Les logiciels de gestion de stock en ligne pour votre e-commerce

Lorsque le succès est enfin au rendez-vous et que votre boutique en ligne se développe, les transactions d’achat et le chiffre d’affaires augmentent aussi naturellement. Cependant, en élargissant sa gamme de produits alors que l’on dispose toujours d’un processus d’exportation des commandes manuelle, la croissance de l’entreprise peut rapidement mener au chaos dans les entrepôts, à des goulots d’étranglement au niveau des livraisons et finalement à des clients insatisfaits.

Afin d’éviter un tel scénario, les logiciels de gestion des stocks structurent dès le départ le flux de marchandises. Ils font le lien entre les achats, les ventes et les stocks et intègrent les données directement dans le logiciel de boutique en ligne utilisé. Les administrateurs du logiciel peuvent ainsi gérer l’ensemble de l’activité en ligne de manière centralisée et lancer facilement des ventes sur des places de marché telles qu’Amazon ou eBay.

Les systèmes de gestion de stock sont des sortes de logiciel qui permettent l’enregistrement et le traitement de toutes les données de l’inventaire et ses processus associés (achats et ventes mais aussi réception et sortie des marchandises). Les programmes passent en revue toutes les données selon le canal de vente (magasin physique, boutique Internet, place de marché en ligne) et les traitent clairement. Le but est d’optimiser le contrôle des flux de marchandises, d’accélérer le traitement des transactions et de contribuer ainsi à augmenter les ventes à long terme.

En outre, un logiciel de gestion intégré peut également prendre en charge d’autres domaines d’activité, tels que la gestion du personnel, en simplifiant ou même en automatisant certaines tâches. Un bon logiciel de gestion intégré offre également des interfaces (des API, Application Programming Interfaces) pour des applications externes telles que des programmes de comptabilité, logiciels de facturation et autres systèmes qui fluidifient les échanges avec les marchés en ligne tels qu’eBay et Amazon.

Un système de gestion des stocks doit couvrir les fonctions suivantes :

• Structuration des achats : le pilotage et l’analyse des achats sont la pierre angulaire de l’e-commerce. Les programmes de gestion de stocks vous aident par exemple à mieux gérer vos dépenses, vos besoins mais aussi votre offre.
   
• Structuration des ventes : le logiciel doit pouvoir intégrer vos données personnelles, celles des clients ainsi que les informations relatives aux ventes. Par ailleurs, il apporte une aide pour la planification et mise en place d’actions particulières, comme pour les soldes, réductions ponctuelles, rabais etc.
   
• Entrée des marchandises : un logiciel de gestion de stock prend en compte la réception des marchandises. Il ajuste le stock et vérifie leur disponibilité pour les commandes.
   
• Sorties des marchandises : lorsqu’un un client passe une commande, c’est le logiciel qui se charge de tout le processus de transaction jusqu’à l’envoi. De plus, les sorties de marchandises sont généralement contrôlées via une technique de scan permettant d’avoir une vision juste de votre inventaire.
   
• Gestion de stocks : la plupart des logiciels de gestion intégrés disposent de fonctions bien conçues pour le suivi des marchandises et le traitement des inventaires. Cela permet de structurer plus facilement son entrepôt. De nombreux systèmes peuvent également aider à gérer son espace de stockage de manière plus optimale.

Pour que le logiciel puisse automatiser tous ces domaines, il peut contenir des modules distincts, par exemple un module d’entrée des marchandises et un module pour les commandes. Les informations nécessaires sont extraites des bases de données et (via l’interface) du logiciel de boutique en ligne utilisé. On peut citer les applications telles que le lecteur générateur de codes-barres ou le logiciel de caisse connecté. Ces interfaces utilisent un format d’échange de données spécifique, tel que XML ou CSV, et peut contrôler les transactions sur les plateformes externes d’e-commerce.

Avec les logiciels de gestion de stock, il est toujours question de systèmes ERP (Enterprise Resource Planning). Ces systèmes sont utilisés pour la planification des ressources dans les entreprises, mais ont généralement un éventail de fonctions beaucoup plus large que les systèmes de gestion des marchandises purs. Ils contiennent, entre autres, des modules pour la gestion des ressources humaines, des documents et le contrôle de gestion. Etant donné que nombreux systèmes ERP disposent également de modules de gestion de stocks, ils sont adaptés pour le commerce en ligne.

