Créer un bon de livraison : fond et forme

Si vous remettez des marchandises à un client, il est opportun de lui proposer un bon de livraison, ou bordereau de livraison, joint à la marchandise. L’envoi d’un tel bon de livraison n’est pas une obligation, mais plutôt une prestation de service appréciée par les clients. Le destinataire peut ainsi comprendre de manière optimale quel est le contenu de la livraison et si la commande a été livrée intégralement ou s’il y a une différence entre cette dernière et le contenu affiché sur le bordereau de livraison.

Un bon de livraison est un bordereau d’accompagnement d’une marchandise, soit un document décrivant tous les biens distribués. D’un point de vue juridique, ce papier représente une lettre commerciale.

D’une part, ce document donne un aperçu des produits commandés par le client pouvant être ajusté au moment de l’expédition en fonction des biens livrés. D’un autre côté, il représente une preuve de la confirmation des marchandises livrées pour le livreur et peut servir de modèle pour la facture.

Dès lors qu’un client effectue une demande de livraison, vous devriez vous charger de cette dernière aussi vite que possible. Si vous créez un bon de livraison pour une commande, vous profitez des avantages suivants : vous pouvez l’utiliser comme liste de vérification et elle peut, comme évoqué précédemment, servir de pièce justificative pour la livraison effectuée.

Si vous créez vous-même un bon de livraison, vous devez faire attention à ce que les marchandises indiquées soient complètement jointes à l’envoi. Par ailleurs, tous les articles évoqués dans le bordereau de livraison doivent aussi apparaître sur la facture (la facture peut soit être jointe au bon de livraison et aux articles, soit être envoyée séparément ultérieurement).  

Vous pouvez aussi communiquer via le design de votre entreprise sur ce bon de livraison : si vous intégrez un logo ainsi que des éléments de design ou couleurs de votre entreprise, vous améliorez la reconnaissance de la marque par vos clients.

Il est recommandé de reprendre un style de présentation similaire au devis ou à la confirmation de commande pour votre bon de livraison.  Le bon de livraison se distingue fondamentalement de la facture pour une livraison de marchandise : les deux écrits listent les produits livrés et contiennent les mentions obligatoires d’une lettre commerciale (nom d’entreprise, votre adresse ainsi que celle de votre client, date, etc.).

Toutefois, à la différence de la facture, les prix des différents articles ne sont pas indiqués sur le bon de livraison.

La structure du bon de livraison est assez simple. Le titre peut comporter simplement un numéro d’offre, de bon de livraison ou autre. Le corps du texte comprend la liste des produits de la livraison. Un bon accompagnant des produits comprend habituellement un champ libre sur lequel le destinataire doit émarger et indiquer la date de la réception. Cela sert aussi à confirmer la réception des produits dans un bon état.  Si vous utilisez une forme traditionnelle du bon de livraison, ajoutez dans l’idéal une copie de l’écrit, qui vous certifie que le client a accepté.

Les bordereaux de livraison sont aussi de plus en plus envoyés par email, en même temps que l’expédition de la marchandise. Etant donné que l’email, à la différence d’un courrier classique, atteint directement son destinataire, rappelez la date de livraison au client. En outre, vos clients obtiennent un aperçu de la commande arrivante, ce qui est un avantage, avant tout pour les grosses commandes. Pour un bon de livraison digital, vous n’avez naturellement pas besoin d’espace réservé au client pour signature.

Il convient enfin de mentionner que le contenu de cet écrit n’est pas déterminé légalement. Il n’y a dont pas de mentions obligatoires, cependant, certains standards tels que la checklist se sont imposés comme coutume :

• Mention du nom et de l’adresse de votre entreprise et du destinataire (incluant l’adresse de facturation et de livraison, dans le cas où ces deux dernières ne sont pas les mêmes).
• Date de la commande, de l’expédition et de la livraison
• Numéro de commande / Nom de commande
• Liste des produits (description et nombre des différentes marchandises)
• Note sur la propriété de la marchandise (le produit livré appartient à l’expéditeur jusqu’au paiement complet)
• Livraisons supplémentaires prévues, si besoin

Tout comme avec toutes les autres lettres commerciales, il convient d’établir un modèle à l’image de votre entreprise, que vous utiliserez pour tous vos bons de livraison. Si vous n’avez pas encore d’exemplaire de modèle, vous pouvez opter pour les modèles de bons de livraison, utilisables avec Word et Excel.

Si l’expédition d’un bon de livraison n’est pas obligatoire, vous êtes tout de même obligé de conserver une copie dès lors que vous l‘envoyez au client. Un bordereau de livraison vaut juridiquement comme une lettre commerciale et doit donc être conservée pendant 6 ans (la facture doit quant à elle être conservée 10 ans). La facture peut également servir de bon de livraison, mais elle doit cependant également contenir les prix unitaires et globaux des différentes performances commercialisées. Dans ce cas, l’ensemble de l’écrit doit être conservé dix ans.

Comme il s’agit d’un document commercial soumis à une obligation de conservation, vous devez conserver au moins deux exemplaires de l’écrit : le premier est soit envoyé au client par courrier, soit par email. Vous devez archiver le second. Quant aux bons de livraison que le client doit signer, il est même avisé d’en conserver trois exemplaires : un exemplaire permet au transporteur de confirmer la bonne réception du produit (intact). Le convoyeur conserve le deuxième exemplaire car il constitue une preuve de la bonne réception de l’envoi. Le troisième bordereau de livraison est prévu pour le destinataire.

Si vous voulez garder une version imprimée du bon de livraison signé ou muni d’un cachet de réception, vous n’êtes pas obligés de posséder un document digital. Tant que tout est lisible, on peut scanner simplement le document et le classer sur un ordinateur. En stockant vos documents sur des ordinateurs, vous gagner de l’espace de rangement et vous vous assurez un accès rapide à tout document souhaité.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.