Qu’est-ce que les comptes clients ?

La plupart des entreprises et travailleurs indépendants sont en relation quotidienne avec les clients auxquels ils livrent des marchandises ou des prestations de service. Qu’il s’agisse d’une livraison, d’une prestation manuelle ou d’un service : de telles missions ne sont pas toujours payées immédiatement après leur exécution. Il est plutôt d’usage d’établir des factures et c’est ensuite le service comptable qui se charge de la gestion du chiffre d’affaires restant dû. Ici, ce sont les comptes clients qui entrent en jeu. Qu’entend-on exactement par ce terme et quels sont les objectifs des comptes clients ?

Le terme « débiteur » est emprunté au latin « debitor », dérivé de dēbēre « devoir ». Dans le monde des affaires, il faut souvent traiter avec des clients de toute sorte. Ces derniers achètent des marchandises ou ont recours à des prestations de service desquelles résultent des exigences et réclamations. Le client a des dettes envers le fournisseur et devient ainsi un débiteur. Les comptes clients sont ainsi appropriés pour gérer ces créances.

Les notes de crédit font aussi partie de ce domaine de la comptabilité (elles sont aussi connues sous le nom d’avoir). Si un client doit obtenir un avoir de son prestataire de service en raison d’une réclamation sur la livraison ou d’une erreur de facture, le cas ne relève pas du domaine des comptes fournisseurs. Puisqu’il s’agit encore d’une relation d’affaire envers un client, les notes de crédit (donc les exigences des clients envers le prestataire de service) seront traitées par les comptes clients.

En règle générale, il existe pour chaque client un compte séparé de ce type. Quelques entreprises réunissent cependant des groupes de clients sous un seul compte débiteur. Les comptes clients ont pour objectif de tenir ces comptes à disposition à des fins de maintenance et d’analyse.

À l’aide de ses comptes, les postes non soldés (factures impayées) peuvent être facilement surveillés. En règle générale, un logiciel de comptabilité peut utiliser des avertissements afin d’attirer l’attention sur les créances échues ou en attente. Par ailleurs, le système de comptabilité est souvent en liaison direct avec les comptes bancaires de l’entreprise et permet de consulter électroniquement les relevés bancaires. Le logiciel porte ensuite automatiquement en compte les paiements entrants sur les comptes clients concernés et compense ainsi les exigences de paiement le cas échéant.

Les comptes clients ne servent pas uniquement à archiver les transactions commerciales. Cela signifie que vous ne documentez pas seulement vos exigences de paiement pour conserver un aperçu général mais aussi pour constater qui a encore des dettes envers vous. Les comptes clients vous permettent également de conserver un œil sur les flux de trésorerie. Il vous aide aussi à mieux évaluer vos affaires futures avec vos clients.

Généralement, les objectifs des comptes clients se divisent en deux parties : la gestion des créances et l’analyse des créances. Les deux ont en commun de mettre l’accent sur la relation d’affaires avec les clients. Il s’agit de personnes privées, d’autres entreprises ou des organismes publics auprès desquels l’entreprise livre des marchandises et/ou une prestation de service. Dès que les prestations et la rémunération ne sont pas directement échangées, l’entreprise émet une facture qui restera ouverte jusqu’à ce que les clients aient réglé leur dette.

La gestion des créances (également appelée la gestion des postes non soldés) est aussi une partie fondamentale des comptes clients. Les missions dans le cadre de la gestion des créances sont par exemple :

• Répertorier et sauvegarder les postes non soldés
• Générer et envoyer des factures (sur papier ou par voie électronique sécurisée)
• Enregistrer les paiements des clients et les affecter aux factures ouvertes
• Contrôler les échéances de paiement
• Créer des rappels de paiement

L’une des fonctions de la gestion des créances concerne la relance : une mission importante des comptes clients consiste à écrire des relances, lorsque les clients sont en retard dans le paiement de leurs factures. Lors de retards de paiement inhabituels, les rappels de paiement et relances sont utilisés pour tenter d’obtenir le montant dû.

Si les débiteurs ne réagissent pas aux relances dans le délai imparti, l’entreprise a la possibilité de faire appel à des sociétés de recouvrement et lancer une procédure de recouvrement judiciaire conformément à la loi, avec un avis de relance, une procédure judiciaire jusqu’à l’avis d’exécution.

