Application de pointeuse mobile. Comment trouver la bonne application ?

La gestion du temps de travail à distance intéresse toujours plus d’entreprises. Lorsque des collaborateurs d’une entreprise sont amenés à travailler régulièrement à l’extérieur ou en télétravail, les heures de travail doivent être saisies à distance. Dans la mesure du possible, on souhaite alors que cela n’impacte pas la productivité et que les employés effectuent ces saisies de façon fiable.

Dans de nombreuses entreprises, la gestion du temps de travail est un outil essentiel de la planification du déploiement du personnel et permet d’optimiser l’intervention des employés à l’aide d’analyses régulières, mais aussi d’augmenter la productivité.

La gestion du temps de travail classique est effectuée de façon stationnaire : les collaborateurs se connectent à un programme de gestion du temps de travail via leur ordinateur ou badgent sur un terminal stationnaire à leur entrée dans les locaux de l’entreprise en utilisant une carte à puce ou leur empreinte digitale. La fin du temps de travail est enregistrée de la même façon. Avec la flexibilisation croissante du monde du travail, cette méthode n’est toutefois plus d’actualité. Les applications de pointeuse mobile gagnent en importance dans le quotidien professionnel.

En soi, la gestion du temps de travail à distance n’a rien de nouveau. En effet, elle n’est pas nécessairement numérique et peut être effectuée de façon analogique avec un papier et un crayon, une méthode encore répandue dans un grand nombre d’entreprises.

Aujourd’hui, lorsqu’on parle de gestion du temps de travail à distance, on entend généralement des applications numériques utilisables sur un smartphone, une tablette ou un terminal mobile spécifique. D’autres solutions sont basées sur l’envoi de SMS ou des appels depuis un téléphone portable. Pour permettre aux utilisateurs de s’identifier de façon univoque, les applications utilisent par exemple des codes PIN, des données biométriques (empreintes digitales), une procédure TAN ou des puces RFID personnalisées.

Les applications mobiles ont divers avantages. Voici cinq arguments en faveur de l’introduction d’une application de pointeuse mobile :

1. une plus grande efficacité : la documentation du temps de travail nécessite une fraction du temps nécessaire à la méthode papier.
2. moins d’erreurs : les applications de pointeuse mobile sont nettement moins source d’erreurs de saisie et de transmission. L’employé en déplacement peut enregistrer le début de son travail en un clic dans l’application et signaler la fin de sa journée avec un autre clic.
3. pas besoin d’accès à Internet : si des applications modernes sont utilisées, il n’est souvent pas nécessaire que l’appareil dispose d’un accès à Internet. Les données sont enregistrées localement et synchronisées automatiquement avec l’infrastructure informatique de l’entreprise dès qu’une connexion est établie.
4. une utilisation indépendante des appareils utilisés : dans de nombreux cas, les applications de pointeuse mobile sont utilisables aussi bien sur des appareils appartenant à l’entreprise que dans des modèles BYOD lorsque les applications nécessaires peuvent être enregistrées sur chaque appareil mobile.
5. des analyses intelligentes : les appareils mobiles peuvent transmettre la localisation de l’utilisateur offrant ainsi une plus grande transparence et un meilleur contrôle à l’entreprise. Par ailleurs, les données sont à disposition de l’entreprise presque immédiatement et de façon centralisée et peuvent être utilisées facilement pour des analyses ultérieures visant à optimiser les processus de l’entreprise.

Les systèmes de gestion du temps de travail numériques auxquels il est uniquement possible d’accéder via une interface Web ne peuvent pas rivaliser avec le côté pratique de ces applications. Leur utilisation nécessite un trop grand nombre d’étapes : en cas de rendez-vous à l’extérieur, les collaborateurs doivent tout d’abord allumer leur ordinateur et établir une connexion Internet, puis passer plusieurs étapes de connexion pour accéder au système interne à l’entreprise. Des erreurs peuvent éventuellement se produire dans ce cadre complexe puisque l’interface de l’application est conçue de telle sorte que le service RH doit faire preuve de réactivité pour corriger les erreurs. De tels systèmes ne s’intègrent pas parfaitement dans le quotidien professionnel.

