Pointage du personnel : qui est concerné ?

Le pointage du personnel pour mesurer le temps de travail est une obligation légale. Elle l’est aussi bien pour l’employeur que pour tous les salariés, incluant aussi les cadres en forfait jours.

Un employeur est contraint par la loi à décompter le temps de travail effectué par ses employés au sein de l’entreprise mais aussi dans les lieux où ceux-ci interviennent suivant ses ordres. L’employeur doit ainsi effectuer le pointage des heures et/ou jours travaillés dans son entreprise. Il est important que l’employeur puisse justifier, en termes de quantité, des horaires réalisés par ses employés.

Afin d’être en mesure de justifier le temps de travail du personnel, l’employeur doit mettre en place un système de pointage. Celui-ci peut prendre la forme d’un récapitulatif et/ou d’un enregistrement. Différents systèmes peuvent également être utilisés :

• Un système automatique 
• Une simple mention dans un cahier des entrées et sorties journalières

Attention ! Le non-respect de l’obligation de décompte du temps de travail est sanctionné pénalement. Un employeur qui ne se soumet pas à cette obligation est passible de poursuites pénales et d’une condamnation au paiement d’amendes :

• 750 euros si l’employeur est une personne physique 
• 3 750 euros si l’employeur est une personne morale

Si le salarié doit bien effectuer ses heures, il dispose du droit de ne pas être joignable à tout moment. L’article L. 2242-8 7° de la Loi Travail du 8 août 2016 institue pour le salarié un « droit à la déconnexion ».

L’objectif est d’assurer le respect des temps de repos et de congé et également de la vie personnelle et familiale. Le droit à la déconnexion fait l’objet d’une négociation annuelle obligatoire dans chaque entreprise.

Comme nous l’avons indiqué précédemment, la totalité des salariés doit se plier au pointage des heures effectuées. Le fait que les salariés aient des horaires particuliers ne les dispense pas de rendre compte des heures qu’ils ont effectuées. En cas d’oubli, d’omission ou de fraude sur ce point, ils peuvent être sanctionnés, voire licenciés, par leur employeur.

La majorité des employeurs sont également concernés par le pointage du personnel. En effet, tous les employeurs relevant du Code du travail doivent décompter le temps de travail de leurs salariés, notamment par le biais du pointage.

L’employeur ne peut évoquer l’existence d’horaires particuliers tels que les astreintes, la pratique d’heures supplémentaires, le temps partiel… pour se dispenser de relever le temps de travail par voie de pointage.

Cette amende s’applique autant de fois qu’il y a de travailleurs concernés par le manquement et peut atteindre jusqu’à 4 000 euros. Toutefois, il existe deux exceptions. Les secteurs de l’agriculture et des transports routiers sont, en effet, soumis à leurs propres règles (Le Code rural et le Code des transports).

C’est à l’employeur seul qu’il revient de décider du mode d’organisation du pointage. Toutefois, lorsque le système de pointage permet de connaître l’identité des salariés et leur heure d’entrée chaque jour, l’employeur doit alors se soumettre à certaines règles :

• la tenue du registre des traitements 
• la consultation des instances représentatives du personnel

Si ces règles ne sont pas respectées, le système de pointage sera alors illicite et les documents en résultant ne pourront être produits en justice (pour appuyer un licenciement par exemple).

Comme indiqué ci-dessus, c’est l’employeur seul qui décide de la mise en place du décompte du temps de travail dans son entreprise. Ainsi, il définit et met en place les modalités de pointage qu’il juge les plus adaptées. Les employés ne peuvent s’y opposer à partir du moment où les formalités de mise en place ont été respectées.

Il est à noter également que la pointeuse biométrique n’est autorisée que pour contrôler l’accès des zones restreintes ou spécifiques car elle utilise des données personnelles physiques qui sont trop confidentielles pour un simple contrôle du temps de travail.

C’est l’employeur qui doit faire fonctionner le système de pointage du personnel dans le but de disposer de documents sous format papier et/ou numérique décomptant et enregistrant le temps de travail de son personnel. Néanmoins, il peut confier cette tâche à ses employés en leur demandant de réaliser eux-mêmes en totalité ou en partie les opérations de pointage et/ou récapitulatif des heures et/ou jours travaillés.

Il est à prendre en compte que si les salariés ne procèdent pas au pointage de leurs horaires, ils pourront certes être sanctionnés par l’employeur, mais ce dernier peut encourir aussi une sanction pénale pour oubli de décompte du temps de travail.

Les règles en matière de pauses officielles des employés sont les suivantes :

• Une seule pause doit être obligatoirement accordée par l’employeur à ses salariés. Ce sont surtout les employés en usine qui sont concernés car cette pause doit intervenir au bout de 6 heures de travail consécutifs. Cette pause obligatoire peut être prise à une heure définie librement selon un accord interne à l’entreprise. Ici, pointer les pauses est interdit car il s’agit d’un temps de travail effectif.
• Les autres pauses pour vaquer à une occupation personnelle (pour aller fumer par exemple), peuvent être accordées ou non par l’employeur. De même, c’est encore l’employeur qui décidera si ces pauses doivent être pointées ou non.
• La pause déjeuner doit obligatoirement être pointée.

Suite à la mise en place du pointage du personnel, il n’est pas rare de voir apparaître d’éventuels dysfonctionnements de la gestion du temps de travail. Des heures supplémentaires ou à rattraper en grande quantité risquent d’apparaître.

Pour un pointage méthodique du personnel, il est souvent nécessaire de :

• Signer des avenants aux contrats pour les faire correspondre à la réalité du temps de travail, en tenant compte des éventuels aménagements qui s’imposent.
• Négocier un accord sur le temps de travail, qui prévoit la marge au-delà de laquelle les heures ne seront pas décomptées et le délai imparti au salarié pour que celui-ci régule son temps de travail total (par exemple sur quinze jours ou un mois)

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.