E-Procurement : l’approvisionnement électronique

L’approvisionnement électronique, aussi appelé e-procurement, est un terme issu du milieu de l’achat en entreprise et représente une pratique en e-commerce pour le domaine B2B : il ne s'agit donc pas de commander des marchandises à des clients privés individuels, mais de relations d'affaires entre entreprises. Avec les achats électroniques, ce ne sont pas les clients privés qui achètent dans une boutique en ligne, mais les entreprises utilisent une solution numérique pour réguler leurs achats entre elles. L'utilisation des technologies modernes présente plusieurs avantages : l'automatisation se traduit souvent par un gain de temps considérable pour les entreprises concernées.

Au cours de la numérisation, de nombreux domaines et flux de travail au sein des entreprises ont changé : en back-office en particulier, les processus peuvent être conçus plus efficacement avec des solutions numériques. Ceci inclut également les achats. Le fait que l'e-procurement y joue un rôle de plus en plus important est également dû au fait que certains biens et services, tels que les logiciels ou les services Web, ne peuvent de toute façon être achetés que sous forme numérique.

Dans la plupart des cas, l'approvisionnement électronique est basé sur des systèmes dits ERP : ces systèmes de planification des ressources de l'entreprise sont des solutions logicielles, spécialement conçues pour les entreprises et leurs besoins, qui soutiennent le contrôle des processus d'affaires et simplifient la gestion des marchandises.

En principe, l’e-procurement est le traitement numérique des transactions commerciales. Cela signifie que les bons de commande imprimés, les catalogues et les listes de prix en papier n'ont pas besoin d'être traités et que la communication avec le fournisseur est essentiellement numérique. En matière d’e-procurement, les entreprises s'appuient sur des logiciels conçus pour rendre leurs processus d'achat plus efficaces. La définition exacte de l’approvisionnement électronique n'est pas claire : avant même l'avènement d'Internet, par exemple, l’informatique était déjà utilisée pour les achats, mais la plupart d'entre eux reposaient sur des moyens analogiques. Il est donc difficile d'établir une démarcation précise.

En attendant, il est crucial pour l’e-procurement que les processus soient parfaitement intégrés. Dans le meilleur des cas, les systèmes des fournisseurs et des acheteurs travaillent ensemble sans problème. L’entreprise vérifie alors immédiatement si le fournisseur concerné a l’article désiré en stock et si la commande suivante a été reçue par l'appareil logistique du fournisseur.

Pour la communication, les deux parties s'appuient désormais principalement sur Internet. En raison de la plus grande sécurité des données, certaines entreprises préfèrent également la mise en réseau via leur propre réseau Extranet. Les partenaires commerciaux peuvent alors accéder à l'intranet de l'autre via une connexion VPN, par exemple. Les données sont transmises via un tunnel IP sécurisé.

Les systèmes d'approvisionnement électronique tentent d'offrir une solution numérique pour toutes les étapes de l'achat ou de l'approvisionnement. Cependant, les processus d'achat accèdent souvent aussi à d'autres secteurs de l'entreprise, de sorte que l'approvisionnement électronique peut également être lié aux processus et aux programmes d'autres départements.

Dans le domaine des achats, une grande partie du travail consiste à obtenir et à comparer les offres. Les solutions d’approvisionnement électronique peuvent centraliser ces activités. Toutefois, cela dépend de la configuration du système utilisé. Parfois, toutes les offres sont directement intégrées dans le logiciel. Cependant, les catalogues en ligne peuvent être utilisés à des fins de recherche. Un catalogue géré en interne accélère également les processus.

Dans la plupart des entreprises, des procédures d’approbation spécifiques sont requises avant qu’une transaction puisse être exécutée, car tous les employés ne sont pas autorisés à exécuter les ordres requis. Les autorités concernées doivent donner leur approbation. Ces processus peuvent être simplifiés et accélérés par des systèmes d’approvisionnement en ligne. Le logiciel peut transmettre automatiquement le processus au participant suivant dans le processus d’approbation. Dans certaines circonstances, il suffit d’appuyer sur un bouton pour lancer le processus de commande. En outre, les droits peuvent être cédés et révoqués de manière centralisée via le logiciel.

Enfin, le système d’e-procurement exécute également la commande proprement dite. Les données peuvent être transférées de différentes manières. Dans certains systèmes, les données peuvent être transmises directement via Internet ou via VPN au serveur du fournisseur. C’est un peu plus compliqué si l’information doit d'abord être envoyée par courriel à un employé du fournisseur pour qu’il puisse entrer les données sur place. Mais même ce processus peut être accéléré si les deux parties utilisent des formats standardisés à travers lesquels les données peuvent être transférées facilement.