En outre, le service comptabilité clients peut non seulement traiter les factures sortantes et les paiements entrants mais aussi s’occuper de la mise en place et la gestion des méthodes de paiement. Il s’agit, par exemple, d’établir un mandat SEPA pour les clients ; de telle sorte que les paiements puissent être encaissés sous forme de prélèvements SEPA, ce qui facilite souvent le travail des deux parties.

L’analyse des créances se fait par le biais de deux informations différentes : d’une part, on examine les impayés des clients, d’autre part les clients, avec leur comportement de paiement. Grâce à la première information, les comptes clients fournissent des informations sur la liquidité de l’entreprise. Si la direction sait quand s’attendre à quels paiements, elle peut obtenir des informations sur la marge de manœuvre financière dans le temps et ajuster sa planification en conséquence.

Qui plus est, les comptes clients permettent de garder un œil sur les clients. Des informations sur le comportement de paiement des débiteurs individuels, mais aussi une analyse du comportement de paiement général de tous les clients fournissent des informations précoces sur les risques potentiels pour l’entreprise et éventuellement pour l’ensemble du secteur. Il existe également des ratios spéciaux à cet effet, tels que la répartition du chiffre d’affaires par client et par poste, la durée moyenne des créances, l’étendue de l’utilisation des escomptes ou les tendances en jours de retard.

Un outil d’analyse important est l’Aging Listing (de l’anglais aging = vieillissement). Il s’agit de liste de répartition temporelle des postes non soldés. Les Aging Lists compriment les données sur le comportement de paiement et la solvabilité des clients et regroupent les créances en fonction de leur âge à partir de la date de la facture ou de l’échéance, jusqu’à 30 jours, de 30 à 60 jours et ainsi de suite. Ces listes comprennent des données telles que les limites de crédit client et leur utilisation, les échéances et les dépassements de paiement. Selon la gamme de produits de l’entreprise, ces listes peuvent être créées en fonction de groupes de clients, de groupes de produits ou d’autres critères.

Imaginons que votre entreprise produise et vende des pièces en plastique. Un client vous rencontre et aimerait obtenir une pièce spéciale en grande quantité. Puisqu’il s’agit ici d’une commande importante, la première étape des comptes clients est d’évaluer la situation financière du client et son historique de paiement. Si rien de négatif ne transparaît, le contrat de livraison peut être établi. Il faut y mentionner le type de livraison, les échéances pour le règlement des factures ainsi que les conditions de paiement. Les livraisons « juste à temps » doivent être effectuées pour la production sur le site client. Les factures partielles sont à envoyer mensuellement et des délais de paiement de 30 jours sont convenus. Les comptes clients enregistrent et envoient les factures partielles et assurent le suivi des encaissements associés.

Puisque le nouveau client pour cette commande n’est plus aussi fiable qu’auparavant et que les délais de paiement sont dépassés, le service des comptes clients rédige des rappels de paiement appropriés et informe le service commercial de la situation. Leurs discussions avec le client n’aboutissent pas, dans un premier temps, à une amélioration de la situation. Ainsi, le service des comptes clients formule un rappel avec la menace d’un arrêt de livraison. Le client réagit alors par des paiements accélérés. L’analyse des créances documente les difficultés de paiement et stocke ces informations pour d’éventuelles affaires futures avec le client.

Le sous-domaine de la comptabilité financière qui est d’une manière opposée à la comptabilité clients est appelé comptabilité fournisseurs. Alors que la première traite des relations avec les clients, la seconde traite avec les fournisseurs. La comptabilité fournisseurs peut également aider l’entreprise à garder un œil sur ses liquidités. Les marchandises et les services sont achetés à crédit et payés à l’aide de conditions de paiement et d’escomptes de règlement.

La comptabilité fournisseurs livre des informations sur l’importance des dettes auprès de chaque fournisseur. L’ensemble des comptes fournisseurs et des comptes clients donne donc une image de la situation financière actuelle de l’entreprise par rapport aux fournisseurs et aux clients : quels sont les paiements dus, quand et à quel moment, et quelles recettes faut-il espérer ?

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