Utiliser, créer et modifier des styles Word

Bien qu’il existe des alternatives gratuites à Word, le traitement de texte de Microsoft reste le plus largement utilisé dans le monde. L’une des caractéristiques les plus importantes de Word est l’utilisation de styles. Ils permettent d’uniformiser le format du document, comme sa police, la taille des caractères et les interlignes.

De nombreux styles sont déjà prédéfinis dans Word. Mais comment les utiliser de manière optimale et les adapter si nécessaire ? Et comment puis-je créer de nouveaux styles Word ? Les réponses à ces questions et bien plus encore sont à découvrir dans cet article.

Afin de donner à un fichier une apparence uniforme avec un minimum d’effort, Microsoft propose quatre types de styles Word :

• Style de paragraphes
• Styles de caractères
• Styles de tableau
• Styles de listes

Ces styles déterminent l’apparence d’un texte en paragraphe et vous permettent ainsi de formater de grandes sections de texte. Un style de paragraphe peut contenir le formatage des caractères, mais il spécifie également l’organisation du paragraphe. Dans un nouveau document Word, le style de paragraphe par défaut est généralement prédéfini pour l’ensemble du texte. Les styles de paragraphe peuvent définir entre autres les attributs suivants :

• Retraits et interlignes
• Sauts de ligne et de page
• Bordures et trames
• Listes et numérotation
• Attributs de caractère

Dans Word, les styles définis pour les paragraphes sont déterminés par le caractère.

Ils déterminent l’apparence d’un texte au niveau des caractères et sont principalement utilisés pour formater de petites parties de texte, par exemple pour mettre en évidence un mot. Les styles de caractères, cependant, n’incluent pas la mise en forme qui affecte les caractéristiques de l’ensemble du paragraphe. Les styles de caractères peuvent définir entre autres les attributs suivants :

• Police
• Taille de la police
• Couleur de la police
• Marquage comme en gras, italique ou souligné

Ces styles déterminent l’apparence des tableaux et définissent entre autres les attributs suivants :

• Lignes titre
• Lignes de grille
• Couleurs accentuées

Ils permettent de déterminer l’apparence des listes et de définir entre autres les attributs suivants :

• Numérotation automatique
• Format des puces
• Retraits

Les styles prédéfinis ou créés par l’utilisateur facilitent le traitement d’un document texte. Ceci est particulièrement visible lors du traitement de documents complexes, tels que des thèses ou autres travaux de plusieurs pages. Pour les textes courts, formater manuellement son document est plus simple et rapide. Mais pour des documents conséquents, il est plus efficace d’utiliser des styles Word plutôt que de mettre en forme des sections de texte séparément. Les raisons suivantes justifient l’utilisation de modèles :

• Continuité : un formatage uniforme crée une mise en page cohérente pour le document.
• Efficacité : une fois le style créé, il peut s’appliquer à toutes les autres sections du document.
• Adaptabilité : si un style est utilisé en continu, il sera nécessaire de ne modifier que ce style pour que les ajustements soient appliqués à toutes les sections de texte qu’il définit.
• Navigation : la fonction de navigation vous permet de passer rapidement d’une section à l’autre du document. Pour utiliser cette fonction, allez dans l’onglet « Affichage » et cochez « Volet de navigation » (dans la partie « Afficher »). La section du document dans laquelle vous vous trouvez actuellement est en surbrillance.
• Automatisation : en utilisant des styles Word pour les titres, vous pouvez créer automatiquement une table des matières qu’il est possible de personnaliser en quelques clics lorsque des modifications sont apportées.
• Structure : dans le volet de navigation, chaque section du document peut être facilement déplacée. Il vous suffit de faire glisser les titres ou sous-titres listés avec votre souris. Les intitulés sont structurés hiérarchiquement : si une flèche se trouve devant le titre, alors c’est qu’il existe au moins un autre sous-niveau. Pour une meilleure vue d’ensemble, vous pouvez faire afficher par exemple seulement deux niveaux. Cette vue est très utile pour apporter des corrections à la structure et déplacer rapidement des sections de texte dans le document.

3. Donnez un nom à votre nouveau style.
4. Spécifiez le type de style. Vous pouvez choisir entre « paragraphe », « caractère », « lié » (paragraphe et caractère), « tableau » et « liste ».
5. Si le style doit être basé sur un modèle existant, vous pouvez le spécifier avec « Style basé sur ».
6. Si vous voulez définir un style pour le paragraphe suivant, vous pouvez le spécifier dans la ligne qui suit.
7. Définissez la police, la taille de la police et tout autre formatage souhaité.
8. Après avoir confirmé avec « OK », vous trouverez votre nouveau style Word dans le menu « Styles ».

Vous pouvez également accéder au menu en sélectionnant votre texte :

1. Cliquez droit avec votre souris sur le texte sélectionné.
2. Sélectionnez « Styles » dans la mini-barre d’outils qui s’ouvre, puis « Créer un style ».
3. Choisissez enfin « Modifier ».

3. Différents styles préconçus de votre table des matières Word sont proposés dans « Format ».
4. Si vous souhaitez ajuster le nombre de niveaux affichés dans la table, modifiez « Afficher les niveaux ».
5. Vous pourrez observer les effets de vos modifications dans les fenêtres « Aperçu » et « Aperçu Web ».
6. Confirmez avec « OK ».

4. Vous pouvez alors modifier toute la mise en forme de votre texte.
5. Si vous sélectionnez l’option « Ajouter à la galerie de styles », vous trouverez ce nouveau style directement dans votre menu pour les prochaines fois.
6. Confirmez avec « OK ».

Dans Microsoft Word, les styles existants peuvent également être modifiés selon vos besoins. Les ajustements sont possibles de deux manières différentes :

• Ajustement avec le formatage direct d’un texte
• Réglage manuel dans la boîte de dialogue

3. Cochez l’option « Ajouter à la galerie de styles » pour pouvoir y accéder directement par la suite.