Une distinction est faite dans la transaction entre les achats structurés et non structurés :

• Approvisionnement structuré : selon le produit requis, les systèmes d’e-procurement peuvent commander automatiquement des marchandises. Cette procédure convient, par exemple, pour les articles nécessaires à la fabrication. Le facteur décisif ici est bien sûr qu’il existe des contrats de fourniture fixes. Par exemple, si le système de commande est connecté à un système de gestion des stocks, les commandes peuvent être exécutées automatiquement à partir d'un certain niveau de stock minimum dans le magasin. Cependant, un ordre périodique est également concevable.
   
• Approvisionnements non structurés : l’approvisionnement électronique peut également prendre en charge les achats non structurés qui sont nécessaires à des intervalles irréguliers et ne sont pas liés à un fournisseur particulier (et pour lesquels des processus d’approbation plus complexes sont parfois nécessaires), car les approbations des employés autorisés peuvent souvent être transmises plus rapidement par des solutions informatiques que par d'autres moyens.

Même après la livraison réussie d’une commande, l’approvisionnement en ligne peut toujours faire partie du processus. S’il est alimenté en temps réel par le fournisseur, le système permet de suivre la livraison. Ceci permet de suivre la chaîne d’approvisionnement depuis le fabricant ou le distributeur jusqu’à l'entreprise qui commande. Cette dernière peut être confirmée par l'enregistrement électronique de l'entrée de marchandises et ainsi achever le processus. Pour un suivi fiable, une bonne combinaison de l'e-procurement avec les solutions numériques de logistique et de gestion des marchandises est un avantage.

Le traitement financier peut être effectué via la solution d’approvisionnement électronique, à condition qu’il y ait un lien vers le logiciel de comptabilité. Les deux participants peuvent bénéficier du traitement numérique : du côté du fournisseur, il est possible d’achever l’émission de factures (partiellement automatisée) via le système. La facture peut également être transmise directement via le système, et arrive directement chez le responsable.

Toutefois, les factures électroniques doivent être signées avec une signature électronique approuvée. Cette dernière doit donc être intégrée dans le système d'approvisionnement électronique correspondant pour être valide. Les montants impayés peuvent ensuite être transférés directement après le contrôle des factures.

Étant donné que le système documente tous les processus, créer des rapports est beaucoup plus facile qu'avec l’approvisionnement classique, qui repose principalement sur des documents papier. Les analyses peuvent souvent s’appuyer sur les nombreuses données stockées dans le système électronique : des rapports sur les employés, les différents départements ou les fournisseurs utilisés sont concevables. Cela nous permet de tirer des conclusions sur l’efficacité de nos propres employés ainsi que sur la performance de nos fournisseurs.

Pour que l’e-procurement fonctionne de manière optimale, les normes devraient être respectées, au mieux au niveau international. Celles-ci vont bien au-delà des exigences techniques évidentes.

• Identification des produits : les détaillants ont introduit des numéros d’identification normalisés. Le numéro seul vous indique ce qu'est le produit sans avoir à regarder et à comparer les autres spécifications du produit. Les identifications de produits normalisées peuvent également être saisies plus facilement par la plupart des bases de données. Exemples : EAN, UPC
   
• Classification : la classification des produits et services n’est pas toujours facile, car il est parfois possible de les classer dans plusieurs catégories. Cependant, des normes uniformes ont du sens pour que les produits puissent être insérés dans les catalogues et correctement catégorisés. De cette façon, le client peut également trouver plus rapidement le produit dans les répertoires correspondants. Une telle norme peut même normaliser la description des articles. Exemples : eCl@ss, ONU/SPSC
   
• Formats : pour s’assurer que toutes les parties concernées reçoivent l'information dont elles ont besoin, il est nécessaire d’utiliser des formats de données qui, idéalement, peuvent être traités par toutes les parties sans conversion. Exemples : CSV, PRICAT, PRODAT, PRODAT, cXML
   
• Transactions : pour exécuter des transactions, compléter des commandes et déclencher des livraisons aussi rapidement que possible, il est judicieux d'utiliser un format uniforme pour les documents de transaction. Ceux-ci peuvent être traités directement par des machines. Exemples : EDIFACT, cXML
   
• Processus d’affaires : outre les transactions individuelles, il est possible de normaliser le mappage de l’ensemble des processus de gestion. Ceci permet de déclencher plusieurs actions au sein d'un processus avec un seul message. Exemples : ebXML, Biztalk

Il existe différents types de systèmes qui peuvent être distingués selon les aspects techniques ou selon le partenaire commercial concerné qui détermine les valeurs par défaut du système.

