Logiciels visioconférence : 8 outils à connaître

Il n’est pas toujours indispensable de se réunir dans un même lieu pour mener un meeting réussi. Beaucoup de choses peuvent être réalisées en ligne. Evidemment, il est en théorie tout à fait possible de discuter par téléphone mais avoir la possibilité de visualiser son interlocuteur a certains avantages : lors de négociations ou de feedback, il faut prêter attention au langage non verbal de son interlocuteur, afin de détecter quel ton est et doit être adopté.

Le marché des logiciels propose de nombreuses solutions de visioconférence. Outre le prix (de nombreuses bonnes solutions sont déjà disponibles gratuitement), les services diffèrent également en termes de protection des données, de fonctions supplémentaires disponibles et de nombre maximum de participants à la conférence.

Sur le marché des logiciels de visioconférence, il n’existe pas de gagnant précis. Les divers prestataires s’adressent à différents groupes cibles et présentent parfois des caractéristiques variées.

Le choix dépend donc fortement des exigences propres à chacun. L’aperçu suivant peut vous aider à faire votre choix :

Chaque programme présente ses avantages et inconvénients. Certains sont parfaits pour les petites équipes tandis que d’autres se destinent plutôt aux grandes entreprises.

Avec Zoom, jusqu’à 1 000 participants peuvent être réunis lors d’une conférence et 49 d’entre eux peuvent être affichés simultanément sur un seul écran. En ce qui concerne les webinaires, où la majorité des utilisateurs écoute et regarde simplement sans intervenir, il est envisageable d’ajouter encore plus de participants.

Toutefois, seul un des forfaits payants permet de telles fonctions. Dans la version gratuite, il est cependant toujours possible de réunir 100 participants à une conférence. Un avantage non négligeable : si vous êtes invité à une réunion Zoom, il ne vous est pas nécessaire d’avoir votre propre compte auprès du service pour pouvoir y participer.

Le logiciel est également populaire parce qu’il offre de nombreuses fonctionnalités supplémentaires :

• messagerie instantanée : les participants aux réunions et conférences peuvent également communiquer entre eux par le biais du chat ;
• transfert de fichiers : il est très facile de partager des fichiers via Zoom ;
• partage d’écran : Il est possible de partager votre écran avec d’autres utilisateurs ;
• tableau blanc : lors d’une réunion, vous pouvez travailler ensemble sur un tableau blanc numérique ;
• des arrière-plans flexibles : au lieu de laisser apparaître votre espace de travail ou votre domicile, vous pouvez définir un arrière-plan distinct.

Le logiciel est disponible en version de bureau pour Windows et macOS, il peut également être installé sur les appareils iOS et Android ou simplement exécuté via un navigateur. De nombreux plug-ins, par exemple pour Microsoft Outlook, le rendent très facile à utiliser dans les activités quotidiennes.

Cependant, Zoom est régulièrement critiqué pour son manque de protection des données, et ce, de diverses manières. D’une part, les administrateurs d’une visioconférence Zoom peuvent voir plus que ce que les participants ne se l’imaginent : par exemple, il peut être affiché lorsqu’un utilisateur passe à une autre fenêtre. D’autre part, des tiers peuvent parfois aussi avoir accès à des données sensibles : les salles de réunion ne sont pas suffisamment sécurisées par défaut et peuvent être détournées par des criminels sur Internet. En outre, la société américaine n’a arrêté le transfert de données vers Facebook qu’après une large couverture médiatique.

L’ancêtre des logiciels de visioconférence : Skype, alors encore un service de messagerie instantanée, est sur le marché depuis 2003. Progressivement, l’outil a été développé, d’abord pour la téléphonie IP, puis pour la visioconférence. Depuis que Skype fait partie de Microsoft, la stabilité des appels téléphoniques a été améliorée et la gamme de fonctions a été élargie.

Le programme est gratuit, mais des frais peuvent encore être appliqués, ce qui est toutefois en corrélation avec l’un des avantages : grâce à la fonction « SkypeOut », vous pouvez utiliser le service pour appeler des numéros de téléphone classiques. En général, les appels sont moins coûteux, en particulier pour les appels internationaux. Par ailleurs, vous pouvez aussi demander un vrai numéro de téléphone sur Skype, qui peut ensuite être utilisé pour vous contacter par téléphone.