Les avantages d’un système de gestion des marchandises sont particulièrement apparents quand on observe comment fonctionne une entreprise sans ce type de système.

Sans logiciel de gestion des stocks, toutes les étapes de travail, qu’il s’agisse de votre approvisionnement, de la facturation pour le client ou de la disponibilité des produits, doivent être effectuées manuellement. Les achats, les ventes, les réapprovisionnements et les transferts physiques sont uns à uns enregistrés dans un fichier. Avec plus d’une centaine d’articles différents, on risque également de manquer de recul. Vous ne pouvez connaître le stock total de vos marchandises qu’avec un inventaire. En outre, il existe un risque élevé que certains produits ne soient soudainement plus disponibles en raison d’une forte demande, et que vous deviez donc annoncer de mauvaises nouvelles à des clients. Par conséquent, en e-commerce tout particulièrement, gérer ses marchandises sans l’aide d’un logiciel demande beaucoup de temps et de ressources, ce qui implique donc aussi que vous êtes plus susceptible de faire des erreurs.

Un bon système de gestion des marchandises aide à accomplir toutes les tâches ci-dessus de façon automatisée et permet ainsi d’économiser temps, efforts et argent. En même temps, il réduit considérablement le taux d’erreur et peut contribuer à améliorer la performance économique de votre entreprise grâce à de nombreuses fonctions et services.

Des centaines, voire des milliers d’articles sont rapidement enregistrés dans une seule base de données et peuvent être consultés depuis différents postes de travail. Des statistiques et des rapports en temps réel offre une bonne visibilité de l’inventaire, même si vous avez plusieurs entrepôts à des endroits séparés. D’un simple clic, vous pouvez également obtenir des informations détaillées sur vos stocks. Par exemple, vous pouvez savoir où se trouve un certain article, combien d’exemplaires sont encore disponibles, quelle est la demande pour le produit. Ainsi, les ruptures de stock peuvent être rapidement repérées. En fonction de l’étendue des fonctions de votre logiciel, il peut être aussi possible de lancer automatiquement des réapprovisionnements.

La solution logicielle qui convient le mieux à votre boutique en ligne dépend de différents critères. D’une part, l’industrie et le secteur d’activité dans lequel vous opérez jouent un rôle important. D’autre part, le nombre d’utilisateurs et les questions de compatibilité avec votre logiciel de boutique en ligne utilisé doivent être pris en compte. Le logiciel pour la boutique en ligne est en effet généralement configuré avant le système de gestion des marchandises.

Un autre critère important est l’étendue des fonctions souhaitées. Les fournisseurs de logiciels propose en effet des gammes différentes et peuvent pour certains s’adapter à vos besoins. Par exemple, les entreprises de productions ont parfois besoin d’interfaces pour intégrer des graphiques de planification. Les personnes qui travaillent en dehors des bureaux peuvent bénéficier de solutions mobiles qui leur permettent d’accéder à l’inventaire à tout moment.

Dans tous les cas, un progiciel de gestion intégré devrait comporter les modules suivants :

• Module de gestion des données de base : le « noyau » d’un logiciel de gestion intégré devrait contenir les données de tous vos fournisseurs, produits, entrepôts et employés. Après une seule saisie à la main, par numérisation ou au moyen d’un fichier CSV, les données sont disponibles pour tous les processus de gestion (achats, renvois aux fournisseurs, commandes depuis un autre entrepôt, ventes, retours du client, etc.).
   
• Module d’entrée des marchandises : il en va de même pour intégrer entre autres rapidement les données d’un bon de livraison électronique dans le système.
   
• Module d’inventaire : ce module permet de gérer plusieurs entrepôts (par exemple dans d’autres filiales) et de transférer des marchandises vers différents lieux de stockage.
   
• Module de vente : il contient une interface reliée au système de boutique en ligne et permet notamment d’échanger en temps réel des données avec des places de marché en ligne.
   
• Module pour les retours : pour l’organisation des retours.
   
• Module d’inventaire : ce module a pour tâche d’enregistrer intégralement les niveaux de stock à la fin d’un exercice comptable et de les comparer aux niveaux de stock précédents.
   
• Modules de contrôle : ils fournissent des données pertinentes pour faciliter les décisions relatives à la gestion de l’entreprise, par exemple les statistiques de vente par article, famille de produits, domaine de gamme, points de vente ou commerciaux.
   