La mise en œuvre technique fait référence à la communication entre les entreprises, c’est-à-dire entre les acheteurs et les fournisseurs. Celle-ci doit utiliser les normes les plus uniformes possibles, afin que le manque d’intégration ne cause pas plus de problèmes que la numérisation ne résout. Les anciens systèmes utilisaient souvent leurs propres formats de fichiers, que le partenaire ne pouvait utiliser que difficilement s’il n'utilisait pas le même système. De nos jours, par conséquent, des formats plus ouverts tels que XML sont généralement utilisés. Ceci permet même à différentes solutions logicielles d’échanger des informations entre elles.

Les systèmes se distinguent principalement par leur ouverture :

• Systèmes fermés : dans un système fermé, les fournisseurs et les acheteurs sont solidement reliés entre eux. Pour ce faire, les deux parties doivent utiliser le même logiciel ou adapter leurs interfaces. Cette dernière peut parfois être très complexe, c’est pourquoi l’installation ne vaut la peine que si l’on peut supposer que les deux parties communiquent entre elles de façon permanente et fréquente.
   
• Systèmes semi-ouverts : ce type de système provient généralement du fournisseur, qui dispose d’un réseau autonome et offre un accès à ses clients via une interface. Les entreprises peuvent soit accéder au système via le navigateur et passer des commandes, soit adapter leur propre logiciel à l’interface du fournisseur.
   
• Systèmes ouverts : avec un système ouvert, il n’y a pas de connexion directe entre les systèmes des deux parties. À la place, une sorte de catalogue en ligne est régulièrement affiché sur Internet par le fournisseur, par l’intermédiaire duquel les clients peuvent passer des commandes. Ce système est asynchrone car le logiciel ne compare pas les commandes et les stocks en temps réel.

La mise en œuvre commerciale est différenciée en fonction de la partie de la transaction (fournisseur ou acheteur) qui définit les spécifications du système utilisé. Il s’agit généralement de savoir lequel des deux partenaires est financièrement plus solide et donc plus influent. Par exemple, il y a de grandes entreprises qui embauchent de nombreux petits fournisseurs, ce qui explique pourquoi elles adhèrent aux spécifications du client. D’autre part, il existe également des fournisseurs influents dont dépendent de nombreuses entreprises. Dans de tels cas, le fournisseur peut souvent établir les spécifications.

Bien que les trois modèles présentés ci-dessous soient en principe indépendants les uns des autres, il est maintenant souvent possible de combiner les différentes solutions en raison de la standardisation croissante des formats et des techniques.

Dans ce modèle, le fournisseur spécifie comment les destinataires doivent passer des commandes auprès de lui. Cependant, comme il est dans l’intérêt du fournisseur de générer autant de chiffre d’affaires que possible, il veut naturellement garantir à ses acheteurs l'accès le plus facile possible. Pour ce faire, le fournisseur peut fournir une application Web facile à utiliser, proposer un logiciel correspondant ou même remettre au client des solutions logicielles complètes. Les systèmes de vente sont souvent similaires à une boutique en ligne, car le client peut voir la gamme de produits du fournisseur et passer directement des commandes. L’inconvénient pour l'acheteur (outre la mise en œuvre du système) est qu’il n'a pas la possibilité de comparer les offres.

Les offres des fournisseurs peuvent être intégrées dans ces systèmes de différentes manières : par exemple, il est possible pour les fournisseurs d’envoyer leurs informations par e-mail de la manière traditionnelle (et dans l’entreprise elle-même, ces informations sont ensuite saisies manuellement dans le système). La synchronisation des données peut également avoir lieu automatiquement si le système de l'acheteur demande des données au système du fournisseur à intervalles réguliers et les saisit ensuite automatiquement.

Si les entreprises ou les fusions d'entreprises disposent d'un pouvoir sur le marché suffisant, elles sont en mesure d’imposer leur système aux fournisseurs. Les fournisseurs doivent ensuite adapter leurs solutions au système de l'entreprise concernée. Ceci offre de nombreuses options à l'entreprise et facilite la personnalisation des processus (par exemple, la distribution des droits et la simplification de la comptabilité), ce qui serait plus lourd avec une solution de vente.

Les entreprises mettent souvent en place de telles structures sous la forme de systèmes d’achat de bureau (DPS) : chaque collaborateur disposant des droits correspondants peut alors traiter toutes les commandes à partir de son poste de travail. Ces solutions n'ont pas besoin d’être développées ou maintenues par l'entreprise elle-même : les fournisseurs de services d’approvisionnement offrent souvent des forfaits complets où l’entretien est effectué par des spécialistes externes.

Un marché est fourni par un tiers. Dans ce système, la position de départ pour les fournisseurs et les acheteurs est la même : les deux parties doivent adapter leurs processus aux spécifications de l’opérateur, qui perçoit des redevances pour la fourniture du système. Il est également concevable qu’un groupe de clients et de fournisseurs puisse offrir et gérer conjointement un tel marché. L’avantage pour les entreprises acheteuses est que, contrairement au modèle de vente, plusieurs fournisseurs se réunissent sur un tel marché. Cependant, ces solutions ne peuvent pas être facilement intégrées dans le système ERP de l’acheteur. Pour remédier à cette situation, certaines places de marché offrent des services supplémentaires qui facilitent l'utilisation du système.

