Archivage à valeur probante : définition et importance pour le Cloud

La conservation des informations sous forme électronique est désormais incontournable dans de nombreuses entreprises. Le bureau sans papier est de plus en plus populaire. Cependant, il y a beaucoup de choses à prendre en compte lorsqu’on parle d’archivage numérique : les documents qui doivent et qui méritent d’être conservés, par exemple, doivent toujours être stockés dans un espace de stockage numérique de manière à pouvoir être audités. Dans cet article, nous révélons ce que cela signifie.

Le terme « archivage à valeur probante » décrit le stockage sécurisé des informations sous forme électronique. A l’origine, cela ne concerne que les données qui doivent être stockées dans les domaines du droit commercial et fiscal, dont les systèmes d’archivage doivent répondre à certaines exigences. Outre les diverses obligations en matière de droit commercial et fiscal, la conservation des informations à valeur probante repose sur les directives suivantes :

• L’article L. 123-12, alinéa 1^er et l’article R. 123-173 du code de commerce exigent la tenue d’une comptabilité et d’un livre du commerce.
• La gestion des documents d’activité (Records Management)

Entretemps, l’archivage à valeur probante a également commencé à concerner d’autres domaines que le commerce et la fiscalité : le terme est utilisé de plus en plus fréquemment, par exemple, pour désigner le stockage inviolable et à long terme d’informations électroniques.

Les dix caractéristiques suivantes pour l’archivage à valeur probante peuvent être dérivées des exigences du code de commerce français et de la gestion des documents d’activité :

1. Exhaustivité : aucun document ne doit être perdu durant l’archivage.
2. Immuabilité : tous les documents doivent être archivés sans modification et sans changement.
3. Régularité : chaque document doit être conservé conformément aux directives légales et organisationnelles.
4. Facilité de récupération : toutes les informations doivent pouvoir être récupérées, par exemple en les indexant avec des métadonnées.
5. Utilisation par des personnes autorisées uniquement : toutes les informations doivent être archivées et ne peuvent être consultées que par des personnes autorisées.
6. Protection contre la perte : la sécurité des données doit être assurée à tout moment.
7. Respect des délais de conservation : un document peut être supprimé des archives au plus tôt lorsque son délai de conservation a expiré.
8. Documentation : une documentation détaillée du processus d’archivage est obligatoire, par exemple pour permettre une migration en douceur des archives.
9. Traçabilité : toutes les modifications apportées aux archives doivent être enregistrées afin de pouvoir les retracer et les restaurer.
10. Vérifiabilité : un système d’archivage à valeur probante doit pouvoir être vérifié à tout moment par un tiers expert.

Des archives numériques qui répondent aux exigences d’archivage à valeur probante mentionnées ci-dessus peuvent s’avérer payantes pour de nombreuses raisons. D’une part, des archives à valeur probante permettent d’optimiser les processus de l’entreprise. Ainsi, des mécanismes de recherche appropriés et une structure d’information améliorée garantissent que les documents souhaités sont disponibles dans les plus brefs délais, par exemple pour pouvoir répondre encore plus rapidement aux demandes des clients.

D’autre part, l’archivage à valeur probante permet de réduire au minimum les erreurs de manipulation de données ou de documents importants sur le long terme. Cette méthode garantit qu’aucune copie d’un document n’apparaît en plusieurs exemplaires ou qu’aucune information n’est supprimée accidentellement.

En général, les entreprises peuvent éviter des dommages financiers plus importants et une éventuelle perte de notoriété à la suite de la perte de documents ou d’un accès non autorisé en mettant en place un système d’archivage à valeur probante.

Quiconque met en place et utilise un système d’archivage à valeur probante pour le stockage numérique des documents peut également marquer des points auprès de ses clients et de ses partenaires. Les certificats qui confirment la sécurité des audits sont synonymes de confiance et sont donc indispensables pour attirer de nouveaux clients, partenaires et investisseurs. De plus, ils servent de base pour une collaboration à long terme.

En général, l’audit et la certification de la sécurité des systèmes d’archivage électronique sont effectués par des auditeurs sur place. En plus de la certification ISO 27001, votre entreprise devra respecter la certification NF 461 (conformité d’un système d’archivage électronique aux normes), la certification eIDAS, la certification HDS (pour les hébergeurs de données de santé) ou encore le label France Cybersécurité pour que le contrôle soit réussi.

Il faut savoir que depuis le 1^er janvier 2021, le cadre juridique qui entoure les archives publiques a changé : une certification NF 461 délivrée par l’Afnor est désormais obligatoire. Ce changement est dû à la modification apportée à la norme NF Z42-013, créée en 1998 et qui n’avait pas été révisée depuis 2009. Il convient également, pour les entreprises privées, de se renseigner et de respecter cette norme pour un système d’archivage électronique pérenne, sécurisé et légal.

Les avantages du cloud computing ont rendu le travail sur Cloud incontournable dans de nombreuses entreprises. Particulièrement populaire auprès des PME : le stockage et l’archivage de fichiers et de documents dans un service de stockage Cloud.

Comme pour la protection des données, l’archivage à valeur probante est évalué de manière très différente par les prestataires des différentes solutions du marché. La mise à disposition d’un stockage conforme à la protection des données et à valeur probante diverge fortement entre les prestataires européens et américains. Un point de référence important pour les utilisateurs est donc de savoir si un service Cloud est non seulement conforme au RGPD, mais aussi s’il met en œuvre les principes de la gestion des documents d’activité susmentionnés.

Ces principes peuvent être transférés un à un dans un Cloud à valeur probante :

• L’immutabilité des informations stockées doit être garantie. Les prestataires peuvent atteindre cet objectif en automatisant la gestion des versions de toutes les données du Cloud.
• La traçabilité de l’archivage à valeur probante peut être réalisée dans le Cloud grâce à un journal des activités protégées qui enregistre tous les transferts de fichiers ainsi que les processus de modification et de suppression.
• La protection contre la perte de données est également un point important. Les fournisseurs de services Cloud promettent un niveau élevé de sécurité des données et s’appuient, par exemple, sur du matériel géoredondant, des systèmes de cryptage et des logiciels de sécurité puissants. Pour un archivage à valeur probante, une sauvegarde supplémentaire est indispensable.
• Les fonctions de recherche intégrées garantissent que le stockage Cloud répond également au facteur « récupérabilité ».
• L’obligation d’empêcher tout accès non autorisé peut également être satisfaite par le stockage Cloud avec à une gestion appropriée des accès. Grâce à un tel outil de gestion, les responsables peuvent créer et attribuer des rôles d’utilisateur afin que chaque utilisateur du Cloud ne puisse voir, ouvrir ou modifier que ce qui correspond à son statut dans l’entreprise.