Skype possède donc de grands atouts en matière de téléphonie IP, mais il permet également de gérer des visioconférences. Jusqu’à 50 participants peuvent communiquer ensemble dans le cadre d’un « chat vidéo de groupe ». L’outil offre même plusieurs fonctionnalités supplémentaires pour les visioconférences :

• messagerie instantanée : bien entendu, vous pouvez également utiliser les fonctions de chat de Skype pour les visioconférences ;
• flou : Skype détecte l’arrière-plan et le brouille automatiquement pour mettre la personne qui parle en valeur ;
• sous-titres en direct : pendant la conversation, vous pouvez utiliser la reconnaissance vocale pour afficher ce qui est dit sous forme de sous-titres, assurant ainsi une plus grande accessibilité ;
• partage d’écran : vous pouvez partager votre propre contenu d’écran, même sur des appareils mobiles.

Un grand avantage du logiciel est également sa large diffusion et ses nombreuses interfaces. Des versions de bureau sont disponibles pour Windows, macOS et Linux. Les applications mobiles peuvent être installées aussi bien sur Android que sur iOS. Le logiciel fonctionne même avec l’assistant linguistique Alexa et la console de jeu Xbox. Comme il s’agit d’un produit Microsoft, Skype peut également être combiné avec d’autres programmes du fabricant, notamment avec Outlook.

Alors que Skype s’adresse davantage aux clients privés et aux petits groupes de travail, Microsoft a développé l’outil collaboratif Teams, un logiciel de visioconférence pour les grandes entreprises. Ainsi, Teams est pratiquement le successeur de Skype4Business. L’objectif du programme est de faciliter toute communication interne.

Faisant partie de la gamme de produits Microsoft 365, Teams peut être reliée à de nombreux autres services Office du fournisseur. Par exemple, l’application fonctionne très bien en combinaison avec Outlook et la suite Office. En effet, les documents et les tableaux peuvent être intégrés directement dans l’environnement de travail des équipes et y être édités.

Teams propose différents moyens de communication : il existe des fonctions de chat sophistiquées, la téléphonie IP est possible et les réunions peuvent également être organisées par visioconférence. Selon Microsoft, jusqu’à 10 000 participants peuvent se joindre à une telle réunion en ligne. Il est également possible de planifier des visioconférences via le calendrier Outlook et de les organiser en équipe.

Le logiciel est disponible pour Windows, macOS, Android et iOS. Il existe déjà une version préliminaire pour Linux. Comme tous les produits Microsoft 365, les équipes peuvent être entièrement gérées via le navigateur. Le logiciel peut également être connecté à des appareils du domaine de la vidéotéléphonie.

Avec IONOS, vous disposez d’un logiciel de visioconférence conçu pour être facile à utiliser. L’utilisation du produit est gratuite et ne nécessite même pas d’enregistrement. L’outil fonctionne entièrement dans le navigateur (actuellement, Chrome et Edge sont pris en charge), il n’est donc pas nécessaire d’installer un logiciel supplémentaire. Il vous suffit de créer votre propre salle de réunion et d’envoyer ensuite des invitations aux autres participants de la conférence. Ils cliquent sur le lien fourni ou entrent l’ID de la conférence sur le site de l’outil. Vous pouvez également définir un mot de passe pour une sécurité supplémentaire.

Le haut niveau de protection des données est une autre caractéristique de IONOS Online Video Chat. Le logiciel est hébergé en Allemagne et est donc conforme aux normes élevées de protection des données en vigueur dans ce pays. Aucune donnée personnelle n’est collectée et les cookies ne sont pas non plus stockés. La connexion est protégée contre l’accès par des tiers via TLS.

Google propose également une solution pour l’organisation de visioconférences. Comme de nombreux autres produits de la Google Workspace, Hangouts est principalement optimisé pour être utilisé dans le navigateur. L’outil est également fortement intégré dans la famille de produits Google et peut donc être accessible directement à partir du compte Gmail, par exemple. La version gratuite de Hangouts permet à 10 participants de se parler simultanément lors d’une réunion. Toutefois, ceux qui optent pour la Google Workspace payante peuvent étendre le nombre d’utilisateurs jusqu’à 250.

Comme pour les autres logiciels de visioconférence, Hangouts permet de partager l’écran ou de chatter en même temps. L’un des avantages du service est que vous pouvez inviter à une réunion des personnes qui n’ont pas elles-mêmes de compte Google. Avec Hangouts Meet, il est même possible de rejoindre la réunion par téléphone. Outre les applications Web, il peut également y avoir des applications mobiles pour la gestion de conférences.

