Créer une facture : fil rouge pour entrepreneurs et indépendants

Avec une facture, vous informez votre client du montant à payer pour une livraison de marchandise ou de service. Les factures contiennent aussi la plupart du temps des demandes de paiement. On écrit en général ces factures via des programmes de bureautique tels que Microsoft Word ou bien des programmes spéciaux, qui proposent souvent un service en ligne ou Cloud.

Grâce à ces factures, les entreprises, travailleurs indépendants et entrepreneurs justifient au fisc l’état de leurs finances, avec leurs revenus et leurs dépenses. Cette preuve écrite est aussi importante pour l’entreprise émettrice de la facture que pour son client. En effet, une déduction avant impôt, permettant aux employeurs et aux travailleurs indépendants de récupérer le crédit d’impôt sur le chiffre d’affaires qui leur est dû de l’Etat, est possible seulement si l’entreprise est en possession de ces factures en bonne et due forme. Si vos factures ne sont pas présentées correctement, cela peut engendrer des conflits avec vos clients ou avec le fisc. IONOS vous explique dans les paragraphes suivants comment effectuer des factures irréprochables d’un point de vue juridique ainsi que les avantages proposés par les logiciels de facturation en ligne spécifiques.

Le temps où l’on écrivait des factures à l’aide d’une machine à écrire est révolu depuis longtemps. L’ordinateur est entre-temps devenu l’instrument principal de facturation. Les programmes de traitement de texte ou autres logiciels de bureautique sont souvent utilisés à cet effet. Les suites de logiciels comme Microsoft Office ou LibreOffice sont très répandues chez de très nombreux utilisateurs et permettent, une fois installées, de commencer facilement à créer des factures sans frais supplémentaires.

En dehors de ces programmes de bureautique, de plus en plus de petites et moyennes entreprises utilisent des programmes de facturation indépendants. Beaucoup de ces logiciels de facturation peuvent être acquis séparément. Ce sont des programmes spécialement conçus pour émettre des factures. D’autres applications font au contraire partie intégrante d’un programme de comptabilité, avec lequel vous pouvez accomplir de nombreuses autres tâches liées à la comptabilité de votre activité. La plupart de ces programmes sont utilisables sur Internet : ils sont proposés via un hébergement Cloud comme logiciels en tant que service (SaaS pour Software as a Service en anglais).

En dehors de modèles de facturation, ces programmes proposent d’autres fonctions utiles. Des logiciels peuvent par exemple récolter des informations et données d’un client depuis une base de données pour établir la facturation correspondante. Tout ce que vous avez à faire est de configurer le programme avec les bases de données nécessaires lors de la première utilisation pour ne pas avoir à taper les données laborieusement à la main à chaque fois. En général, de nombreux processus sont automatisés sur un logiciel de facturation : le programme prend ainsi en charge toutes les tâches de manière standardisée, de la rédaction à la facturation en passant par la numérotation continue des factures ou le calcul de l’impôt sur le chiffre d’affaires. Ils proposent aussi souvent des fonctions de contrôle qui veillent à ce que toutes les mentions obligatoires d’une facture soient présentes.  

Certains outils vous rappellent par ailleurs si vous avez des factures ouvertes, lorsqu’un client particulier n’a pas effectué son paiement dans le temps imparti. Ils vous proposent pour la plupart aussi la possibilité de placer des rappels pour les factures encore ouvertes. Ces fonctions de contrôle et d’aide doivent garantir le parfait déroulement de votre facturation ainsi que de tous les processus liés.

Si vous utilisez un programme lié au Cloud pour vos facturations en ligne, vous pouvez économiser encore plus de temps et de travail. De nombreux outils en ligne pour la rédaction de factures disposent d’une fonction d’expédition. Cela ne comprend pas seulement la jonction avec votre adresse email : certains fournisseurs proposent également l’expédition par la poste, ce qui peut vous éviter de nombreux déplacements.

Avec un service Cloud, vous profitez, à condition d’être connecté à Internet, d’un accès à votre base de données de factures depuis n’importe où sur un ordinateur (et parfois aussi sur un smartphone). Avec un tel Software as a Service, vous n’avez pas à vous soucier de la sauvegarde de vos documents, car ces derniers sont automatiquement enregistrés sur le serveur du fournisseur correspondant. L’installation et l’actualisation du programme n’ont pas non plus à  être prises en charge par vos soins, mais par ceux du fournisseur que vous avez choisi.

Une facture est, au regard des mentions obligatoires, à différencier d’une lettre de vente, d’une confirmation de commande ou d’un bon de livraison. Tous ces documents sont assez similaires jusqu’à un certain degré et contiennent des mentions obligatoires à plusieurs niveaux.

Comme sur toute autre lettre commerciale, votre logo devrait apparaître distinctivement sur une facture : il est souvent placé sur la partie supérieure du document. Si vous n’avez ou n’utilisez pas de logo, vous pouvez aussi simplement utiliser le nom de votre entreprise.

S’ajoutent à cela des formalités obligatoires pour un écrit d’une entreprise pour un client : mentionnez le nom, la forme juridique et l’adresse de votre client ainsi que les indications appropriées sur votre entreprise. Vous pouvez aussi y ajouter vos données de contact pour des questions éventuelles (téléphone, email). Il est possible d’y inscrire votre numéro fiscal privé ou votre numéro d’identification à la TVA. Il est aussi possible de lister les détails de votre entreprise en bas de document.

