Factures globales : assemblement de plusieurs commandes

Les principes comptables généralement reconnus indiquent que chaque transaction doit pouvoir être prouvée par un document, sous la forme d’une facture. Une telle facture permet de rassembler plusieurs transactions au sein du même document. On parle dans ce cas de facture globale.

Une facture globale réunit en une seule facture plusieurs livraisons de marchandises ou prestations de service qui ont été effectuées pour un client dans une période de règlement convenue.

Mais quels avantages offrent les factures globales en comparaison avec les factures individuelles ? A quoi les entreprises doivent-elles faire attention lorsqu’elles réunissent plusieurs transactions commerciales au sein d’une facture commune ?

En tant que résumé des différentes factures de transactions individuelles, une facture globale permet à une entreprise de faciliter sa comptabilité analytique et celle de son client en réunissant les transactions effectuées avec ce dernier sur une période donnée. Cela peut grandement faciliter les choses, notamment si les transactions entre ces deux parties sont régulières et que ces deux acteurs veulent bien effectuer des règlements périodiques.  

Si plusieurs processus commerciaux sont réunis dans une facture payée par le client à un moment T, cela réduit de manière significative les activités et fluctuations des comptes. Les entrepreneurs exposés à des charges bancaires pour chaque transaction commerciale économisent donc non seulement du temps, mais aussi de l’argent. Ajoutez à cela les économies des coûts de distribution des factures.

Dans la pratique, on utilise toujours des factures globales pour les livraisons aux clients réguliers car cette facturation est efficace et économique pour les deux partenaires commerciaux. En voici un exemple :

Un peintre commande de la peinture, des pinceaux et autres matériaux régulièrement et en gros pour son activité artistique. Au lieu de payer chaque pot de peinture individuellement, il paie le solde à la fin du mois. Le grossiste conclut pour cela chaque commande avec un bon de livraison propre et présente une facture globale au peintre à la fin du mois, comportant toutes les marchandises acquises pendant cette période.

Un autre champ d’application des factures globales est celui des contrats d’approvisionnement et d’utilisation à long-terme. Un fournisseur d’électricité présente par exemple des factures globales à ses clients sur une période de facturation (annuelle ou mensuelle dans ce cas). La facturation médicale via la sécurité sociale se fait également généralement par factures globales résumant les différentes prestations. Il en est de même pour les services que les patients doivent eux-mêmes couvrir, comme une prothèse dentaire par exemple.

Les factures globales sont soumises aux mêmes mentions obligatoires que les factures individuelles. On retrouve ainsi parmi ces mentions obligatoires :

• Nom et adresse de l’émetteur de la facture
• Nom et adresse du destinataire (client)
• Numéro de TVA intracommunautaire
• Date de réalisation de la facture
• Numéros de factures consécutifs
• Quantité et type de la livraison / étendue et type de prestation de service
• Date de livraison / réalisation de la prestation de service
• Moyen / délai de paiement
• Frais y compris le montant de la TVA et son taux d’imposition
• Si nécessaire, réductions anticipées (Rabais, remises, ristournes par exemple)

La facture globale doit résumer les ventes individuelles d’une période, les frais en une somme forfaitaire. Il en est de même pour les montants et charges connexes.