Zoom fatigue : comment éviter la fatigue due aux visioconférences

Une étude de 2016 révélait déjà que 65% des Français travaillant dans un bureau aspiraient au télétravail ou au travail nomade. Au cours du premier trimestre de l’année 2020, la pandémie de Corona a rendu le télétravail obligatoire pour ceux dont le métier était exerçable à la maison. Le nombre d’utilisateurs des outils de conférence en ligne a alors explosé. Les réunions virtuelles ont permis à de nombreuses entreprises d’amortir les dommages économiques majeurs, mais elles peuvent parfois être fatigantes pour les employés.

Nous expliquons ce qu’est le nouveau phénomène de la Zoom fatigue, quelles conséquences résultent de la fatigue de la visioconférence et les mesures qui peuvent être mises en place pour la contrer.

Le fait qu’assister à plusieurs conférences d’affilée vous épuise n’est pas étonnant. Lorsque de nombreux employés se sont retrouvés en télétravail au début de la pandémie de Corona, ils s’attendaient à ce que le nombre de conférences diminue et à ce que les quelques réunions en ligne ne causent pas beaucoup de stress. En effet, ils se connectent normalement à la visioconférence en quelques clics et en étant assis confortablement chez eux, mais l’avènement de la vidéoconférence a connu un essor rapide et il a clairement été constaté que la vidéoconférence génère également un certain type de stress et semble donc particulièrement fatigante.

Le débat public sur ce nouveau phénomène a donné naissance à un nouveau terme : la Zoom fatigue.

Zoom est l’un des outils les plus courants pour les visioconférences et a donc donné son nom au nouveau phénomène. La Zoom fatigue ne se limite pas à la fatigue causée par les appels Zoom, mais est utilisée de manière généralisée. Les mêmes symptômes peuvent également être observés avec les alternatives Zoom. Zoom fatigue ne signifie rien d’autre que l’épuisement par vidéoconférence.

Jusqu’à présent, seules quelques études reposant sur des rapports individuels et impressions médiatiques donnent une image complète de la manière dont le nombre élevé de vidéoconférences affecte la condition mentale et physique des employés.

Toutefois, une étude menée par l’Université des sciences appliquées de Ludwigshafen fournit de premiers résultats. L’étude a examiné l’étendue de la Zoom fatigue parmi les employés de bureau allemands : 60 % des personnes interrogées ont déclaré connaître le phénomène elles-mêmes, et 15 % en souffrent même de façon permanente.

L’étude fournit également des informations sur les symptômes spécifiques : la Zoom fatigue semble être plus qu’un simple épuisement. Les participants à l’étude ont signalé les symptômes suivants :

• Difficultés de concentration
• Impatience et irritabilité
• Maux de tête et de dos 
• Douleurs aux membres et à l’estomac

En raison de la fatigue, la productivité en télétravail diminue, la qualité des résultats du travail s’en ressent et la probabilité d’erreurs augmente.

L’importance de l’étude de Ludwigshafen est encore relativement faible avec son échantillon de 422 participants, mais d’un point de vue psychologique, il est facile d’expliquer que les vidéoconférences peuvent être un fardeau.

Les réunions via les logiciels de vidéoconférence sont pratiques, mais par rapport aux réunions en face à face, les participants aux réunions virtuelles sont confrontés à de nouveaux défis psychologiques. Faire face à ces derniers met notre cerveau au défi, aspire notre énergie et peut conduire à la fameuse Zoom fatigue.

Bien que la vidéoconférence ait l’avantage de nous permettre de voir les expressions faciales et les gestes de notre interlocuteur, notre champ de vision est limité. Selon l’angle de la caméra, il peut être difficile de déceler le regard de l’autre personne. De même, lors de réunions avec de nombreux participants, il est à peine possible de percevoir les réactions de chacun aux conversations, comme le permettrait la vision périphérique dans une véritable salle de conférence.

Le langage corporel, le contact visuel et la position de l’orateur dans la pièce font partie des signaux non verbaux qui aident les gens à déterminer le ton employé. Au cours des réunions en ligne, notre cerveau compense les informations manquantes de manière constante. En 2008, une étude américaine a déjà mis en avant le fait que cet effort est épuisant et fatigant.