• Interfaces avec la comptabilité et le CRM : elles permettent de se connecter à des programmes externes pour automatiser les processus de comptabilité ou gérer la relation clients.

Enfin, il faut avoir une idée de l’argent que vous pouvez investir dans un logiciel de gestion des stocks. L’achat d’une solution complète n’est pas toujours raisonnable, en particulier pour les boutiques très jeunes ou à faible chiffre d’affaires. Pour un prix élevé, vous pouvez acheter un logiciel avec des fonctions si complètes que vous n’utiliserez que 50% de ses capacités. Pour les exploitants d’un petit magasin, un logiciel moins cher avec des fonctionnalités limitées est généralement suffisant. Cela offre dans tous les cas toujours de nombreux avantages par rapport à une gestion manuelle.

Avant, les logiciels de gestion des stocks étaient surtout utilisés par les grandes chaînes de détail, mais ces dernières années, ils sont également de plus en plus apparus dans les petites et moyennes entreprises. Par conséquent, les solutions logicielles se sont diversifiées et couvrent aujourd’hui un large éventail, des systèmes ERP pour les gros budgets aux programmes open source gratuits. Nous vous présentons ici six systèmes intéressants pour un bon reflet de l’ensemble de la gamme de prix et de produits disponibles.

Selon les chiffres du fournisseur lui-même, les programmes de facturation et de comptabilité de sevDesk ont déjà satisfait plus de 65 000 clients. Cependant, le logiciel ne développe tout son potentiel qu’avec le pack « Gestion de stock » et ses fonctions indispensables à une gestion efficace des stocks. Vous avez de plus un large choix d’interfaces, par exemple pour la banque en ligne, la gestion de votre fiscalité, ou le CRM.

Le démarrage en douceur que sevDesk offre à ses nouveaux clients est particulièrement remarquable : après une inscription rapide, un tutoriel complet avec des instructions interactives explique étape par étape le fonctionnement du logiciel. Bien que les fonctions spéciales soient quelque peu cachées dans les sous-menus, elles se retrouvent facilement avec un peu de pratique dans la barre de recherche en haut de l’écran. Il est possible de mettre en place des filtres pour les produits, clients et fournisseurs. En plus de la version navigateur du programme, il existe également une application pour iOS et Android qui permet de gérer son entrepôt aussi pendant ses déplacements.

Stocknet est un logiciel pionnier dans le domaine de la gestion des stocks en ligne. Il est utilisé par de grands groupes tels que SNCF, GDF Suez, Carrefour... Il est accessible uniquement via Internet car le service est hébergé sur le cloud, ce qui permet de recueillir beaucoup de données. De ce fait, le logiciel est plutôt conseillé aux entreprises relativement grandes. Le coût de la solution complète débute à 65 euros par mois pour les TPE.

OpenSi est un logiciel spécialisé en e-commerce assez réputé. La solution a été développée en partant des besoins des boutiques en ligne. OpenSi permet de gérer tout le processus de transaction, de la commande passée par le client jusqu’à la comptabilité, sans oublier la gestion des approvisionnements. Le logiciel e-commerce est disponible à partir de 79 euros par mois (pack « Expert »).

Le logiciel GSM est un système de gestion de stocks modulaire, c’est-à-dire qu’il s’adapte parfaitement aux besoins des utilisateurs grâce à une multitude de fonctionnalités. Si le logiciel est disponible gratuitement, il est cependant limité à 40 références produit. Au-delà, il devient payant mais propose une solution sur mesure, allant de 100 euros à 5000 euros, valable à vie.

Il n’existe pas de système de gestion des marchandises parfait. Le logiciel doit avant tout répondre à vos besoins. Ainsi, nous avons réalisé le tableau ci-dessous pour vous permettre d’évaluer rapidement quel logiciel pourrait vous convenir.

Un système de gestion des marchandises complet est important pour réussir son commerce en ligne : une boutique en ligne en pleine expansion ne peut être rentable à long terme qu’avec des structures optimales et des processus automatisés. Il est donc judicieux de se débarrasser rapidement du traitement manuel des commandes, et d’utiliser les possibilités offertes par les logiciels pour mieux gérer vos entrepôts, vos commandes mais aussi vos approvisionnements. Avec le bon programme de gestion des marchandises, vous économisez des coûts et gagnez beaucoup de temps, qu’il est alors possible d’investir dans d’autres domaines, comme par exemple dans le marketing de votre boutique en ligne.