Le cahier des charges pour les appels d’offres

Un appel d’offres permet de trouver le meilleur partenaire pour l’exécution d’un service ou d’une prestation. Toutefois, pour optimiser ses chances de trouver le bon fournisseur et ne pas avoir de mauvaises surprises, il est important d’établir un cahier des charges : le commanditaire stipule alors ses exigences dans un document clair et bien structuré. Libre ensuite aux entreprises de soumettre une proposition si elles pensent pouvoir y répondre correctement.

Après s’être familiarisée avec le contenu de l’appel d’offres, une entreprise peut en effet essayer de convaincre qu’elle représente le bon fournisseur pour exécuter le projet décrit. Le cahier des charges est donc la base sur laquelle chacun va s’appuyer pour évaluer si les ressources nécessaires sont bien à disposition. Il précise en détail les services que le pouvoir adjudicateur ou commanditaire attend et les conditions dans lesquelles le soumissionnaire doit les remplir.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges dans un appel d’offres ? Selon les points de vue, il va s’agir de la description exacte d’un service requis ou d’un service à effectuer. Il constitue l’élément central des appels d’offres pour lesquels des exigences très spécifiques sont formulées.

Le cahier des charges, également appelée description des prestations, specifications en anglais ou Statement of Work pour les contrats internationaux, constitue donc la base de toutes offres. Dans les dossiers d’appel d’offres, les soumissionnaires traitent des différents points énoncés en expliquant quels services ils peuvent fournir, dans quelles conditions et à quel prix. Par conséquent, le cahier des charges doit être aussi détaillé et précis que possible afin que les entreprises soumissionnaires sachent exactement ce que le client attend d’elles et si elles peuvent répondre à ces attentes. Dans le même temps, le document ne doit pas non plus présenter des informations qui excluent d’emblée certaines entreprises, alors que leur domaine d’activité pourrait leur permettre d’exécuter le contrat.

Dans la pratique, la description du service peut prendre deux formes différentes :

• l’ensemble du service nécessaire à l’exécution de la commande est décrit en énumérant chacun des services partiels qui seront à exécuter. Cela présente l’avantage que les soumissionnaires connaissent non seulement l’objectif du contrat, mais aussi toutes les sous-parties requises pour l’atteindre. Les fournisseurs peuvent par conséquent se faire une idée des ressources nécessaires et des tâches qu’ils auront à accomplir. Les éléments détaillés sur les services partiels permettent par ailleurs de mieux estimer les coûts totaux du projet ;
• la tâche globale seule (c’est-à-dire l’objectif du projet) est décrite dans cette deuxième forme de cahier des charges. Il n’existe pas de catalogue de services, les soumissionnaires doivent déterminer eux-mêmes les services partiels avec lesquels ils veulent exécuter l’ordre. Le commanditaire décide alors quel concept correspond le mieux à ses idées et quelle procédure lui semble la plus efficace.

Le cahier des charges se doit d’être aussi clair que possible. Toutes les formulations ambiguës doivent être supprimées et remplacées, sans quoi vous vous retrouverez avec le mauvais partenaire, ou finirait par perdre de l’argent pour des réajustements qui auraient pu être évités.

De nombreux points sont à prendre en compte lors de la formulation de l’exécution du contrat :

• la description du service doit être aussi détaillée que possible et, surtout, clairement formulée (durée, quantité, qualité et circonstances) ;
• une description exacte des exigences fonctionnelles et de performance doit figurer dans le document ;
• les compétences et/ou les spécifications techniques nécessaires à l’exécution du contrat sont identifiées. On notera par ailleurs les ressources et le savoir-faire nécessaires ;
• les lois et les normes nationales et internationales qui doivent être respectées lors de la prestation de services sont indiquées.

L’égalité des chances et les règles de concurrence sont à prendre en compte pour chacun des points énoncés. Cela justifie de nouveau que, lors de la description de l’objet du contrat, on attache une grande importance à formuler chaque point de manière claire et compréhensible pour tous. Dans le même temps, toutefois, le cahier des charges ne doit pas exclure d’emblée certains fournisseurs par des informations qui ne sont pas au cœur du projet. Par exemple, on ne spécifiera pas une marque de machine ou d’outil particulier si la commande peut également être exécutée avec d’autres équipements techniques. Il n’est pas non plus permis d’orienter la description des services et des prestations sur une entreprise spécifique avec ses procédures et méthodologies.

Les exigences d’un cahier des charges bien construit montrent déjà en elles-mêmes pourquoi ce dernier joue un rôle central dans la procédure d’attribution. Premièrement, elles garantissent que les projets (souvent très convoités) des pouvoirs adjudicateurs ou commanditaires sont mis à la disposition de toutes les entreprises d’un secteur donné, pour autant qu’elles remplissent les conditions nécessaires. Peu importe qu’il s’agisse d’un grand groupe leader dans l’industrie ou d’une entreprise de taille moyenne.

De plus, un cahier des charges formulé sans équivoque garantit que les offres reçues sont facilement comparables. Cela facilite grandement le travail du commanditaire en charge de choisir un fournisseur. Les responsables peuvent rapidement voir dans quelles conditions les candidats peuvent fournir les services requis. Cela permet de passer la commande rapidement et de la manière la plus juste possible.

Même après l’attribution effective du contrat, le client et l’entrepreneur ont à portée de main la description exacte du service pour pouvoir rédiger le contrat. Au cours de la phase de négociation, il n’est pas nécessaire de revenir sur tous les points, mais seuls les détails et les conditions qui sont encore en suspens et doivent être clarifiés. Si l’appel d’offres a été attribuée à un soumissionnaire selon un cahier des charges correctement détaillé, les parties prenantes sont déjà d’accord sur l’essentiel du projet.

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