Ecrire une confirmation de commande : pourquoi et comment ?

Si vous recevez une commande d’un client, vous devriez accuser de sa bonne réception par écrit. Vous pouvez ainsi lui annoncer que sa commande a bien été acceptée et qu’elle est en cours de traitement. Les entreprises et travailleurs indépendants qui perçoivent des revenus sur l’expédition de produits ou bien par des services commandés à distance doivent se montrer irréprochables vis-à-vis des documents commerciaux à fournir, ainsi que les détails qu’ils contiennent. Grâce à cet article, vous allez découvrir les différents points à prendre en compte lorsque vous créez une confirmation de commande, et comprendre comment doivent être son contenu et sa structure.

Une confirmation de commande est un écrit annonçant que la demande de service ou de produit d’un client a bien été prise en compte et qu’elle va être traitée. Avec une telle confirmation, vous assurez au client que sa demande est en cours de traitement et qu’il recevra les produits souhaités dans les conditions évoquées. Cet écrit vous engage à respecter les conditions convenues.

La réalisation d’une confirmation de commande est une pratique courante dans le monde des affaires. L’envoi de cette confirmation est imposé par la loi dans certaines conditions. Pour que les conditions négociées d’une livraison ou d’un service soient compréhensibles ultérieurement, une confirmation de commande devrait toujours être un document écrit.

Il est nécessaire de présenter une confirmation de commande au client dès l’acte d’achat. C’est cet écrit, accepté par les deux parties, qui décide qui est responsable d’un éventuel manquement aux engagements évoqués sur ce même papier en cas de litige. Fixer un accord via une confirmation de commande est particulièrement important, notamment lorsque les conditions et détails n’ont été fixés qu’à l’oral.  

Selon certaines circonstances, vous êtes tenu obligé en tant que fournisseur ou prestataire de service d’envoyer une confirmation :

• Lorsqu’un client abandonne une commande sans avoir reçu la confirmation correspondante au préalable.

• Si vous avez conclu une vente sans engagement ou que vous avez utilisé des clauses libératoires, vous devez dans ce cas spécifier les conditions de l’offre (prix, quantité, description des performances, etc.) via un nouveau devis ou bien au sein de la confirmation de commande.

• Lorsqu’il y a une modification par rapport à la prestation annoncée, c’est-à-dire en ce qui concerne le prix ou la quantité généralement.

• Si vous avez soumis différentes offres au client.

• Si le client effectue une commande trop tard et que le contenu est déjà en rupture de stock.

Il est notamment conseillé de confirmer une commande avec vos nouveaux clients afin d’éviter les malentendus et de montrer que vous maîtrisez le métier.

Concernant le contenu et la structure d’une confirmation de commande, il existe certaines exigences qui ressemblent fortement à celles en vigueur avec les devis. La structure de ces deux types d’écrits commerciaux est en effet similaire. Lorsqu’une commande est précédée d’un devis que le client a accepté, ce dernier est souvent envoyé au client accompagné d’une note de confirmation plutôt qu’avec une réelle confirmation de commande. Un devis écrit convient cependant aussi comme confirmation de commande séparée. Il y a néanmoins quelques différences dont il faut tenir compte.

Les concordances entre devis et confirmation de commande sont assez claires : tout comme sur un devis, il convient de faire apparaître le nom, l’adresse et le logo de votre entreprise. La seule différence avec le devis est le fait d’inscrire, en dehors de la date et du numéro de client, le numéro de commande ou de facture plutôt que le numéro de devis. Vous devez mentionner la date de la commande dans le titre ou bien le corps de texte. S’il s’agit d’une acceptation d’une offre, il faut se référer à l’offre précédente (en mentionnant le numéro de devis par exemple).

La plus grande différence entre un devis et une confirmation de commande se trouve dans le corps du texte : avec une confirmation de commande, il convient de renoncer à tout aspect commercial ou promotionnel car votre client est déjà convaincu par vos services et vous a déjà fait confiance pour la commande. Cela diminue logiquement le volume du texte nécessaire. De plus, il convient que le texte soit concis et clair, formulé simplement sans langage technique. On remercie tout simplement souvent le client pour la confiance accordée, puis on liste les performances convenues (nom, quantité, prix du produit ou service).

Vous devriez en général faire attention à ce que votre confirmation de commande contienne les informations suivantes :

• Nom de l’offre, du client de la commande (numéro de commande)

• Description et caractéristiques des produits ou services

• Quantité et prix des produits et services

• Indication de la date de livraison ou de la prestation de service

• Conditions de paiement et de livraison

• Coûts de livraison et d’emballage

• Frais de gestion

• Indications sur la réserve de propriété, sur le droit d’utilisation et le lieu d’exécution

• Renvoi aux conditions générales de vente et au tribunal compétent

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Le moment de l’envoi de la confirmation de commande est également crucial. Après vous être assuré de la bonne prise en compte d’une commande, il convient d’écrire la confirmation de commande aussi vite que possible. Envoyez-la idéalement au cours du même jour ouvré que la prise de commande. La confirmation doit être envoyée au plus tard 3 jours après la commande, mais plus cela est fait tôt, plus vos clients auront une impression de professionnalisme.

Des incidents peuvent parfois mener à repousser le rendez-vous de livraison ou la date prévue. Même si cela n’est pas censé se produire, il est possible que la confirmation diffère de la description de l’offre. Cela peut mener à l’annulation du contrat.

Etant donné qu’une confirmation de commande est considérée comme une lettre de commerce d’un point de vue juridique, vous êtes obligé de la conserver un certain temps. Le délai varie de pays en pays.

Avec une confirmation de commande, il est avant tout important de n’oublier aucun détail d’importance. Faites attention à la justesse de toutes les indications. Une erreur peut aboutir à des désaccords entre le client et vous. Vous ne pouvez que vous référer aux informations tenues dans la confirmation de commande, telle une pièce à conviction.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.