Les exigences fiscales pour les caisses enregistreuses.

Vous dirigez une entreprise qui génère des revenus entièrement ou partiellement à partir de transactions en espèces ? Alors vous devez savoir que l’extraction des données de ces encaissements sert aussi de base pour calculer la taxation, dont notamment la TVA ou l’impôt sur les sociétés. C‘est pourquoi il est nécessaire de soigneusement documenter ces données et surtout de se conformer aux obligations de l’administration fiscale. Habituellement, les commerçants et sociétés qui effectuent quotidiennement de nombreuses transactions en liquidités ont notamment recours aux systèmes de caisse électroniques. Ces dernières comportent de nombreux avantages et

• permettent un rapport clair et précis,
• facilitent la coopération avec les autorités financières,
• protègent contre le vol (en particulier par votre propre personnel),
• apportent des interfaces au système de gestion de l’inventaire et facilite les commandes

Comme pour les systèmes de comptabilité, la réglementation pour les caisses enregistreuses comporte en principe les mêmes obligations d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Nous allons voir ci-dessous quelles sont les différents systèmes de caisse électronique et surtout quelles sont les exigences fiscales pour les caisses enregistreuses.

Cela peut surement paraitre étonnant mais la caisse enregistreuse n’est pas obligatoire en France, du moins pas encore. Il n’existe en effet aucun texte de loi qui force un commerçant ou une société à s’équiper d’un tel système. Cependant l’administration fiscale oblige à fournir une note, une trace de toute transaction supérieure à 25 euros TTC et de posséder un cahier de caisse. Toutefois si vous effectuer de nombreuses transactions, une caisse enregistreuse est pratique et représente un énorme gain de temps. Cette dernière permet en effet d’éditer automatiquement des tickets de caisse et de calculer la TVA bien plus simplement. C’est pourquoi l’utilisation de ces systèmes de caisses enregistreuses surtout électroniques est aujourd’hui très populaire.

Cependant toutes les caisses enregistreuses ne sont pas conformes à la réglementation fiscale et il existe aujourd’hui de nombreuses fraudes notamment au niveau de la TVA. C’est pour remédier à ce problème et pour lutter contre cette fraude, qui représente en France tout de même plusieurs milliards d’euros de perte pour l’Etat, qu’un renforcement des mesures et qu’une nouvelle réglementation pour les caisses électroniques fut votée dans la loi de finances 2016 et sera mise en application le 1 er janvier 2018. 

Cette nouvelle réglementation impose aux commerçants d’investir dans un logiciel de caisse ou dans un système de caisse électronique répondant aux obligations légales « d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données », le gérant d’une société doit faire valider son logiciel de caisse par un organisme certificateur dans le but d’obtenir une attestation pour sa caisse enregistreuse.

Seuls les commerçants et les sociétés qui sont soumis à la TVA sont concernés par ce changement. Sont aussi exclus les professionnels avec un chiffre d’affaires annuel inférieur à 82 200 euros et les prestataires de services qui ne dépassent pas 32 900 euros par an. Comme le précise l’article 88 de la loi n°2015-1785  cette disposition sera obligatoire à compter du 1 er janvier 2018 et l’administration pourra ainsi effectuer des contrôles inopinés. Tout commerçant risque une amende 7500 euros par logiciel ou système non certifié, si ce dernier ne peut apporter sous 60 jours une attestation obligatoire, faisant foi de la « non permissivité » de son logiciel de caisse.

Par caisse traditionnelle, on entend tout d’abord une caisse pour les espèces, qui fonctionne sans support technique ou électronique. Ce système primaire est encore utilisé par les petits commerçants et notamment dans la restauration. On peut trouver par exemple les types de caisses suivantes :

• Le tiroir-caisse
• Caisse à monnaie ou monnayeur
• Portemonnaie (pour les serveurs par exemple)

Cela concerne donc essentiellement les transactions en espèces. A noter que tout commerçant doit obligatoirement accepter les espèces et la limite est depuis le 1^er septembre 2015 fixée à 1000 euros par transaction. Une note, qui est donc délivrée par un prestataire de services à un non commerçant, est désormais obligatoire quand le prix atteint au minimum 25 euros TTC et reste aussi obligatoire pour n’importe quel montant si le client en fait la demande.

En principe, toutes les transactions doivent être enregistrées individuellement et avec une description minimale (obligation d’enregistrement individuel) :

• Nom, adresse, raison sociale de l’établissement
• Date
• Détail des prestations et prix
• Total à payer, identification du taux de TVA pratiqué, montant hors taxe et TTC.

