Gestion du temps de travail en ligne : fonction et utilité

Au cours de votre parcours professionnel, vous avez certainement déjà rencontré une gestion du temps de travail effectuée à l’aide de tableaux Excel classiques. Une telle gestion est compliquée, source d’erreur et pas toujours simple à utiliser. Les solutions modernes gèrent le temps de travail en ligne et offrent bien plus qu’un simple suivi des heures. Certains de ces outils ont également été pensés spécialement pour les petites entreprises et sont proposés à un prix plutôt avantageux. Et si vos besoins venaient à grandir, ils alors souvent possible d’étendre la palette de fonctionnalités.

Lors de la création d’une entreprise et directement après, vous avez souvent d’autres choses à penser que l’enregistrement des heures de travail. Les entrepreneurs se reposent souvent sur le fait que les employés veilleront personnellement à respecter le temps de travail fixé dans leur contrat de travail.

La confiance est une bonne chose, mais le contrôle en est une bien meilleure encore, et ce pour toutes les parties prenantes. Lorsque vous enregistrez les heures de travail, vous savez non seulement lorsque quelqu’un évite de travailler, mais aussi lorsque vos employés travaillent trop. Ce dernier cas n’est pas moins problématique. D’une part, les heures supplémentaires sont réglementées par le Code du travail et d’autre part, une surcharge de travail peut impacter l’équilibre vie privée-vie professionnelle voire nuire à la santé de vos collaborateurs.

Dans ce contexte, la gestion du temps de travail prend alors une tout autre dimension que celle d’une simple représentation des heures de travail effectuées : elle peut contribuer à déceler un manque de temps et de personnel au sein de l’entreprise. En effet, dans certaines circonstances, le fait que vos employés travaillent trop peut signifier que vous avez besoin de personnel supplémentaire ou que les processus doivent être optimisés.

La gestion du temps de travail en ligne est nettement plus simple et utile qu’un tableau Excel. Il en existe trois modèles différents :

• la gestion du temps basée sur le Web,
• la gestion du temps via une application de bureau,
• la gestion du temps via une application de pointeuse mobile.

De nombreux outils permettent ces trois variantes ce qui présente l’avantage que l’employé peut saisir ses heures de travail, quel que soit l’endroit où il se trouve. Souvent, les applications de pointeuse mobile permettent également de saisir les heures hors ligne et de les synchroniser ultérieurement dès que l’employé dispose d’une connexion Internet. Les données sont alors enregistrées sur un cloud et synchronisées automatiquement avec les différents appareils.

Les heures de travail peuvent être saisies de deux façons. Dans le cadre d’une saisie liée au temps de travail, seules les heures d’arrivée et de départ ainsi que les temps de pause sont indiqués.

Exemple de saisie des heures liée au temps de travail :

Le collaborateur commence sa journée de travail à 9h. Le midi, il prend une pause d’une heure. À 18 h 00, il quitte le travail.

A contrario, la gestion du temps de travail liée aux projets prend en compte les activités, projets ou moments individuels entrant dans la prise en charge du client. Une telle gestion s’avère notamment essentielle dans de nombreuses agences ou dans des départements spécialisés qui travaillent avec d’autres départements de l’entreprise. Ce système enregistre non seulement le temps de travail global, mais détermine également combien de temps l’employé passe sur un projet donné.

Dans le cadre d’une gestion du temps de travail en ligne, vous pouvez définir des budgets ou des taux horaires pour les différentes activités ou les différents projets. Les outils représentent ensuite le temps passé par les employés sur des projets déterminés dans des diagrammes explicites. De cette façon, vous pouvez garder un œil sur l’avancée du projet et sa rentabilité. Si un temps ou un budget limité a été défini pour certaines activités, vous voyez immédiatement lorsque celui-ci est atteint, voire dépassé.

Exemple de gestion du temps de travail liée aux projets

De 9 h 00 à 9 h 30 : lire et répondre aux emails

De 9 h 30 à 10 h 30 : réunion d’équipe

De 10 h 30 à 12 h 30 : travail pour le client X

De 12 h 30 à 13 h 30 : pause déjeuner

De 13 h 30 à 14 h 30 : travail pour le client Y

De 14 h 30 à 15 h 00 : réunion de projet

De 15 h 00 à 16 h 00 : travail pour le client Z

De 16 h 00 à 18 h 00 : travail pour le client X

La gestion du temps de travail en ligne présente de multiples avantages par rapport à une gestion du temps de travail dans des tableaux Excel ou avec un terminal stationnaire et peut s’avérer judicieuse pour les jeunes entreprises. Vous trouverez ci-après quelques exemples d’utilisation pertinente d’une gestion du temps de travail en ligne.

Les outils de gestion du temps de travail en ligne peuvent être installés rapidement et facilement. En temps normal, chaque employé reçoit un accès personnel avec des données de connexion dont il est le seul à avoir connaissance. Il n’est pas nécessaire de disposer d’autres équipements, par exemple d’un terminal de gestion du temps de travail. Rien que cela vous permet d’économiser de l’argent qui sera mieux investi ailleurs, en particulier lors de la phase de création de l’entreprise.