Cisco a également développé son propre logiciel de visioconférence, WebEx. Le logiciel est destiné aux grandes entreprises et, tout comme les équipes de Microsoft, il tente de gérer toute la communication interne. Avec WebEx, les chats et les appels téléphoniques sont tout aussi possibles que les visioconférences. Les réunions peuvent accueillir jusqu’à 40 000 participants. La sécurité est par exemple assurée par un chiffrement de bout en bout. D’autres fonctions font de ce produit une bonne solution pour le travail quotidien :

• partage d’écran : vous pouvez partager votre propre écran avec d’autres personnes ;
• tableau blanc : les réunions et les présentations peuvent être agrémentées d’un tableau blanc visible par tous ;
• édition de documents : plusieurs personnes peuvent travailler ensemble sur des documents.

WebEx offre également des avantages grâce aux options de connexion polyvalentes qui élargissent la gamme de fonctions du logiciel de visioconférence. En plus d’autres outils collaboratifs tels que Teams ou Slack, WebEx peut également être connecté à divers services de stockage dans le Cloud ou combiné avec Salesforce. La connexion à Facebook est également intéressante : cela permet de rediriger les conférences et les webinaires de WebEx vers Facebook et de les y proposer sous forme de flux vidéo. Cisco propose également ses propres dispositifs IoT qui facilitent encore plus les visioconférences.

Amazon dispose d’un vaste réseau de serveurs avec AWS. Via ce réseau, le détaillant propose son propre logiciel de visioconférence, qui s’adresse aux entreprises. Il s’agit d’une solution de communication complète, c’est pourquoi les fonctions de chat et la téléphonie IP sont également incluses. Les conférences peuvent être organisées avec un maximum de 16 personnes dans la version de bureau ; cependant, l’application mobile ne permet d’accueillir que la moitié des participants. Comme de nombreuses autres solutions de visioconférence, Amazon Chime vous permet de partager le contenu de votre écran avec vos collègues pour communiquer des informations rapidement et facilement.

Amazon Chime peut être utilisé via l’application Web et donc dans le navigateur ou installé sur les systèmes Windows, macOS, iOS et Android. Bien que le service Cloud d’Amazon soit régulièrement critiqué pour sa protection des données, cela concerne surtout les centres de données aux États-Unis. Toutefois, il est possible de choisir des pays européens pour l’emplacement de serveur. Comme protection supplémentaire, un chiffrement complexe est disponible.

Si vous voulez vous assurer qu’aucune donnée sensible n’est transmise, vous devriez envisager une solution sur le serveur de votre propre entreprise : Nextcloud Talk est un logiciel open source et peut être adapté exactement aux besoins de l’entreprise concernée. Afin de garantir qu’aucune information ne tombe entre de mauvaises mains, tous les appels sont protégés des écoutes indésirables par un chiffrement de bout en bout. Un grand avantage de Nextcloud concerne donc les différents mécanismes de sécurité :

• open source : les logiciels open source sont souvent plus sûrs, car plus de personnes vérifient le code source ;
• auto-hébergement : l’entreprise qui utilise Nextcloud conserve toutes les données sur son propre serveur et a donc la sécurité entre ses mains ;
• chiffrement de bout en bout : tous les appels téléphoniques sont cryptés et ne peuvent donc pas être écoutés ;
• vérification vidéo : avant d’autoriser des personnes extérieures à rejoindre une salle de réunion, la vérification peut être effectuée par appel vidéo.

Toutefois, au-delà de ses technologies de sécurité, Nextcloud Talk offre également certaines fonctionnalités bien adaptées à la visioconférence. En plus de la fonction de chat habituelle, le partage d’écran peut être activé et des présentations peuvent être faites en ligne. Pour inviter des personnes extérieures, il suffit de leur envoyer un lien. Le nombre d’utilisateurs pouvant participer simultanément à une visioconférence dépend entièrement de votre propre infrastructure et est donc évolutif.

Talk fait partie de Nextcloud Hub, une solution complète de groupware. Outre l’outil de visioconférence, il offre également d’autres applications de collaboration et un environnement de bureau complet. Vous pouvez utiliser Nextcloud Talk soit directement depuis votre navigateur, soit en téléchargeant une application pour iOS ou Android.