Créer un formulaire PDF remplissable, sur Acrobat ou sur logiciel libre

Le format PDF (Portable Document Format) est sans aucun doute l’un des formats de fichiers les plus courants en entreprise. La raison de ce succès réside dans un certain nombre d’avantages évidents. Un fichier PDF peut en effet contenir de nombreuses pages de textes et des dizaines d’images tout en conservant une taille relativement faible, ce qui permet de l’envoyer et de le partager rapidement et en toute simplicité par courrier électronique ou sur le Cloud. En outre, ce format permet d’assurer un affichage à l’identique quel que soit le type d’appareil utilisé, sans problème de présentation ou de formatage.

D'autre part, les formulaires sont omniprésents dans notre quotidien. Ils permettent d’établir la liste des participants à une conférence, de transmettre une candidature ou une inscription, ou encore de déclarer ses impôts. Le fait de passer par un PDF garantit à la fois le respect des procédures en place et la transmission des informations importantes tout en offrant un aperçu global du document.

Mis bout à bout, tous ces éléments peuvent contribuer de manière significative à mettre un terme au règne du papier en entreprise grâce à un type de document électronique particulier : les formulaires PDF directement remplissables sur ordinateur. Il est plus rapide de remplir un formulaire sur ordinateur qu’à la main, sans compter le fait que cela permet de corriger facilement les erreurs éventuelles. En outre, un document numérique est toujours simple à partager avec collègues et clients, à analyser et à archiver.

Voici la marche à suivre pour créer un formulaire PDF à remplir.

La faute en revient au manque de compatibilité entre les formats de fichiers de Microsoft et Adobe, et il est peu probable que ces deux sociétés soient amenées rapidement à résoudre ce problème. Ainsi, les formulaires de candidature et d’enquête en ligne réalisés à l’aide du logiciel de Microsoft et enregistrés au format PDF peuvent uniquement être remplis à la main après impression sur papier. Dans ces conditions, vous pouvez aussi bien renoncer aux champs de saisie interactifs et créer un tableau avec des cellules vides. Cela convient parfaitement si l’objectif est de créer une simple liste de présence, par exemple. En revanche, pour des projets plus complexes, c’est une solution qui laisse à désirer.

Comme nous l’avons vu, il est possible de créer gratuitement un PDF à remplir. Certains utilisateurs préfèrent faire appel à une solution professionnelle officielle, mais très onéreuse : Adobe Acrobat.

Ils peuvent par exemple ne pas vouloir utiliser OpenOffice ou LibreOffice. De plus, Adobe a doté son logiciel maison de quelques caractéristiques spécifiques qui ne sont pas accessibles à ses concurrents. La plus éminente est la détection automatique des champs de formulaire dans les fichiers numériques et même à partir de documents scannés, avec une fiabilité étonnante. Acrobat vous permet même de convertir en PDF à remplir un document créé sur Word.

Voici la marche à suivre.

1. Dans la barre d’outils, cliquez sur « Formulaires » puis « Lancer l’assistant de création de formulaire » (la méthode et le nom de chaque élément peuvent varier en fonction de la version d’Acrobat que vous utilisez ; pour notre exemple, nous nous sommes appuyés sur Adobe Acrobat 9).
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez votre formulaire. Acrobat peut ouvrir des formulaires électroniques existants (sous PDF, Word, Excel et bien d'autres formats) et convertir des documents scannés en formulaires (vous pouvez également créer un nouveau formulaire à l'aide de modèles existants).
3. L'assistant de création de formulaire reconnaît automatiquement tous les champs de formulaire statiques et les renomme à partir du texte qui les entoure. Ce processus se déroule quasi-instantanément avec un taux de réussite élevé. Il peut arriver qu’Acrobat oublie un champ ou interprète une ligne de séparation visuelle comme étant un champ de signature. Dans ce cas, vous pouvez rapidement corriger l’erreur en insérant, en déplaçant ou en supprimant les éléments de formulaire concernés.

En plus de cet outil éminemment pratique, la sélection et le fonctionnement des outils d’Adobe Acrobat sont fortement similaires à ce qui se fait sous Word, OpenOffice et LibreOffice : les zones de texte et de liste, les cases à cocher, les cases d’options, les zones d'options, les zones de liste, les boîtes combinées et les boutons peuvent être configurés très simplement à l’aide d’un double-clic.

Le programme offre également d’autres fonctionnalités intéressantes, dont certaines vous sont présentées plus en détail ci-après.

• Pour remplir plus rapidement un formulaire modifiable, vous pouvez appuyer sur la touche Tab pour sélectionner le champ suivant plutôt que d’avoir à cliquer sur chaque élément avec la souris. Adobe Acrobat permet de définir dans quel ordre les différents éléments seront sélectionnés à l'aide de la touche Tab, de façon à rendre aussi rapide et efficace que possible le processus de remplissage du formulaire.
• En combinaison avec Adobe Sign, il est possible d’ajouter aux formulaires un champ de signature électronique.
• Le champ de code à barres est un autre outil spécifique à Acrobat. Cette fonction permet de convertir automatiquement toutes les entrées de formulaire sous la forme d’un code à barres unique qui peut être lu et interprété au moyen d’un matériel spécifique. Cela facilite l'analyse et l'archivage des formulaires qui vous sont renvoyés par courrier postal ou par fax.
• Adobe Acrobat peut également assurer la distribution de formulaires PDF à vos clients et collègues par courrier électronique ou via un serveur interne. Le programme permet également de suivre le statut des messages de retour d’information et d’envoyer des messages automatiques de rappel en cas de retard.

Sur son site Internet, Adobe propose des tutoriels utiles concernant toutes les fonctions supplémentaires disponibles sur Acrobat. En outre, une version d’essai d’Adobe Acrobat valide 14 jours est disponible ; elle permet de modifier des PDF et de réduire la taille des documents de ce type.

Il est important de préciser que de nombreuses alternatives à Adobe Acrobat proposent des fonctionnalités similaires. Cependant, la création de formulaires PDF à remplir n’est généralement possible que dans les versions payantes de ces programmes (par exemple Qoppa PDF Studio, PDF XChange Editor) ou dans le cadre d’une version d’essai payante (par exemple Foxit Phantom PDF, Nitro Pro).

L’utilisation de formulaires PDF interactifs permet d’atténuer le paradigme du tout-papier dans les entreprises. C’est pourquoi il est crucial de pouvoir les créer rapidement et en toute simplicité. Mais avec Microsoft Office, on ne peut réaliser qu’un travail préparatoire à cet effet. Pour créer un PDF remplissable, il faut faire appel à Adobe Acrobat ou à un autre programme. Cependant, pour ceux qui ne souhaitent pas utiliser une solution payante, il est possible de passer par la suite bureautique gratuite OpenOffice ou son homologue LibreOffice. Les formulaires obtenus sont tout à fait satisfaisants et peuvent être lus et remplis à l'aide de presque tous les lecteurs de PDF du marché.