L’approvisionnement électronique peut présenter des avantages considérables tant pour les entreprises acheteuses que pour les fournisseurs concernés. Cependant, un tel système d’e-procurement doit d’abord être mis en œuvre, et ceci ne s'applique pas seulement à la mise en œuvre technique : les flux de travail au sein de l’entreprise doivent être adaptés au nouveau système, les tâches peuvent devoir être redistribuées et tous les employés doivent être formés aux achats électroniques.

Une fois ces premiers défis surmontés, l’e-procurement offre les avantages suivants :

• Automatismes : dans les achats traditionnels non numériques, les services des achats et les services connexes passent beaucoup de temps à effectuer des tâches routinières encore et encore. La demande de catalogues de fournisseurs prend du temps, un processus qui peut être automatisé ou bien encore devenir complètement superflu grâce à l’approvisionnement électronique.
   
• Temps d’approvisionnement : même sans effets d’automatisation, l’e-procurement économise le temps de travail des employés impliqués et réduit le temps d'approvisionnement. Ceci peut s’expliquer par le fait que la vitesse de transmission des données numériques est plus élevée que celle des informations imprimées. Avec DPS, toutes les parties impliquées dans le processus peuvent également recevoir toutes les informations en temps réel. Et grâce à une interface fonctionnelle avec le fournisseur, les données de commande sont immédiatement intégrées dans le système du fournisseur. Ceci permet de gagner du temps dans le traitement des commandes.
   
• Répartition des droits : un système d’approvisionnement en ligne aide également les utilisateurs à optimiser l’attribution et le respect des droits de partage. Cette technologie peut être utilisée pour s’assurer que personne n’exécute les commandes sans les droits appropriés avant qu’elles n'aient été approuvées par un employé responsable. Les droits correspondants peuvent être attribués rapidement par le biais d'une solution informatique et peuvent également être retirés rapidement.
   
• Coûts : les processus d’approvisionnement sont souvent coûteux : l’impression et le papier coûtent cher à eux seuls. L’installation de systèmes d'e-procurement est également coûteuse, mais à long terme, il est rentable d’acheter et d’intégrer des solutions numériques. L’approvisionnement électronique peut également réduire les coûts de stockage. Comme les commandes sont traitées plus rapidement, les temps de stockage sont également réduits.
   
• Flexibilité : grâce à l'e-procurement et à l’utilisation d’Internet et des médias numériques, la comparaison et la recherche d’offres sont beaucoup plus faciles à réaliser. De plus, la configuration de la commande via un catalogue en ligne est également plus flexible que ne le permettent les catalogues traditionnels.
   
• Qualité : l’utilisation croissante de l’approvisionnement électronique est principalement liée à la qualité, croissante elle aussi, de l'information. Comme toutes les informations (comme les données sur les produits) sont transmises par voie électronique, l’approvisionnement en ligne réduit le nombre d'erreurs de saisie de données : les employés ne peuvent pas radier des informations incorrectes. De plus, la publication numérique fournit aux fournisseurs beaucoup plus d’informations sur les marchandises, qui peuvent à leur tour être filtrées selon les besoins. Cela signifie que chaque acheteur peut afficher avec exactitude les données importantes pour lui. De plus, l'information sur les produits ou services peut être améliorée par un contenu multimédia de haute qualité (images, son, vidéo).

Lors de l'achat professionnel de services et de biens, l’information essentielle à l’entreprise circule d’un côté de la transaction à l’autre. Il est donc essentiel que la transmission soit sûre et fiable.

• Sécurité des données : avec l’e-procurement, il faut s’assurer que les données transmises ne peuvent pas être lues ou accessibles par des tiers. Afin de fournir aux criminels le moins de points d’attaque possible, la transmission de données n’est au mieux pas effectuée via l'Internet public. Au lieu de cela, les abonnés établissent une connexion VPN sécurisée et cryptée.
   
• Fiabilité de la transmission : Il est également important que toutes les informations parviennent au partenaire sans perte. Cela est généralement plus facile à réaliser avec l'e-procurement qu’avec les achats traditionnels.
   
• Données obligatoires : dans le domaine de l’approvisionnement électronique, les systèmes transmettent les contrats et autres documents juridiques. Des mesures appropriées sont nécessaires pour s’assurer que les deux parties peuvent être sûres que les engagements sont respectés. Dans certains cas, par exemple, un mot de passe peut suffire à fournir une confirmation contraignante ; dans d'autres cas, une signature numérique juridiquement contraignante est requise.