L’enregistrement des opérations en espèces doit se faire par ordre chronologique, avec une numérotation des notes et des factures dans ce sens et les différents taux de TVA doivent figurer sur chaque ligne. Concernant la TVA, il est nécessaire de respecter les différents taux (20%, 10 %, 5,5%). Une facture se différencie d’une note puisqu’elle vise les transactions entre professionnels. Cette dernière doit comporter les éléments suivants :

• Prestations fournies
• Prix unitaire hors taxes
• Taux de TVA
• Total hors taxes et taxe correspondante pour chaque taux d’imposition
• Montant total de la taxe à payer

Tous les commerçants ont l’obligation de tenir un livre de caisse ou cahier de caisse. Il doit comporter jour par jour les opérations (entrées et sorties) en espèces « sans blanc, ni ratures ». Cependant par commodité et notamment dans le commerce de détail, le livre de caisse peut englober la totalité des recettes d’une journée avec n’importe quel mode d’encaissement : chèques, cartes bancaires, espèces, tickets restaurants etc.

Remarque : les rapports de gestion, livres de trésorerie ou cahiers de caisse crées avec des logiciels de bureau (comme par exemple Excel) ne sont pas des preuves inviolables. Un logiciel de comptabilité peut être considéré comme « valable » que si des modifications ultérieures ne sont pas possibles, ou alors elles doivent être enregistrées et encadrées.

Les caisses enregistreuses électroniques sont des appareils spécialisés qui enregistrent les encaissements et les dépenses et émettent des reçus. En ce qui concerne la structure et le fonctionnement, on peut distinguer deux types de systèmes : les caisses enregistreuses avec lecteurs d’impression et les caisses enregistreuses informatisées.

• Caisse enregistreuse avec lecteur d’impression : Il existe plusieurs caisses classiques, tout d’abord avec un dispositif mécanique : on parle souvent de caisse enregistreuse numérique ou alphanumérique. Il existe aussi les caisses enregistreuses électroniques simples.
  
  
  • Caisse enregistreuse numérique : la caisse numérique est comme une grande calculatrice équipée d’un clavier, d’un afficheur de prix, d’une imprimante de ticket et d’un tiroir-caisse. Elle permet aussi de calculer la TVA, cependant  elle reste basique au niveau des fonctionnalités. Une caisse alphanumérique est un peu plus perfectionnée (différents modes d’encaissement notamment).
  
  
  • Caisse enregistreuse électronique simple : les caisses enregistreuses électroniques simples n’ont généralement qu’un seul lecteur d’impression. Elles permettent pendant une opération de créer un document pour le client (ticket). Le journal est créé sur un support de stockage électronique. A la fin d’une journée, les informations de trésoreries enregistrées peuvent être sorties via un agenda de caisse. Elles permettent une gestion simple et complète d’un point de vente. Mais par contre aucune évolution logicielle n’est possible.

• Caisse informatisée et logiciel de caisse : par rapport aux simples caisses enregistreuses électroniques, les caisses informatisées offrent un bien plus large éventail de fonctions d’acquisition de données et de stockage. Le fonctionnement des caisses enregistreuses modernes est beaucoup plus confortable grâce notamment aux scanners et aux écrans tactiles. Parfois ces systèmes de caisses peuvent même fonctionner aussi sans le recours d’un employé (le système de self check-out).
  
  
  • Système ouvert : la caisse informatisée classique est un système ouvert ou le matériel et les logiciels peuvent être obtenus en principe séparément les uns des autres. Généralement le logiciel de caisse (solution standard ou logiciel individuel) repose sur un système d’exploitation disponible dans le commerce tel que Windows ou Linux.
  
  
  • Système fermé : les systèmes fermés de caisses informatisés sont composés de logiciels et de matériels provenant exclusivement du même fabricant, fournisseur. Par conséquent, les commerçants ont une certaine dépendance, mais généralement ils bénéficient aussi d’une plus grande sécurité des données et de mesures contre les défaillances du système.

La fraude à la TVA est un problème pour de nombreux pays en Europe. C’est pourquoi la Commission européenne incite les états membres à mieux lutter et notamment à lever les obstacles juridiques qui empêchent les échanges d’informations entre les autorités administratives. De nombreux pays comme la Belgique ou l’Espagne ont récemment instaurés des systèmes perfectionnés de collecte et d’entrepôts de données comptables. La France qui est après l’Italie le plus mauvais élève dans ce domaine vient justement de légiférer sur les logiciels de caisses.

En effet, à partir de janvier 2018, les logiciels et caisses informatisées, dans un système ouvert ou fermé, doivent en France avec la nouvelle réglementation obtenir un certificat et doivent répondre aux critères du texte BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803. Pour plus d’informations sur cette réglementation et sur la procédure d’obtention d’une attestation, vous pouvez consulter notre article sur la nouvelle réglementation pour les caisses enregistreuses.