Exhaustivité : tous les stocks doivent être renseignés dans l’inventaire. Cela inclut chaque recoin de l’entreprise !

Il existe différents types d’inventaire. Celles-ci diffèrent par le moment auquel vous exécutez l’entrée en stock. On distingue deux principaux types d’inventaire : l’inventaire intermittent et l’inventaire permanent.

Il s’agit d’un inventaire devant être effectué au moins une fois par an, lors de la clôture de l’exercice comptable, selon le code du commerce. Il faut ainsi chiffrer et valoriser le stock en multipliant la quantité par le coût d’acquisition ou de production.

La méthode de l’inventaire permanent consiste à suivre en temps réel chaque entrée et sortie de stock. Pour cela, les entreprises recourent généralement à des logiciels professionnels de gestion intégrés permettant de leur simplifier la tâche. Avec l’inventaire continu, vous n’effectuez pas votre inventaire à un jour de référence, mais étalé sur toute l’année. Vous examinez les différentes familles de produits par étapes. Par exemple, en janvier, les marchandises de la catégorie A, en février, le groupe B et ainsi de suite. Une condition préalable à l’inventaire permanent est qu’un inventaire physique soit effectué un jour donné de l’année afin de comparer le stock théorique avec le stock réel. A cette fin, par exemple, il est possible de spécifier un jour pour lequel le niveau de stock est particulièrement bas, ce qui permet d’économiser du temps et de la main d’œuvre. L’inventaire physique est ensuite mis à jour à partir de la valeur réelle déterminée.

À partir de la date du bilan, vous pouvez ensuite accéder à la comptabilité des stocks. Le facteur décisif ici est d’une part que vous utilisez un système de gestion des marchandises approprié et d’autre part que vous comptez réellement chaque poste une fois par exercice financier. Ce type d’inventaire physique vous donne plus de flexibilité et vous n’aurez peut-être pas à fermer plusieurs jours pour votre inventaire physique. Cette méthode ne doit pas non plus être utilisée pour les biens particulièrement précieux ou ceux pour lesquels on peut supposer des flux entrants ou sortants incontrôlés (par exemple par détérioration ou évaporation).

La probabilité que vous remarquerez un excédent ou un manque à gagner par rapport à vos livres à l’aide de cette liste d’inventaire est assez élevée. Particulièrement avec des objets de faible valeur, il peut arriver qu’ils soient perdus ou cassés sans être correctement enregistrés par un employé. Les vis rouillées ou les fuites d’huile, par exemple, ne sont pas toujours correctement notées, surtout dans le travail quotidien stressant. Les quantités supplémentaires surviennent surtout lorsque les entrées de marchandises n’ont pas été saisies correctement. Vous corrigez ensuite l’écart d’inventaire dans la Gestion comptable. Les différences sont incluses dans le compte de résultat et sont reflétées dans le bilan.

Un inventaire, en particulier pour les stocks importants, exige beaucoup de temps et de main-d’œuvre. Cependant, une bonne planification et une exécution structurée sont plus que précieuses pour s’assurer que le comptage, la mesure et la pesée ne se terminent pas dans le chaos. Cela commence avec l’ordonnancement, va au-delà de la composition du personnel et ne se termine pas avec la mise en œuvre réelle.

N’oubliez pas de planifier suffisamment tôt le personnel pour cette journée. Cela peut également signifier que vous embauchez des travailleurs temporaires supplémentaires exclusivement pour l’inventaire. Cela a des avantages et des inconvénients. Les coûts plus élevés ne sont pas le seul facteur négatif. Les employés supplémentaires ne connaissent pas votre entreprise et n’ont peut-être jamais effectué d’inventaire, il se peut donc qu’ils doivent être formés à court terme. Cependant, ce temps et ces coûts peuvent être compensés par un inventaire plus rapide. Plus le personnel travaille sur l’inventaire en même temps, plus vite il est complété.

Un autre avantage des employés externes est le désintérêt envers l’entreprise et donc une certaine  partialité. Même si vous ne décidez pas d’embaucher du personnel temporaire supplémentaire, il est logique de ne pas déployer des employés dans votre zone de travail habituelle. La probabilité qu’ils répètent les mêmes erreurs dans l’enregistrement d’origine lors de l’inventaire physique est assez élevée. De plus, en tant qu’entrepreneur, vous ne pouvez pas présumer que les employés qui commettent une erreur ou qui ont même commis un acte frauduleux n’essaieront pas de la dissimuler. Sans mettre vos employés en suspicion, l’inventaire est également conçu comme un moyen de détection des vols.

Enfin, vous devez constituer des équipes et définir les domaines de responsabilité. Cela permet de s’assurer qu’aucun poste n’est négligé parce que personne ne se sent responsable de celui-ci. Si vous n’exécutez pas cette tâche vous-même, vous devez spécifier cette gestion des stocks. Cela coordonne le processus de l’inventaire, attribue des zones de tâches, permet de garder des calendriers à l’esprit et permet d’effectuer des contrôles ponctuels.