Les miroirs sont rarement suspendus au sein des salles de conférence, et pour cause : beaucoup de gens ont un rapport difficile avec leur image. Aujourd’hui, lors des visioconférences, la webcam est actionnée ou bien la photo de la personne se trouve affichée dans une petite fenêtre. Cela engendre un accroissement de l’attention portée à soi et un jugement qui est souvent critique. Les participants peuvent se sentir déstabilisés et se remettre en question : ils vérifient, par exemple, si leur tenue est bien ajustée et s’ils ont l’air professionnel. Ces préoccupations ne renforcent pas seulement la Zoom fatigue, elles détournent également l’attention qui devrait être centrée sur le contenu de la conférence.

Malgré l’expansion de l’Internet à haut débit et du réseau de la fibre optique, les vidéoconférences continuent de subir des retards de transmission. Une étude a permis de découvrir que même un retard d’une seconde provoque un effort supplémentaire pour le cerveau. Et ce n’est pas tout : nous percevons notre interlocuteur comme moins attentif, moins consciencieux et moins expressif, ce qui peut influencer le déroulement de la conférence.

Indépendamment des perturbations techniques, la communication par le biais d’outils tels que la vidéoconférence entraîne à elle seule une diminution de la confiance entre les personnes et rend la compréhension mutuelle plus difficile, comme l’a révélé une étude reposant sur le traitement des demandeurs d’asile à la Commission canadienne de l’immigration et du statut de réfugié.

Un autre facteur défavorable est qu’il n’est pas possible d’établir un contact visuel direct avec la personne à qui l’on s’adresse parce qu’il faut regarder la caméra, ce qui signifie que l’on ne peut pas voir la personne à qui l’on parle. Or, le contact visuel direct est important pour signaler l’attention et établir la confiance.

Les participants à la réunion tentent consciemment ou inconsciemment de compenser ces perturbations au niveau du langage non verbal tout en créant un bon niveau interpersonnel, ce qui génère un travail mental épuisant et favorisant la Zoom fatigue.

Lors d’une réunion en face à face, il n’est pas possible de lire ses e-mails, vérifier les rendez-vous et envoyer des messages pendant qu’un collègue présente le point suivant de l’ordre du jour. Cependant, assis derrière son ordinateur, cela ne se remarque pas (ou beaucoup moins) si le regard s’égare un peu lors de la consultation d’autres applications : lors de réunions assez longues, les participants ont en effet tendance à travailler sur d’autres tâches pendant la conférence. Ce faisant, ils essaient d’augmenter leur productivité, mais le multitâche les fatigue et la qualité de leur travail s’en ressent.

Pour lutter contre la Zoom fatigue, il est surtout utile de vérifier combien de conférences sont réellement nécessaires. Chaque membre de l’équipe doit-il assister à chaque réunion ? Un appel hebdomadaire, au cours duquel les sujets sont abordés de manière groupée, est-il suffisant ?

Si le nombre de réunions en ligne ne peut être réduit, vous devez au moins essayer de limiter la durée de chaque session. Les experts conseillent de ne pas dépasser 45 minutes d’affilée et de faire en sorte que les réunions soient organisées de manière à ce que les participants puissent prendre au moins 15 minutes de pause jusqu’à la réunion suivante. Ainsi, le cerveau peut se remettre quelque peu du système numérique et des sons qui lui sont associés.

Par le passé, la vidéoconférence était souvent utilisée de manière généralisée pour remplacer les réunions en face à face. Toutefois, dans de nombreux cas, cela n’est pas le format le plus optimal.

Si l’accent est mis sur le simple partage ou le traitement d’informations et que les interlocuteurs se connaissent depuis longtemps, une conférence téléphonique donnera probablement de meilleurs résultats. Les participants peuvent se concentrer sur les résultats, moins se perdre dans l’introspection et leur cerveau est moins occupé à analyser les autres participants.

Une vidéoconférence est plus appropriée lorsqu’il s’agit de faire connaissance avec une personne car l’aspect personnel joue un rôle important. Malgré ses faiblesses, la réunion vidéo est alors la meilleure approche pour une rencontre personnelle. Si vous suivez quelques lignes directrices, vous pourrez également mener des meetings avec succès, même si ceux-ci sont en ligne.

Le télétravail et le travail nomade ne reviendront pas au niveau antérieur après la pandémie, c’est pourquoi la Zoom fatigue reste un défi que les entreprises doivent relever si elles veulent que leurs équipes travaillent ensemble efficacement.

Les entreprises ne doivent pas considérer que l’utilisation saine de la vidéoconférence relève de la seule responsabilité de chaque employé, elles doivent plutôt introduire des normes fournissant un cadre explicite pour l’organisation des équipes. Cela crée une sécurité pour les managers, renforce la productivité de l’entreprise et protège la santé des employés. Une situation clairement gagnant-gagnant.