L’utilisation de la plupart des outils de gestion du temps de travail est conviviale et facile à apprendre. Le choix est aujourd’hui si vaste que vous et vos collaborateurs pourrez essayer en toute tranquillité les outils avant de déterminer celui qui convient le mieux à vos exigences et à celles de votre entreprise.

La plupart des outils offrent l’une des trois possibilités suivantes pour saisir les heures de travail. Certains outils vous proposent même ces trois options :

• saisie manuelle : les employés saisissent leurs heures manuellement lorsqu’ils arrivent et partent du travail, les pauses qu’ils ont effectuées ou le temps qu’ils ont consacré à certains projets.
• mode timer : au début de la journée de travail ou d’une nouvelle activité, le collaborateur lance le système de gestion du temps et le ferme lorsqu’il a terminé. Dans l’intervalle, l’outil décompte automatiquement le temps. Les entrées prédéfinies concernant les projets contribuent à catégoriser les entrées automatiques.
• saisie automatique des heures : au cours de la journée de travail, l’outil enregistre les applications que l’employé a utilisées et le temps d’utilisation. Il constitue ensuite un profil de temps de travail à partir de ces données. Il va de soi que cela ne peut fonctionner que si les employés passent la plupart de leur temps de travail sur un ordinateur. À la fin de la journée, vous pouvez éditer automatiquement les entrées créées avant de les saisir définitivement.

Les heures de travail saisies peuvent être analysées rapidement et simplement à l’aide des outils de gestion du temps de travail en ligne. Cela va d’une simple vue d’ensemble, indiquant si un employé a réalisé des heures supplémentaires, à des rapports complets pour les supérieurs. Une gestion précise du temps de travail facilite également la comptabilité salariale. Les heures saisies peuvent généralement être exportées au format Excel, CSV ou PDF. Les systèmes offrent par ailleurs souvent des interfaces avec un logiciel de comptabilité qui peut accéder directement aux données sur le temps de travail.

De nombreux outils de gestion du temps de travail en ligne proposent des fonctionnalités allant bien au-delà de la gestion du temps de travail. En voici quelques exemples :

• création de factures
• gestion de projet
• carnet de route intégré
• gestion des absences

Et même s’ils n’offrent pas personnellement ces fonctionnalités, un grand nombre d’applications peuvent être connectées à d’autres programmes à l’aide d’interfaces, par exemple avec des applications de comptabilité ou des applications de gestion de projet telles que Trello ou Asana.

Vous pourrez tester la plupart des outils de gestion du temps de travail en ligne de façon détaillée avant d’opter pour une utilisation payante : par exemple dans le cadre d’une phase de test de 30 jours ou d’une offre gratuite pour lesquelles seules quelques fonctionnalités premium ne sont pas disponibles. L’étendue des fonctionnalités de la version Basic est limitée en comparaison : elle n’est utilisable que par un petit nombre d’utilisateurs ou permet uniquement la création de projets et de clients relativement petits.

Si vous optez pour un tarif complet et payant, vous vous acquitterez des frais sur une base mensuelle ou annuelle. Les tarifs sont souvent échelonnés en fonction de la taille de l’entreprise et sont donc plus élevés au fur et à mesure que le nombre d’employés croît. Le tarif start-up est l’un des plus avantageux et souvent largement suffisant. Si l’entreprise prend de l’ampleur et si les exigences augmentent, vous pourrez opter pour un autre tarif à l’avenir.

Comme pour chaque système de gestion du temps de travail, l’outil ne peut pas être plus efficace que les personnes qui l’exploitent. Si vos collaborateurs ne l’utilisent pas ou l’utilisent de façon insuffisante, la gestion du temps de travail ne fonctionnera pas efficacement. Toutefois, de nombreuses applications vous apportent de l’aide et rappellent régulièrement à vos employés de saisir leurs heures de travail.

Les réticences vis-à-vis de la gestion du temps de travail en ligne résultent souvent du fait que les employés se sentent surveillés. Afin d’empêcher cela, il est essentiel que vous communiquiez ouvertement sur les raisons de l’introduction d’un tel système. Établissez une relation de confiance et expliquez à vos collaborateurs qu’ils profiteront également de ce système s’ils saisissent correctement leurs heures de travail. Il est souvent utile d’intégrer l’équipe dans la sélection de l’outil de gestion du temps de travail afin de lever d’emblée tout soupçon.

Veuillez également noter qu’un outil de suivi permet d’enregistrer les heures de travail, mais pas sa qualité. Lorsqu’un employé passe plus ou moins de temps qu’un collègue sur la même tâche, cela ne dit rien pour autant sur le résultat de ce travail. Vous devrez toujours garder cette considération à l’esprit lors de l’analyse des heures de travail.