Lorsqu’il s’agit de la main-d’œuvre, il peut être utile de former des équipes de deux personnes. Cela présente deux avantages : d’abord, une personne peut compter et l’autre peut l’écrire. Cela accélère le travail. Deuxièmement, les employés peuvent alterner entre eux pour soulager la tête et les articulations. Si vous pouvez vous le permettre, il est utile de faire vérifier chaque élément par deux équipes distinctes : Cela minimise les erreurs.

Avant même de commencer l’inventaire réel, vous devriez créer de l’ordre dans vos entrepôts et lieux de travail. Lorsque vos employés passent le jour de l’inventaire à faire du rangement et du nettoyage, l’inventaire prend beaucoup de temps et l’humeur se détériore. Dans les jours précédant l’inventaire physique réel, vous assurez non seulement l’ordre, mais vous rapprochez également les articles d’un groupe de marchandises à un moment donné et vous les structurez. Au cours de ce processus, vous avez également la possibilité de vérifier l’étiquetage : Pour éviter les questions pendant l’inventaire, il est important que tous les articles soient correctement marqués.

Il est également judicieux de marquer les zones de travail, par exemple avec du ruban adhésif coloré. Assurez-vous également que tout le matériel de travail requis est disponible le jour de l’inventaire physique : les blocs-notes, les couteaux, les balances, les calculatrices et, aussi banal que cela puisse paraître, les stylos doivent être fournis en quantité suffisante pour les employés. De plus, les listes d’inventaire font partie des ustensiles importants : vous pouvez les créer vous-même, les télécharger gratuitement sur Internet ou les acheter. Si vous ne pouvez pas arrêter le site pendant l’inventaire, vous créez également des listes pour les ventes et les entrées de marchandises afin que votre personnel puisse les saisir correctement.

Très important avant de commencer l’inventaire : le personnel de comptage ne doit jamais connaître le stock cible. Il n’en résulterait que des erreurs de comptage en faveur de la quantité supposée. Il est donc logique de donner aux équipes de comptage une procédure. Par exemple, le travail de gauche à droite et de haut en bas a fait ses preuves. Au cours de ce processus, vous pouvez également indiquer l’arrondi (commercial) correct lors des mesures. Une fois que l’équipe a enregistré complètement un groupe de produits, ils marquent clairement la zone afin qu’il n’y ait pas de confusion. Vous pouvez également imprimer les règles de mise en œuvre par écrit et pour toutes les équipes.

Mettez également en place un point de contact central, où vous pouvez également trouver le responsable de l’inventaire pour d’éventuelles questions. Les équipes remettent également leurs listes d’inventaire complétées ici. Les noms des compteurs, des enregistreurs et des inspecteurs ainsi que la date sont inscrits sur les listes. Pour alléger la paperasserie, il existe des aides électroniques qui rendent l’inventaire plus efficace : vos employés peuvent enregistrer les résultats plus facilement à l’aide de scanners manuels, en particulier pour les articles qui peuvent être munis d’un code-barres. Avec ces appareils d’inventaire spéciaux, que vous pouvez également louer auprès de certains fournisseurs, vous facilitez le processus complet - mais bien sûr, vos employés doivent encore se compter eux-mêmes. De plus, le bureau des impôts vous demande d’imprimer les listes enregistrées électroniquement, de les signer à la main et de les dater.

Comme aide technique supplémentaire, il est recommandé d’utiliser une balance d’inventaire. Si vous prenez en compte de grandes quantités de petites pièces dans l’inventaire, il vaut probablement la peine d’utiliser une ou plusieurs balances de comptage de ce type. Vous fournissez ces balances (en partie aussi à l’aide de votre système de gestion des marchandises) avec des informations sur votre entrepôt. De cette façon, l’appareil sait combien pèsent les différents articles. Maintenant, vos employés placent de grandes quantités du même objet sur la balance, qui affiche non seulement le poids mais aussi le nombre de pièces.

C’est une bonne idée d’inviter votre conseiller fiscal à l’inventaire. Ce dernier peut effectuer une visite lors de la procédure, vérifier qu’elle a été effectuée correctement et confirmer la visite. Cette déclaration donne un signal positif pour le bureau des impôts. Mais ce qui est plus important, ce sont les listes d’inventaire correctement tenues à jour. Ici aussi, vous pouvez faire bonne impression si vos reçus sont correctement remplis, accusés de réception et numérotés. Classez tout dans un seul dossier : vous êtes obligé de conserver les documents pendant dix ans.

Avant de clôturer votre inventaire, enregistrez les écarts d’inventaire. Vous considérez toujours que le stock réel que vous avez saisi par le biais de votre inventaire est décisif. Les différences peuvent résulter de changements de quantité qui n’ont pas été saisis (par exemple pertes ou vols). Pour clôturer l’inventaire, transférez les pièces manquantes vers les comptes corrects.

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