Etablir un reçu grâce à des modèles de qualité

Tout comme l’établissement de factures, écrire un reçu fait partie des pratiques courantes des entreprises. Toutefois, établir un reçu demande bien moins d’efforts que la rédaction d’une facture. En mettant en place un formulaire à remplir, cela devient même un jeu d’enfant. Mais à quoi ressemble un modèle de quittance ? Et en quoi les récépissés sont-ils utiles ? Nous vous expliquons comment réaliser vos quittances et quelles mentions elles doivent contenir.

Une quittance est une confirmation écrite, un accusé de réception pour le paiement d’une prestation ou d’une marchandise. Si vous vendez par exemple des produits à une entreprise ou à un particulier, le récépissé va permettre de confirmer un paiement lorsque ce dernier est effectué.

Le client a le droit d’exiger un accusé de réception de son paiement. En pratique, les récépissés sont surtout effectués pour les paiements en espèce. Mais même si le paiement s’effectue par transfert bancaire ou par prélèvement, le client peut demander une quittance. Alors comment s’y prendre ?

Grâce au reçu, le client peut avoir une preuve valide de l’échange commercial qu’il peut transmettre si besoin aux autorités fiscales. Ainsi, la quittance fait figure de référence pour répondre à d’éventuelles questions des centres des Impôts et va réduire le risque de perdre inutilement votre déduction de TVA.

Alors qu’une facture standard décrit une somme qui doit être remise par le client, la quittance est un moyen de prouver qu’un débiteur s’est bel et bien acquitté de sa dette. Elle sert d’attestation pour un paiement effectué. Pour cette raison, les éléments obligatoires d’une facture sont bien plus importants que pour un reçu. De plus, sachez qu’une quittance ne pourra en aucun cas remplacer une facture. Toutefois, une facture peut faire figure de quittance lorsque la mention « paiement reçu » y a été inscrite avec signature.

Pour émettre une quittance dans les règles de l’art, certains critères sont indispensables. Les données suivantes ne doivent pas manquer sur votre récépissé :

• Le titre « quittance », « reçu » ou « récépissé »
• Le numéro de référence
• Le montant net
• Le montant total et montant de la taxe imposée par la législation française
• Le montant brut
• Nom et adresse de l‘entité émettrice
• Nom du destinataire
• Quantité et description des produits vendus ou de la prestation
• Lieu et date
• Signature ou tampon de l’entreprise

Vous pouvez établir votre quittance à la main (avec par exemple des feuilles en format bloc dédié à l’établissement de quittance) ou à l’aide de votre PC grâce à des modèles numériques. Les logiciels conçus pour la comptabilité peuvent quant à eux vous simplifier considérablement le travail. Avec un logiciel professionnel, vous avez par exemple la possibilité de mettre en lien votre quittance avec votre comptabilité. Ainsi, non seulement le travail fastidieux de calcul vous sera épargné mais en même temps toutes les données demandées pourront automatiquement être insérées dans votre récépissé. Cela vous permet d’économiser du temps et de réduire le risque d’erreur. Selon le nombre de quittances que vous devez établir par jour, une solution digitale peut être nécessaire.

Faites attention à ne pas faire d’erreurs dans votre récépissé ! En effet, des données manquantes ou de fausses informations peuvent menacer votre retenue pour TVA déductible. Vous pouvez notamment, en tant qu’émetteur de la facture, être poursuivi en justice.

IONOS propose des modèles, que vous pouvez télécharger en un clic sur les liens ci-dessous. Grâce à ces modèles, vous pouvez réaliser en très peu de temps des récépissés conformes et les imprimer immédiatement pour vos clients.

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