La facture pro forma

Si une facture n’est pas émise à des fins de paiement, mais uniquement pour des raisons douanières, il s’agit d’une facture pro forma. Vous rencontrerez de tels documents notamment dans le domaine des relations commerciales internationales. Nous avons résumé ci-dessous les cas d’utilisation de la facture pro forma et l’usage qui en est fait lors de l’exportation de marchandises.

La facture pro forma (pro forma invoice en anglais) est une facture qui n’exige pas de paiement pour le destinataire. En effet, le document est créé pro forma - pour des raisons de forme - pour se conformer aux exigences légales, comme lors de l’exportation de marchandises vers des pays hors de l’Union Européenne (par exemple Chine, Japon ou Suisse). Ces pays sont parfois désignés sous le terme pays tiers.

La facture pro forma est principalement utilisée pour le commerce extérieur. Les transactions commerciales avec des pays tiers sont soumises à une obligation de déclaration. Si vous exportez des marchandises vers un pays hors de l’UE, vous devez déclarer leur valeur en douane. Cela vaut également lorsque la marchandise est exportée gratuitement pour le destinataire - par exemple pour le cas d’envois d’échantillons, de cadeaux, de dons ou d’une livraison de remplacement gratuite du fait de la garantie d’un produit ou par simple geste commercial.

Ainsi, une facture pro forma est émise pour servir aux douanes plutôt que comme facture commerciale. La déclaration fait état de la valeur des marchandises exportées et a donc une fonction purement informative.

De plus, la facture pro forma est utilisée comme copie préalable d’une facture commerciale. Par exemple, si le destinataire paie à l’avance. Dans ce cas particulier, la facture pro forma peut alors servir de demande de paiement.

Les factures pro forma sont également courantes pour les transactions traitées par lettres de crédit ou comme condition préalable à la délivrance de licences d’importation.

En règle générale, une facture pro forma n’implique aucune écriture comptable ni chez l’expéditeur ni chez le destinataire.

Une facture pro forma peut toutefois être utilisée comme document de remplacement pour la comptabilité si la facture originale n’a pas encore été reçue, mais que vous devez déjà passer une écriture. Si un service a été effectué et que vous savez combien il vous coûte mais qu’aucune facture n’a encore été reçue, vous pouvez utiliser la facture pro forma pour ce montant. Dès que la facture originale est reçue, elle remplace la facture pro forma. Ces documents de substitution ou d’auto-documentation sont émis, par exemple, pour effectuer une régularisation de votre comptabilité à la fin de l’exercice.

La facture pro forma est en grande partie la même que la facture commerciale, mais doit être présentée explicitement comme une facture pro forma. Ainsi il faudra afficher clairement comme intitulé de votre document « Facture pro forma » ou « Pro forma invoice ».

Si vous émettez une facture pro forma pour le commerce extérieur, nous vous recommandons d’être le plus précis possible afin que l’importateur et l’autorité compétente du pays importateur puissent avoir toutes les données nécessaires pour que le dédouanement se fasse au plus vite.]

Les informations globalement nécessaires pour les factures d’exportation sont :

• Nom et adresse de l’expéditeur
• Nom et adresse du destinataire
• Numéro d’identification fiscale
• Numéro d’immatriculation au registre du commerce
• Date d’émission de la facture
• Numéro de la facture
• La quantité et la désignation commerciale des marchandises
• Déclaration de provenance des marchandises (et si besoin de certains matériaux)
• Prix à l’unité et prix total
• Frais d’emballage, d’assurance et de transport convenus (séparément)
• Référence à une exonération fiscale éventuelle
• Coordonnées bancaires de l’expéditeur
• Modalités de règlement
• Date de livraison
• Conditions de livraison
• Données sur le conditionnement
• Numéros tarifaires

La facture doit être signée à la main et parfois estampillée d’un cachet d’entreprise.

La facture pro forma se distingue de la facture commerciale par son nom et sa fonction. Avec la facture pro forma, vous indiquez clairement que la facture a été créée uniquement pour des raisons formelles et ne contient donc pas de demande de paiement. Contrairement à la facture commerciale, vous ne spécifiez pas d’objectif de paiement dans cette facture.

Dans certains pays, la facture pro forma est considérée comme une confirmation de commande tandis que dans d’autres, elle remplit parfois la fonction d’une offre.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.