Du modèle de bon de livraison au bordereau de marchandises

Les bons de livraisons sont des documents professionnels qui sont attachés en version imprimée aux colis. Une autre possibilité est la transmission de ce document sous forme numérique par email. La mise en page et le contenu peuvent être prédéfinis avec un programme de traitement de texte ou un tableur ordinaire. Afin de ne pas créer un nouveau document pour chaque envoi, de nombreux utilisateurs s’appuient sur des modèles de bordereau de livraison (ou bon de livraison) préconçus. Il est possible de les modifier et de les télécharger sur Internet. Souvent ces modèles de bons de livraisons sont des documents Word ou Excel qui sont généralement gratuits et peuvent être personnalisés selon vos souhaits.

C‘est une solution parfaite pour les petites entreprises et les indépendants qui ne peuvent souscrire à une solution payante (en ligne ou application de bureau) pour des raisons de complexité et bien sûr de coûts. Chaque modèle de document peut directement être utilisé comme support de base, sans apporter de grands changements à la mise en page, ou simplement comme une source d’inspiration. Dans ce dernier cas, l’utilisateur peut aisément ajuster la structure du document selon ses propres idées.

Que le modèle de bon de livraison soit un document Word ou Excel n’a en principe pas d’importance. Il suffit de créer un bordereau de marchandises simple qui puisse être imprimé et envoyé par email avec les deux programmes. Des variantes créées avec des logiciels de tableur peuvent faire diminuer le nombre de calculs si vous utilisez les fonctions appropriées. En plus des modèles de Word et Excel, des modèles peuvent aussi être réalisés avec des applications comme Writer et Calc (Libre Office et OpenOffice Apache).

Bien qu’il n’existe aucune obligation légale à émettre un bon de livraison, ce petit bordereau bien pratique est désormais devenu un standard, une norme dans l’industrie postale, du commerce en ligne ou de la vente par correspondance. Même si vous avez une liberté totale pour la conception, il est tout de même conseillé de se tenir aux principes habituels. Il en va de même pour les modèles de bon de livraison qui sont orientés et inspirés par les normes classiques qui régissent ce type de document. Ceci garantit aux clients la possibilité de pouvoir rapidement identifier la lettre ou le colis, et obtenir ainsi toutes les informations nécessaires.

Afin d’obtenir un modèle de bordereau de livraison adéquat, nous vous recommandons de prendre en compte les informations suivantes : 

• Coordonnées de l’expéditeur et du destinataire : il est important de ne pas oublier les coordonnées de l’expéditeur pour l’archivage et pour un éventuel renvoi du colis de la part du destinataire. Elles sont également importantes pour que le destinataire puisse repérer dès réception du colis si ce dernier lui est bien destiné.

• Intitulé de la commande /numéro de la commande : la livraison doit être correctement assignée et pour cela un nom spécifique pour la livraison ou un numéro unique (ou la combinaison des deux) est fort utile et pratique.

• Packing list : la fonction de base du bordereau de livraison est d’informer le destinataire du type et du nombre de marchandises reçues. Pour cette raison, une packing list doit répertorier tous les éléments contenus (notamment la description et la quantité des produits).

• Date de la commande et de la livraison : en spécifiant la date de la commande et de la livraison, le client reçoit ainsi un aperçu détaillé du processus d’expédition et du travail de la société d’expédition. Lors d’un écart trop important entre la promesse du traitement de la commande et expédition avec la réalité, le client devrait être prévenu à l’avance avec un message séparé.

En fonction du type d’entreprise, du secteur d’activité et des produits livrés, les informations suivantes dans un modèle de bon de livraison peuvent être intéressantes :

• Le numéro de téléphone / fax ou adresse email de la société
• Les coordonnées d’un interlocuteur direct de l’entreprise
• Le numéro de client
• Le numéro de facture correspondant
• Le numéro de référence des produits
• Le poids total des marchandises
• Le moyen de livraison et nom de la société de transport
• Une ligne pour l’accusé de réception et la date de la réception
• La réserve de propriété

Les deux modèles de documents ne sont pas très différents afin que vous puissiez faire facilement votre choix si vous préférez l’utilisation d’un document Word ou Excel. Si jamais vous souhaitez automatiser ultérieurement le modèle, il est conseillé d’opter pour le modèle Excel. En effet, ce document permet, contrairement au document Word, de représenter des fonctions complexes. L’interface Excel comprenant des lignes, colonnes et feuilles de calculs, offre toutefois beaucoup moins de clarté et de confort d’utilisation qu’un document Word.

Après avoir sélectionné et téléchargé l’un des deux modèles de bordereau de marchandises, veuillez l’ouvrir simplement en double cliquant dessus. Vous pouvez désormais apporter les modifications suivantes au document ouvert :

1. Avant de passer aux points principaux, remplissez lors de la première étape les coordonnées et l’adresse appropriée. Pour ce faire, l’espace en haut à gauche du modèle est réservé pour inscrire l’adresse de l’entreprise et les coordonnées du destinataire. 


2. Toujours en haut, sur le côté droit, il y a une zone libre pour l’adresse de votre entreprise. Si vous décidez de ne pas communiquer ces informations complémentaires au destinataire, n’oubliez pas de les supprimer. À ce stade, en plus de l’adresse, vous pouvez par exemple ajouter le numéro de téléphone ainsi qu’une adresse email. 


3. Vient ensuite l’objet, qui informe le destinataire du sujet de ce document. En plus d’écrire « bon de livraison » ou « bordereau de livraison » il est nécessaire d’utiliser un système de codage (numéro, ID etc.) et donc de préciser le code correspondant.


4. En haut à droite, une ligne est réservée à la date du bon de livraison et à l’en-tête. Ici, vous pouvez informer directement le client que le colis contient les éléments listés ci-dessous. Enfin, l’en-tête est aussi une bonne occasion de remercier le destinataire de son achat ou sa coopération.


5. Le contenu principal du bon de livraison est la liste des produits compris dans le colis : on ajoute cette liste dans le tableau qui suit. Les colonnes prédéfinies sont : les numéros d’articles, la description des produits et leur quantité. Toutefois, vous pouvez aisément ajouter des colonnes si vous souhaitez présenter des informations supplémentaires. Pour lister d’autres produits, il suffit d’ajouter des lignes au tableau en fonction du nombre d’articles différents.


6. La ligne sous les articles est dédiée aux informations complémentaires, par exemple si vous souhaitez inclure des informations relatives à la date ou au mode de livraison. On trouve en-dessous un champ libre pour la date et la signature, qui doit être rempli par le destinataire du colis, afin de confirmer la bonne réception de la marchandise.


7. Le bas du modèle du bordereau de livraison comporte un emplacement pour le pied de page. Vous pouvez y insérer les coordonnées complètes de votre entreprise ou de votre magasin, ainsi que  les informations bancaires en option. Ceci inclut le nom de la banque, IBAN (numéro de compte) et BIC (code banque). Enfin, il est recommandé de préciser la spécification du numéro de TVA intracommunautaire.


8. Si vous avez terminé de remplir le modèle de bon de livraison, vous pouvez enregistrer le fichier et imprimer le bordereau de livraison de marchandises. Sélectionnez le format PDF lors de l’enregistrement si vous souhaitez envoyer le document par email.