A contrario, les applications de pointeuse mobile se limitent aux fonctionnalités essentielles, peuvent être ouvertes en quelques secondes, sont généralement intuitives et ne demandent pas au service RH d’investir quantité de ressources dans le traitement de la gestion du temps de travail.

De prime abord, les applications de pointeuse mobile ne semblent présenter que des avantages. Mais si l’on y regarde de plus près, elles ouvrent de nouveaux défis qui ne garantissent pas nécessairement un ROI plus rapide pour l’entreprise.

• Effort de communication : pour qu’une application de pointeuse mobile puisse faire valoir ses avantages, elle doit être bien acceptée par les collaborateurs. Si les employés n’utilisent pas les applications de façon fiable ou n’emportent pas les appareils de saisie avec eux, la meilleure des technologies n’y fera rien. Même si la plupart des collaborateurs apprécient de pouvoir saisir facilement leur temps de travail, nombreux sont ceux qui font preuve de scepticisme, car ils ont le sentiment d’être surveillés en permanence.
• Respect des dispositions légales : les entreprises doivent donc garantir la transparence de leur côté et communiquer clairement sur la finalité des données collectées. Pour respecter les dispositions légales en matière de protection des données, il est nécessaire que les employés soient informés et consentent au traitement continu de leurs données à caractère personnel.
• Investissement et dépenses courantes : au départ, il faut prévoir un coût supplémentaire pour les systèmes de saisie du temps de travail. Outre le coût d’acquisition du logiciel à proprement parler, il faut également anticiper les frais pour la formation des employés à l’utilisation de l’application et à l’analyse des données. Si jusqu’à présent, vous utilisiez la méthode papier, vous devrez également prévoir des frais réguliers pour l’entretien et la maintenance des systèmes numériques et, le cas échéant, des frais de licence.
• L’application idéale n’existe pas (en règle générale) : la palette d’applications de pointeuse mobile est colossale. Pour les entreprises, il n’est pas simple de s’y retrouver. C’est pourquoi il est pertinent de demander conseil, ce qui représente un autre facteur de coût. Dans le même temps, les applications disponibles ne répondent généralement pas toutes aux exigences de l’entreprise. Alors que l’ajout de notes sur une feuille ne posait aucun problème, apporter des indications complémentaires dans les applications n’est pas si aisé. C’est la raison pour laquelle d’autres coûts pour la personnalisation des applications standard ou pour le développement d’une application entièrement personnalisée peuvent intervenir.

En tant qu’entreprise, lorsque vous souhaitez introduire une application de pointeuse mobile pour pointer les heures de travail, vous devez vous poser les questions clés suivantes afin de trouver la solution adaptée parmi la multitude d’offres :

1. Quelles données souhaitez-vous enregistrer ? La gestion du temps de travail doit-elle être effectuée pour les heures de travail régulières ou uniquement pour les heures supplémentaires ou les heures de projet ?
2. Quelles informations souhaitez-vous obtenir de la gestion du temps de travail ? Quelles analyses souhaitez-vous effectuer ?
3. De quel budget disposez-vous pour l’implémentation et l’entretien du système ?

Autres questions pertinentes pour évaluer l’adéquation d’une application de pointeuse mobile pour la gestion du temps :

1. Quels appareils peuvent être utilisés pour la gestion du temps de travail (assistant personnel, smartphone, iPhone, Android, tablette) ?
2. Quelle est la durée maximale pour la saisie ?
3. Quels intervalles de temps souhaitez-vous représenter (secondes, minutes) ?
4. Est-il nécessaire d’intégrer une géolocalisation et un enregistrement des tâches ?
5. Quelles autres données doivent être enregistrées ?
6. Comment les données doivent-elles être synchronisées avec le système informatique (utilisation hors ligne) ?
7. Quelles interfaces avec d’autres programmes doivent être supportées ?

Ce catalogue de questions n’est pas exhaustif, mais peut constituer un point de départ pour vous aider à créer votre propre cahier des charges. Utilisez-le par exemple pour vous faire une idée des produits disponibles en ligne et effectuez une présélection. Lors d’un entretien personnel avec les fournisseurs, déterminez ensuite laquelle de ces solutions répond le mieux à vos besoins.