Mise en forme conditionnelle dans Excel : de quoi s’agit-il ?

La mise en forme Excel avec des conditions basées sur des valeurs est utile si vous avez une liste de différentes valeurs que vous voulez comparer. En quelques clics, une gamme définie de cellules est évaluée et illustrée par différentes couleurs. Les valeurs maximales sont indiquées en vert, tandis que les valeurs minimales sont indiquées en rouge. Il existe également des barres de données ou des jeux d’icônes, tels que des feux de circulation ou des flèches qui permettent de visualiser les valeurs.

Si la mise en forme conditionnelle doit être définie en sélectionnant des valeurs seuils, ce type de mise en forme sous Excel ne prend en compte que certaines plages de cellules. Si besoin, vous pouvez formater seulement des valeurs uniques ou des valeurs supérieures et inférieures. Ceci inclut, par exemple, la règle pour la mise en forme des dix éléments supérieurs/inférieurs ou 10%. Si vous cliquez sur le bouton « Règles de mise en surbrillance des cellules », vous avez également le choix entre les options suivantes :

• Supérieur à...
• Inférieur à...
• Entre...
• Égal à…
• Texte qui contient…
• Une date se produisant…
• Valeurs en double...

Si vous travaillez avec des entrées de texte au lieu de chiffres et que vous souhaitez mettre en surbrillance les cellules qui contiennent des termes spécifiques, cliquez sur « Règles de mise en surbrillance des cellules » puis « Texte qui contient… ». Saisissez ensuite le texte correspondant et sélectionnez la couleur de remplissage correspondante. Les informations que vous recherchez sont maintenant mises en surbrillance dans les cellules correspondantes.

Vous avez encore plus de flexibilité avec la mise en forme conditionnelle dans Excel lorsque vous utilisez des formules spécifiques. En effet, au lieu d’utiliser les règles toutes faites d’Excel, vous pouvez fixer vos propres conditions. Cela vous offre des possibilités illimitées lorsqu’il s’agit de vérifier vos données de façon complexe. Par exemple, vous pouvez utiliser la formule appropriée pour comparer une série de nombres avec un tableau de référence.

Pour créer une condition personnalisée à l’aide d’une formule, cliquez généralement sur « Nouvelle règle... » et sélectionnez l’option « Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué ». Saisissez ensuite la formule dans le champ de saisie, spécifiez le format et cliquez sur « OK ».

Dans l’exemple d’application suivant, nous avons visualisé le chiffre d’affaires d’une entreprise dans la colonne B en utilisant des barres de données pour le formatage conditionnel dans Excel. Les flèches de couleur de la colonne C illustrent également la tendance des pertes et profits du mois précédent :

Pour insérer d’abord les barres de données dans la colonne B, sélectionnez les cellules B2 à B13 et cliquez sur :

• « Mise en forme conditionnelle »
• « Barres de données »
• « Dégradé » ou « Remplissage uni »

Sélectionnez maintenant les cellules C3 à C13 et cliquez sur :

• « Mise en forme conditionnelle »
• « Jeux d’icônes »
• « Directionnel »

Si vous souhaitez qu’une tendance à la hausse ne soit affichée dans la colonne C que si les ventes ont augmenté d’au moins 5 € par rapport au mois précédent, vous devez modifier les règles. Pour ce faire, sélectionnez la plage de cellules allant de C3 à C13, puis cliquez sur « Mise en forme conditionnelle ». Sélectionnez ensuite « Gérer les règles » et enfin « Modifier la règle ».

Augmentez la valeur « > » de « 0 » à « 5 » et cliquez sur « OK » :

La boîte de dialogue « Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle » apparaît à nouveau. Cliquez à nouveau sur « OK » pour appliquer la règle modifiée à la plage de cellules sélectionnée. Dans C7, aucune tendance à la hausse n’est désormais affichée, car l’objectif d’un bénéfice d’au moins 5 € de mai à juin n’a pas été atteint :