Proposition commerciale : quel modèle idéal ?

Plus le carnet de commandes est rempli, plus les profits sont élevés. Que votre but soit de vendre un produit ou de délivrer un service, générer de nouvelles commandes ou contrats est l’une des tâches les plus importantes d’une entreprise. En plus des mesures classiques de marketing, la rédaction de propositions commerciales spécialisées joue un rôle important dans certains secteurs. Que ce soit pour les artisans, les freelances ou les consultants, l’écriture d’une offre commerciale est souvent l’occasion idéale pour convaincre un client potentiel des termes et des conditions du service proposé. Si les devis ou propositions restent sans réponse, cela peut être dû à une mauvaise rédaction ou présentation du document. De plus, si une offre ne satisfait pas aux exigences légales, elle peut devenir une cause de litiges.

Cependant, la rédaction et la présentation d’une offre commerciale correcte ne doit pas être une tâche trop complexe et ne doit pas nécessiter l’utilisation de logiciels payants. Les modèles d’offres commerciales sur Excel et Word vous amènent à structurer votre propre lettre de proposition commerciale ou devis, et sont utilisables après un simple téléchargement. Ces modèles de devis contiennent tous les éléments importants, de sorte que vous n’avez qu’à entrer les données de votre entreprise, les conditions de l’offre et les coordonnées du destinataire aux endroits appropriés.

Quand un client aborde un prestataire de services avec une demande concrète, ce dernier lui soumet généralement une offre commerciale ou un devis. Théoriquement, cette réponse qui est associée à une proposition de tarif pour la prestation demandée peut être réalisée oralement, par téléphone ou par email. Cependant, le moyen le plus sûr est la rédaction d’une offre écrite ainsi qu’une copie pour vos propres archives et documents. De cette façon, les deux parties disposent d’un support concret et à portée de main si jamais il y a une divergence ou une discussion pendant le processus commercial. Étant donné qu’une version écrite est juridiquement contraignante, un contrat est conclu lorsque l’intéressé accepte l’offre avec un ordre de commande où le contenu reste inchangé.

Il est d’autant plus important, en tant que prestataire de services, de consacrer du temps à la préparation et la création de propositions commerciales, qui doivent être correctement rédigées, complètes et juridiquement conformes. Ainsi, avec un nombre élevé de demandes, l’utilisation d’un modèle de lettre de proposition commerciale est devenue une pratique courante. Ces modèles prêts à l’emploi contiennent la structure de base avec les différentes parties nécessaires. Si les renseignements importants, comme le service proposé ou les coordonnées, doivent être remplis, il existe des espaces réservés que vous n’avez qu’à remplacer par les informations réelles. En général, les modèles de devis sont des documents Word ou Excel, mais il existe également des modèles pour d’autres programmes en dehors de la suite Office.

Lorsque vous commencez à écrire votre première offre écrite, le plus grand défi est d’y inclure toutes les informations pertinentes d’une manière avenante. D’une part, une mise en forme appropriée joue un rôle essentiel, notamment afin de susciter l’intérêt. Sans cet effort, votre lettre risque en effet de ne même pas être lue. D’autre part, votre lettre doit se caractériser par la précision et l’exhaustivité du contenu. Ainsi, vous envoyez une image sérieuse et de confiance au destinataire, et ne prenez pas de risque inutile au niveau légal. Ainsi, un bon modèle d’offre commerciale pour Word ou Excel est constitué des éléments suivants :

• Adresse complète de la société
• Coordonnées du destinataire de l’offre
• Date de l’offre
• Description, délimitation et prix des services ou produits.
• Réduction éventuelle ou escompte (remise si paiement immédiat)
• Conditions de paiement
• Frais d’emballage et de livraison
• Conditions de livraison (par exemple l’expéditeur/livreur)
• Délai de livraison des marchandises ou livraison du service
• Références aux conditions générales et à la compétence juridictionnelle

De plus, il existe d’autres éléments qui sont nécessaires et utiles pour certains secteurs d’activités. Ceci inclut l’indication du délai ou de la période d’acceptation entre la préparation de l’offre et la fin de validité de l’offre. Si l’offre est soumise à d’autres conditions particulières, ces dernières doivent également figurer dans la lettre. Afin de faciliter la communication avec le destinataire, il est conseillé de renseigner l’ensemble des coordonnées, comme le numéro de téléphone, l’adresse email ou encore l’adresse Web. Spécifier un interlocuteur direct ou la personne en charge de la rédaction de l’offre est également une pratique courante.

Après le téléchargement, ouvrez le modèle sélectionné comme n’importe quel autre document Word ou Excel simplement en double-cliquant dessus. Dans les instructions suivantes, vous allez apprendre à ajuster, personnaliser et créer votre propre lettre d’offre commerciale :

1. Indiquez tout d’abord en haut à gauche votre adresse professionnelle ou l’adresse de la société et directement en dessous les coordonnées du destinataire.
    
2. La zone en haut à droite est également réservée pour renseigner vos propres coordonnées. Vous pouvez en plus y insérer des informations complémentaires comme un numéro de téléphone ou une adresse email avec laquelle le client peut vous contacter directement.
    
3. La ligne suivante correspond à l’objet. Ce champ est destiné à donner au lecteur un aperçu du sujet de la lettre. Vous pouvez faire varier la norme « offre»  ou « devis » en ajoutant par exemple la date « devis du 07.06.2017 » ou alors en spécifiant le service ou produit « offre pour votre vol entre Berlin et Rome ».
    
4. Sous la ligne objet, la présentation de la proposition commerciale comporte un espace réservé pour trois valeurs : le numéro de l’offre et le numéro du client qui servent pour les deux parties de valeurs indicatives lors d’un contact ultérieur. La date à laquelle l’offre a été réalisée est utile pour planifier le processus commercial.
    
5. Il y a ensuite l’en-tête de votre offre, où vous pouvez directement interpeller le destinataire. Il est utile d’utiliser cette courte ligne d’introduction pour remercier le client potentiel de son intérêt pour votre produit ou service.
    
6. Maintenant, vous pouvez entrer les détails de votre offre dans le tableau fourni. Pour ce faire, remplissez simplement dans le modèle les données « appellation », « quantité », « prix unitaire » et « prix total », en insérant les valeurs appropriées pour vos produits ou services dans les champs respectifs. À savoir, il est possible d’étendre la table avec des colonnes ou des lignes supplémentaires si vous avez besoin de lister plus d’éléments ou de communiquer des informations complémentaires.
    
7. Sous la liste, vous entrez ensuite le montant total de tous les services ou produits sans TVA puis le montant de la TVA et le montant de la facture (montant à régler). Suivant les réglementations pour les petites entreprises et votre niveau de revenu, vous n’avez pas forcément besoin d’afficher la TVA.
    
8. Vous pouvez utiliser cette ligne de texte pour apporter au destinataire de plus amples informations sur l’offre (par exemple, la période d’acceptation, les réductions ou escomptes etc.)
    
9. La partie inférieure du modèle est destinée au pied de page. Ici, vous entrez les données complètes de votre entreprise, notamment si besoin le numéro de téléphone, fax, email ou site Internet. Il comprend aussi les coordonnées bancaires (nom de la banque, numéro de compte ou IBAN, BIC) ainsi que le numéro d’identification fiscale ou numéro de TVA intracommunautaire.
    
10. Après avoir effectué toutes les modifications, vous pouvez enregistrer le modèle de document et imprimer la lettre de devis complétée. Si vous souhaitez envoyer l’offre par email, il suffit de sélectionner le format PDF lors de l’enregistrement.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.