Normes et règlementations pour les caisses enregistreuses

La caisse enregistreuse est aujourd’hui un outil quasiment indispensable pour les commerçants notamment pour faciliter les opérations comptables quotidiennes. En France, ce matériel n’est pas obligatoire mais vivement recommandée. Pour en savoir plus sur ce thème et les différents systèmes de caisses enregistreuses et exigences fiscales vous pouvez consulter notre article.

La caisse enregistreuse est aujourd’hui bien souvent électronique, informatisée, tactile etc. et on constate même une popularisation des caisses automatiques avec le self check-out. Cette modernisation du processus des encaissements ne suffit pas à enrayer la fraude notamment pour la TVA. C’est pour cette raison qu’une nouvelle réglementation fut votée : c’est l’article 88 de la loi n°2015-1785 et sera applicable à partir du 1 er janvier 2018. Elle impose pour tous les logiciels de caisse une certification.

Seuls les commerçants et les sociétés qui sont soumis à la TVA sont concernés par ce changement. Sont aussi exclus les professionnels avec un chiffre d’affaires annuel inférieur à 82 200 euros et les prestataires de services qui ne dépassent pas 32 900 euros par an.

Pour être conforme, ces logiciels et caisses informatisées qu’ils se trouvent dans un système ouvert ou fermé, doivent en France avec la nouvelle réglementation obtenir un certificat et doivent répondre aux critères du texte de loi BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 qui stipule notamment que tout logiciel de comptabilité, de gestion ou système de caisse doit satisfaire à des conditions « d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données » :

• Inaltérabilité : tout logiciel ou système de caisse doit enregistrer l’ensemble des données relatives aux règlements, les conserver et les rendre inaltérables. Si des corrections sont entrées à des opérations de règlement, via le logiciel lui-même ou par un dispositif externe, ces modifications doivent s’effectuer par des opérations de « plus » ou de « moins », et doivent également donner lieu à un enregistrement. Cela signifie que l’administration fiscale peut accéder aux données d’origine enregistrées initialement ainsi qu’aux corrections apportées. De plus l’intégralité des données doit être garantie dans le temps.

• Sécurisation : tout logiciel ou système de caisse doit pouvoir sécuriser toutes les données, c’est à dire, les données d’origine, les données de modifications ainsi que les données qui permettent la production des pièces justificatives. Cette sécurisation doit garantir la restitution des données de règlement dans l’état d’origine, Il est possible pour cela de recouvrir à des techniques de chaînage ou de signature électronique des données.

• Conservation : tout logiciel de gestion ou de système de caisse est aussi tenu de prévoir une clôture. Celle-ci doit intervenir à la fin d’une période au minimum annuelle. De plus il doit y avoir aussi une clôture journalière et mensuelle. Ainsi ces données se cumulent et doivent être calculées par le système de caisse. Toutes ces données sont obligatoirement conservées et cela peut être réalisé soit en ligne (via un logiciel ou système) ou alors dans une archive qui respecte les conditions d’archivage. Enfin une traçabilité pour les systèmes de caisses centralisées doit permettre à l’administration de vérifier l’ensemble complet du flux des données.

• Durée de conservation : toutes les données de règlement doivent être conservées pendant le délai de six ans prévu au premier alinéa de l’article L.102 B du LEP.

Archivage : tout logiciel de comptabilité ou système de caisse doit permettre d’archiver les données enregistrées selon une période déterminée. Elle doit prévoir un dispositif technique garantissant l’intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement. Les archives peuvent être conservées dans le système lui-même ou en dehors du système. Le logiciel doit prévoir une traçabilité des opérations d’archivage selon un procédé fiable et doit garantir la production d’une archive complète des données de règlement. Enfin pour les systèmes de caisse, le système doit conserver dans un état sécurisé les données cumulatives et récapitulatives.

La nouvelle réglementation oblige les commerçants qui possèdent un logiciel de caisse ou un système de caisse électronique de les faire valider par un organisme certificateur et d’obtenir ainsi une certification ou une attestation pour toute caisse enregistreuse électronique. Ce document qui est un certificat de conformité doit être fournit par votre fournisseur de votre solution de caisse. Ce certificat doit stipuler que le logiciel est conforme à la réglementation pour les caisses enregistreuses applicable à partir du 1 er janvier 2018 et respecte les normes et obligations détaillées plus haut.

Il devient donc indispensable de s’équiper d’un logiciel de caisse en conformité avec le décret pour éviter toute sanction. En effet l’administration fiscale pourra effectuer des contrôles inopinés : c’est une grande nouveauté de cette réforme, les agents de l’administration fiscale pourront donc intervenir directement dans les locaux professionnels pour vérifier de la détention de l’attestation ou du certificat.

Tout commerçant risque une amende de 7500 euros par logiciel ou système non certifié, si ce dernier n’apporte pas sous 60 jours cette attestation obligatoire, faisant foi de la « non permissivité » de son logiciel de caisse, il risquera de payer à nouveau la même amende. Enfin l’établissement d’un faux certificat ou d’une fausse attestation est considéré comme un délit pénal et donc passible d’une amende de 45 000 euros et de trois ans d’emprisonnement.