Qu’est-ce que la gestion de la paie ?

Au sein de l’entreprise, ce sont en général le service comptable et la direction des ressources humaines qui se partagent cette responsabilité.

Suite au recrutement d’un ou plusieurs salariés, il est obligatoire pour l’employeur de respecter des obligations administratives supplémentaires telles que :

• l’établissement des bulletins de paie ;
• l’établissement des déclarations de cotisations sociales ;
• l’envoi des déclarations de cotisations sociales aux organismes compétents ;
• dépôt d’une déclaration annuelle des données sociales (DADS)…

La gestion de la paie représente une part importante de l’administration des salariés. La fiche de paie matérialise la relation entre l’employeur et le salarié, elle constitue un document périodique obligatoire et doit répondre à certaines règles.

La gestion de la paie est organisée de la manière suivante :

• la fixation de la rémunération est calculée selon la complexité des tâches à effectuer ;
• les conditions de travail ;
• le cadre contractuel (convention collective) ;
• le salaire minimum ;
• les performances de l’entreprise et du salarié ;
• la situation personnelle du collaborateur (temps complet, temps partiel…, etc.)

Dès lors que l’entreprise verse un salaire à un employé, une fiche de paie doit être remise à ce dernier. Certaines mentions doivent obligatoirement figurer dans ce document. En revanche, d’autres sont strictement interdites.

Les informations devant obligatoirement figurer dans une fiche de paie sont :

• celles concernant l’employeur : le nom ou la raison sociale, l’adresse, le code APE, le numéro SIRET, le numéro d’immatriculation, la référence de l’organisme qui perçoit les cotisations ;
• celles concernant le salarié : le nom, le poste occupé, la classification dans la convention collective ;
• la convention collective applicable ;
• les informations relatives au salaire : les éléments qui composent la rémunération brute soit le nombre d’heures de travail, le taux horaire, les heures au taux normal, les heures majorées, les primes. On y retrouve également les congés payés pris au cours de la période et le montant de l’indemnité correspondante, les prélèvements sociaux et fiscaux, les éléments non soumis à cotisation, le montant et la date de versement du net à payer ;
• les réductions de cotisations sociales sur les heures supplémentaires ou complémentaires doivent également figurer, si cela est le cas, sur la fiche de paie.
• la mention indiquant que l’employé doit conserver sans limitation de durée son bulletin de paie.

Si les mentions citées ci-dessus doivent obligatoirement figurer dans la fiche de paie, d’autres sont en revanche interdites telles que :

• les mentions relatives au droit de grève ;
• celles relatives aux fonctions de représentation du personnel.

L’employeur dispose de 3 possibilités pour le paiement des salaires :

• le plus classique, le paiement par virement ;
• le paiement par chèque ;
• le paiement en espèces sous réserve que le montant n’excède pas 1 500 euros.

Il est à noter que le paiement des salaires peut également faire l’objet d’acomptes. Cependant, le Code du Travail ne prévoit les acomptes sur salaire que pour les salariés mensualisés. Ces derniers, s’ils en font la demande, peuvent percevoir un acompte correspondant à la moitié de leur salaire mensuel.

Le paiement du salaire doit intervenir au moins une fois par mois pour les salariés mensualisés. Pour les autres cas, le paiement doit s’effectuer au moins deux fois par mois, avec un maximum de 16 jours d’intervalle maximum entre chaque paiement.

L’entreprise doit remplir un bordereau de cotisations contenant plusieurs informations et adresser son règlement avec le bordereau à l’organisme compétent.

Avant le 31 janvier de l’année suivante, un tableau récapitulatif annuel doit aussi être transmis aux organismes sociaux. Ce document contient les salaires déclarés sur la DADS, multipliés par les taux de cotisations en vigueur au cours de l’année écoulée.

Il existe un système permettant de déposer en une seule fois le bordereau de cotisation et le tableau récapitulatif : la Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS).

Celle-ci peut être effectuée :

• sous format papier ;
• sous format EDI (l’échange de données informatisées) ;
• au format EFI qui permet à l’entreprise de saisir ses données sur Internet.

Afin d’utiliser le système de la Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales, le prestataire en charge de la gestion de la paie ou l’entreprise se doit d’être équipé d’un logiciel permettant d’utiliser ce fonctionnement.

Dès l’instant où une entreprise verse des rémunérations imposables au titre des traitements et salaires, elle doit obligatoirement déposer chaque année la DADS. Le dépôt de cette déclaration doit s’effectuer dans le courant du mois de janvier de l’année suivant celle au cours de laquelle les versements ont été effectués.

Les déclarations relatives aux impôts et à la sécurité sociale sur l’année écoulée se trouvent également dans la DADS.

Le dépôt de la DADS s’effectue en ligne. Néanmoins, lorsque moins de 200 bénéficiaires sont inscrits sur la déclaration, l’entreprise a la possibilité d’établir celle-ci en format papier.

Il est en effet vivement recommandé aux entreprises d’utiliser un logiciel de paie spécialisé, dans l’optique d’être sûr de sécuriser et faciliter la gestion de la paie. Un certain nombre d’éditeurs fiables et sûrs existent et les entreprises peuvent également choisir une version d’essai gratuite, afin de se faire une idée du logiciel. Ainsi, elles pourront faire le choix correspondant le mieux à leurs besoins.

Depuis le 1er janvier 2019, la Déclaration Sociale Nominative prévaut en tant que système de transmission des déclarations sociales pour les entreprises. La DNS dépend directement de la fiche de paie et est le document principal de la transition vers le prélèvement à la source.

Toutes les informations relatives à la paie sont désormais transmises grâce à un flux unique, dématérialisé et mensuel : la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Elle a été généralisée en janvier 2019. Ainsi, il n’est plus nécessaire d’effectuer les différentes déclarations sociales : les entreprises n’ont plus qu’à transmettre mensuellement la DSN.

Toutefois, la DSN ne change pas le mode d’édition des bulletins de salaire. Il s’agit simplement d’une nouvelle étape venant finaliser le processus tout en facilitant la gestion administrative.

Quels sont les cas particuliers ?

• les établissements non soumis à l’obligation DSN ;
• la transmission des éléments annuels des groupes de personne exclus de ce traitement en DSN ;
• les établissements entrés en DSN n’ayant pas été en mesure de transmettre les données des organismes complémentaires en DSN ;
• les établissements entrés en DSN employant des groupes de personne hors périmètre DSN.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.