Après le titre (la mention « facture » suffit amplement pour cela), vient la partie individuelle de la facture : en dehors du numéro de facture, il faut aussi mentionner le numéro du client et la date. Etablissez ensuite une liste des prestations que vous facturez à votre client. Ensuite, le nombre de produits livrés ou l’étendue du service convenu est mentionné. Vous pouvez indiquer grâce à des mots-clés le type de marchandises ou de service pour chaque prestation facturée. Si vous vendez plusieurs produits à un client, indiquez la quantité, mais aussi le prix unitaire et total.

Après l’énumération des performances les unes après les autres, il convient d’indiquer le montant total de toutes les performances. Indiquez ensuite la somme de toutes les performances mentionnées, puis le montant des taxes (TVA) et enfin le montant net.

Sous la somme brute, indiquez la date limite du paiement pour le client (n’oubliez pas d’indiquer vos coordonnées bancaires pour ce paiement) ainsi que la date de livraison ou de la réalisation de la prestation.

Les textes de loi français détaillent les mentions à intégrer à une facture. Il y a plusieurs obligations de contenu, que nous vous listons ci-dessous :

• Nom et adresse de votre entreprise ainsi que du bénéficiaire de la performance

• Numéro d’identification auprès du greffe, siège social, statut juridique

• Date d’émission de la facture, de la vente ou de la prestation de service

• Quantité et dénomination précise des produits et services

• Prix unitaire hors taxe et réductions éventuelles consenties

• Date d’échéance du paiement et pénalités de retard

Avec les factures simplifiées, vous pouvez décider des mentions à inclure. Ces dernières ne sont possibles qu’avec des montants inférieurs à 100 euros hors TVA ou si l’activité en question implique l’impossibilité de faire figurer les mentions obligatoires d’une facture classique. Leur utilisation est cependant peu répandue. Il est par ailleurs dans certains cas interdit d’utiliser ce type de facture : 

• Vente à distance

• Livraison de biens avec installation et montage

• Livraisons intracommunautaires exemptées

• livraisons et prestations de services transfrontalières avec report de paiement de la taxe.

La date et le numéro séquentiel de la facture simplifiée doivent apparaître tout comme les coordonnées du client et du fournisseur, la description du bien livré ou de la prestation de service, le taux de TVA et son montant. Eventuellement, une facture simplifiée peut contenir la référence à la facture d’origine.

La transmission d’une facture peut se faire par la poste ou par voie digitale. Avec cette dernière, le client doit avoir indiqué son accord au préalable. Ceci peut être mentionné dans les conditions générales de vente ou bien être demandé directement au destinataire. Cette facture peut donc être envoyée par email ou bien via une option de téléchargement.

L’enregistrement électronique d’une facture imprimée sur papier est possible si vous scannez cette dernière et si elle est distinctivement lisible. Vous devez toujours stocker ces documents électroniques, car stocker uniquement les versions imprimées n’est pas autorisé.  

Assurer vous de la bonne conservation de vos fichiers : les disques durs modernes sont à ce titre plus efficaces que des CDs ou DVDs. Il convient par ailleurs d’effectuer des copies de sécurité de vos factures de temps à autres (et tout autre document faisant office de preuve commerciale ou juridique) sur différents moyens de stockage.

Concernant cet aspect, les programmes de facturation en ligne représentent un grand avantage, car les factures sont enregistrées sur le serveur du fournisseur et stockées pour vous sur le long-terme. Pour vous assurer de ne pas vous heurter à des règlements gênants sur le stockage, vous pouvez opter pour un hébergement sur des serveurs Cloud allemands.

Les factures, qu’elles soient imprimées ou au format numérique, sont soumises aux mêmes obligations de conservation : elles doivent être conservées 10 ans (contre 2 ans pour des personnes privées). Le délai commence lors du dernier jour de l’année où vous avez envoyé ou reçu une facture. Si vos factures sont sous la forme de papier thermique, vous devez créer des copies, car la visibilité se réduit rapidement sur ce type de papier.

La création et l’organisation de factures se fait principalement par ordinateur. Avec un modèle exemple, vous économisez du temps pour la rédaction de vos factures, que ce soit pour le logo ainsi que toutes les mentions obligatoires à inclure pour votre entreprise (comme le nom, l’adresse ou le numéro d’identification). Vous n’aurez qu’à adapter les informations sur le client et la prestation proposée pour les factures suivantes. Divers programmes de bureau permettent de créer vos factures mais il est encore plus facile d’organiser et de traiter des factures avec un programme de facturation spécifique. Un investissement est même vite rentabilisé avec une grande quantité de commandes. Les applications Cloud sont particulièrement efficaces et vous permettent de ne rentrer les données de vos clients qu’une seule fois avant de pouvoir standardiser tous les processus d’envoi de courriers et courriels, de facturation, de gestion de stock et autres. Les exigences de base se transforment toutefois constamment, indépendamment du programme sur lequel vous émettez la facture. Assurez-vous de bien fixer toutes les mentions obligatoires, contrôlez leur justesse et envoyez les factures aussi vite que possible à vos clients. En effet, les clients, mais aussi le fisc, attendent une qualité irréprochable de cette preuve d’achat. Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.