Les encaissements et décaissements expliqués simplement

Le mois de mai représente une source de stress pour de nombreuses entreprises. Non seulement la déclaration d’impôt doit être remplie et envoyée à temps, mais le fisc a aussi besoin d’une déclaration des gains et un aperçu précis de toutes les entrées et sorties d’argent liées à l’exploitation de l’entreprise afin de déterminer le montant des impôts à payer. Mais que signifie encaissement et décaissement exactement ? Et le budget de trésorerie ? Et comment sont-ils utilisés concrètement ?

Le budget de trésorerie est concrètement la différence entre les encaissements et les décaissements sur une période donnée, qu’il s’agisse d’un mois, d’un trimestre, semestre, etc. Autrement dit, ce sont les entrées et sorties d’argent issues des charges et produits. Le budget de trésorerie permet de mettre en avant les entrées et sorties bancaires pour déterminer la trésorerie nette d’une entreprise, qui nous donne les informations nécessaires pour des prévisions et le pilotage de la gestion de trésorerie. Elle permet d’anticiper une baisse de régime de l’activité de votre entreprise. Ces informations sont d’autant plus utiles lors d’une création d’entreprise ou phase de développement.

Ce budget de trésorerie est soumis à des obligations : il doit pouvoir établir la situation des encaissements et décaissements chaque mois pour éventuellement mettre en relief une insuffisance de trésorerie et y remédier en adoptant les mesures appropriées. De plus, il doit déterminer la situation financière prévisionnelle de l’activité grâce au solde de fin de période budgétaire.

Les entrées (encaissements) et les sorties (décaissements) effectives d’argent sont les montants directement imputables du compte d’exploitation. Les montants en attente, comme par exemple les entrées d’exploitation, dépenses via des tiers (comptes de passage) ou variations de stocks (de marchandises ou articles de vente) restent non pris en compte. Il suffit de regarder quels montants sont entrés et sortis de votre compte (ou caisse) pendant une période précise : c’est le principe des encaissements et décaissements.

Revenons sur les composantes des encaissements et décaissements.

C’est l’ensemble des sommes que l’entreprise va percevoir sur une période donnée, avec entre autres :

• les créances clients, toutes taxes comprises
• les subventions à percevoir
• emprunts
• apports en numéraire ou compte associé
• remboursements de crédits d’impôt (TVA, apprentissage, etc.)
• produits de cession des immobilisations

Un budget de trésorerie nécessite l’identification des variables suivantes :

• délai de paiement aux fournisseurs
• délai de paiement des clients
• dates de prélèvement des divers impôts et taxes en vigueur
• dates de paiement des salaires
• dates limites de paiement des charges sociales

Ce budget de trésorerie est une composante essentielle d’un business plan. Il est avisé de le combiner avec différents documents prévisionnels (bilan, plan de financement, compte de résultat).

Un point intéressant avec le budget de trésorerie est qu’il permet non seulement de déterminer le montant des gains, mais il influence aussi le montant des impôts à payer. Car plus votre gain est élevé, plus le montant des taxes le sera aussi. De nombreuses entreprises ont donc des approches tactiques et essaient d’assigner les revenus à la fin de l’année afin de maintenir une marge bénéficiaire aussi basse que possible le long de l’année. Vous pouvez ainsi facilement obtenir des allégements fiscaux avec cette méthode.

La date de sortie du paiement des décaissements est décisive dans le calcul de vos gains. Faites attention à bien conserver vos factures et autres reçus. La date de paiement est bien indiquée sur ces documents. En tant qu’outil prévisionnel, utilisez ce budget de trésorerie pour renégocier les conditions de paiement avec vos clients et fournisseurs et éviter des écarts désavantageux.

Pour déterminer le montant de cette TVA à payer, il convient de remplir une déclaration de TVA destinée au fisc. Cette déclaration peut être mensuelle ou trimestrielle. Dans le cas d’une déclaration mensuelle, vous devez soustraire la TVA collectée (mois n) à la TVA due (mois n). Il faut encore soustraire à cela la TVA récupérable sur les charges (n-1) et immobilisations (mois n) ainsi que le crédit de TVA (n-1). Si le résultat est positif, l’entreprise doit de l’argent à l’Etat, s’il est négatif au contraire, l’entreprise obtient une créance de l’Etat.

Il y a une exception particulière avec les décaissements : les amortissements. Il s’agit de l’usure d’un actif (une machine par exemple). L’investissement d’une machine ne doit fiscalement pas être comptabilisé entièrement lors de l’achat. Les frais engendrés doivent être répartis sur plusieurs années, conformément à la durée d’utilisation prévue de la machine.

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