Liste d’inventaire : modèle d’inventaire à télécharger

Si vous êtes entrepreneur, vous ne serez pas surpris d’apprendre que chaque année, vous et vos employés devez effectuer un inventaire complet. Si votre entreprise produit et/ou vend des marchandises en particulier, cela peut prendre beaucoup de temps. En vous organisant bien, vous pourrez toutefois gagner un temps précieux. Par exemple, un modèle de liste d’inventaire vous épargnera beaucoup de travail de formatage.

Chaque année, les entreprises doivent dresser la liste complète de leurs stocks : qu’y a-t-il dans vos stocks et quelles dettes avez-vous encore ? L’inventaire vous donne, ainsi qu’au centre des impôts, une image précise de l’état de votre entreprise. Il existe trois types d’inventaire différents :

• Inventaire physique : compter, mesurer, peser ou évaluer vos biens matériels.
• Inventaire comptable : les actifs incorporels et courants ainsi que les dettes sont repris de vos livres.
• Inventaire des investissements : dans le registre des immobilisations, vous enregistrez tous les biens tels que les véhicules et les machines.

L’inventaire physique est celui qui prend le plus de temps, car vous devez enregistrer chaque objet dans un délai très court. Une liste d’inventaire adéquate facilite considérablement ce processus.

Les listes d’inventaire sont utilisées pour l’inventaire physique. Vous distribuez les listes à vos salariés ou au groupe de personnes que vous avez spécifiquement chargé de l’inventaire, et ces derniers vont remplir les lignes suivant le stock réel de votre entreprise. Il est donc bon de diviser la liste en colonnes :

• Description de l’article : saisissez la description exacte de chaque article.
• Numéro d’article : chaque article de votre entreprise a son propre numéro d’inventaire. Il peut être utile de trier la liste par numéro de poste et de déplacer cette colonne vers la gauche, selon la façon dont votre entrepôt est organisé.
• Quantité : dans cette colonne, le salarié saisit le résultat de son comptage ou de sa mesure.
• Unité de mesure : cette colonne indique si le chiffre entré dans la colonne quantité correspond à un nombre de pièces, un poids, une longueur ou une autre unité de mesure.
• Valeur : deux colonnes distinctes sont ici nécessaires. Tout d’abord, la valeur de l’article individuel, puis la valeur totale résultant du comptage.

À la fin de chaque feuille, vous calculez la somme des valeurs totales de chaque famille de produits.

En plus du tableau réel, la liste d’inventaire contient des informations complémentaires pour assurer une documentation la plus précise possible. Chaque feuille est numérotée afin que vous puissiez en faire le suivi et qu’ultérieurement, vous pouviez vous assurer que vous possédiez bien la liste complète de votre inventaire (et ce non seulement pour vous, mais aussi pour les auditeurs éventuels). De plus, chaque feuille doit être datée et signée.

Avec presque n’importe quel tableur (comme Excel), mais aussi avec un logiciel de traitement de texte moderne, vous pouvez créer une liste d’inventaire claire et pratique. Lors de la création de votre modèle d’inventaire, portez une attention particulière aux besoins des salariés qui exécutent réellement le comptage. Par exemple, il est important de laisser suffisamment d’espace pour les entrées. Essayez de ne pas placer trop d’articles sur une page. N’oubliez pas que vos employés remplissent les listes à la main. Les colonnes ne doivent pas être trop petites afin que les entrées puissent rester lisibles.

Si vous effectuez votre inventaire à l’aide d’un modèle de ce type, vous pouvez enregistrer et analyser les données sur ordinateur plus tard - il vous suffit ensuite d’insérer les valeurs dans un tableur. L’utilisation d’Excel peut faire gagner beaucoup de temps : par exemple, utilisez la fonction SOMME pour vous décharger d’une grande masse de calculs. Néanmoins, il est nécessaire d’imprimer les listes et de les signer et dater à la main.

Dans Excel, vous pouvez utiliser les lignes du haut pour créer un en-tête figé. Vous trouverez toutes les informations dans le document. N’oubliez pas de travailler page par page pour que vous n’ayez pas de problème à l’impression.

Vous pouvez ajuster le modèle de deux manières différentes. D’une part, vous pouvez insérer des colonnes pour entrer des informations spécifiques à votre entreprise - par exemple, le lieu de l’entrepôt ou des commentaires sur le groupe d’articles. L’autre ajustement peut consister à remplir à l’avance certaines parties des listes d’inventaire pour faciliter le travail de vos employés. Cela les rend aussi plus faciles à lire. Par exemple, vous pouvez remplir l’en-tête de chaque feuille à l’avance.

Il est également recommandé de saisir les désignations des produits et les numéros d’article à l’avance. Cependant, vous devriez toujours tenir compte de la façon dont vos employés travaillent pendant l’inventaire. Ils doivent pouvoir passer naturellement d’une étagère à l’autre et non courir dans tout l’entrepôt simplement parce que vous avez listé des marchandises qui sont en vérité éloignées les unes des autres. Mettez-vous par conséquent à la place de vos employés. Facilitez leur travail le plus possible permet notamment de minimiser les sources d’erreurs.

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