Qu’est-ce que Slack : pourquoi l’utiliser ?

Un nouvel outil de communication de bureau est sur le point d'envoyer Skype et autres à la retraite. Cet objectif ambitieux est poursuivi par Slack, un programme relativement nouveau de la Silicon Valley, qui apparaît pour beaucoup d'utilisateurs comme un véritable outil polyvalent dans le contexte de la communication interne. Mais ce battage médiatique est-il justifié ? De nombreuses tendances californiennes gagnent rapidement en popularité, mais peuvent aussi la perdre rapidement. Cela vaut-il la peine de supprimer des programmes éprouvés et testés comme Skype et de passer à Slack ?

Slack est souvent qualifié de " tueur de courriels " parce que le programme vise à réduire le nombre de ses propres courriels. De plus en plus souvent, les messages de chat remplacent un e-mail plus long, ce qui permet d'économiser du temps et des efforts (simplement en omettant un sujet pour chaque message). C'est par là que Slack veut commencer : le regroupement de tous les canaux de communication interne au sein de l'entreprise devrait rendre la communication plus simple et plus efficace.

Inscrivez-vous d'abord sur le site Web de Slack. Le Slack-Bot vous aidera à l'installer. Vous allez maintenant devenir l'administrateur de l'équipe, qui aura accès à tous les paramètres disponibles. Dès que vous vous êtes enregistré, vous devez demander à vos collègues de s'enregistrer, en indiquant également le domaine de l'entreprise. Lors de la connexion, il est avantageux que tous les employés s'inscrivent avec leur vrai nom afin que leurs collègues puissent les reconnaître directement.

En tant qu'administrateur, vous devez d'abord effectuer certains réglages importants qui peuvent être modifiés au besoin. La première option s'applique aux restrictions de messagerie et contrôle qui peut envoyer des messages @canal (chaîne). Si de tels messages sont envoyés, toutes les personnes dans le canal reçoivent une notification. Si vous exploitez un grand canal ou un canal public, vous pouvez limiter cette autorisation aux administrateurs de l'équipe afin que seules les informations importantes soient réellement échangées dans le chat.

Un autre paramétrage important concerne la gestion des canaux et des groupes privés. Si vous ne voulez pas que vos utilisateurs ou employés créent leurs propres canaux, vous devez désactiver cette option. Une fois les réglages terminés, il est temps d'inviter l'équipe. Il y a deux façons de le faire : Individuellement ou par invitation de masse via la page d'administration de votre équipe. Vos employés recevront alors un message et pourront rejoindre directement le réseau de l'équipe.

Comment fonctionne Slack sur un ordinateur de bureau ? Le programme peut être utilisé confortablement via le navigateur, ce qui devrait être particulièrement apprécié par les personnes indécises : ainsi, l'outil peut être testé rapidement et sans obligation, sans que toute l'entreprise n'ait à installer le programme. Si vous choisissez Slack, il y a aussi des clients pour iOS, Windows et Android. Slack déploie tout son potentiel en tant qu'outil de communication complet uniquement lorsque vous installez également l'application mobile (iOS / Android) et l'application de bureau (Mac / Windows). De cette façon, vous recevez des messages lorsque de nouveaux messages arrivent et restez à jour, même si aucune fenêtre du navigateur n'est ouverte.

Les réactions positives à Slack sont probablement principalement dues au fait que la synchronisation de l'historique des chats fonctionne bien sur tous les terminaux intégrés. Effet secondaire positif pour la culture d'entreprise : souvent, les limites des briefings professionnels et des chats privés sont déplacées, ce qui est certainement un avantage pour la culture d'entreprise interne. Les utilisateurs détendus vérifient leurs canaux via leur smartphone, même après le travail.

Slack propose deux types de bots différents : les bots personnalisés et les bots d'application. Chacun a un but différent et permet des fonctionnalités différentes. Chaque équipe peut configurer son propre bot pour une utilisation dans leur canal respectif. Ceci est possible grâce au paramétrage de l'équipe. Dans un canal Slack, les bots peuvent faire presque tout ce pour quoi ils sont programmés. Mais comment Slack fonctionne-t-il avec les bots ?

Une fois que vous avez décidé ce que le bot personnalisé doit faire, vous pouvez préparer votre canal pour le bot. Commencez par créer une nouvelle interface utilisateur. Vous devez d'abord sélectionner un nom d'utilisateur pour votre nouveau bot. Il peut comporter jusqu'à 21 caractères. Cependant, le nom ne doit pas être simplement "Slackbot". De plus, le bot ne doit pas avoir le même nom que l'un des canaux de votre équipe.

Instant App-Bots inclut le robot to-do, qui peut être facilement ajouté au canal sélectionné. Dès que le robot to-do est activé, tous les membres du canal ont accès à ses fonctions. Si un membre du canal entre dans la commande "/todo list", toutes les tâches qui ont été ajoutées à la liste apparaissent. Le bot peut être utilisé pour envoyer des tâches et des rappels à tous les membres de l'équipe. Une fois qu'une personne a terminé la tâche, elle peut cocher la case verte dans le message du bot.

Steward Butterfield, le fondateur de l'entreprise, aime souligner les avantages de Slack par rapport à un email normal. La qualité de l'échange personnel par e-mail a souffert au cours des 10 dernières années. Il y a 10 ans, 50 à 60 pour cent des courriels étaient adressés d'une personne à une autre, alors qu’aujourd'hui c'est 8 à 10 pour cent. Les 90 % restants sont générés par machine, marketing par courriel, followers Twitter, commentaires sur Facebook, check-in, rapports mensuels sur l'état d'avancement et ainsi de suite.

Que peut faire Slack pour contribuer à améliorer la communication interne ? Slack veut rendre la conversation numérique plus personnelle et sociale. Contrairement à la lecture d'un courriel de groupe impersonnel, un canal détendu crée rapidement une bonne humeur, car la conversation est plus immédiate et se déroule donc en temps réel. La combinaison de chats et de divertissement par l'intégration de fichiers et de GIFs semble typiquement américaine, mais si cela n'est pas nécessaire dans un canal, toute intégration de médias et d'autres formats de fichiers peut également être restreinte.

Pour assurer l'équilibre entre le travail et la vie privée des participants, la fonction "Ne pas déranger" est idéale. Il est également possible de modifier les intervalles de temps à l'intérieur des canaux dans lesquels les membres de l'équipe sont informés des nouveaux messages. De cette façon, l'envoi de notifications peut être limité entre 8 h et 19 h par exemple. Toutes les notifications en dehors de cet intervalle sont ensuite collectées et regroupées et envoyées aux membres de la chaîne le lendemain matin.

Un avantage important du programme est certainement la fonction de recherche complète. Non seulement les messages ou fichiers envoyés peuvent être trouvés rapidement, mais aussi certains passages de documents envoyés, puisque la fonction de recherche de Slack scanne tout. Si quelque chose a été envoyé dans Slack, on peut toujours le retrouver.

Un inconvénient majeur de Slack concerne la sécurité des données : lors de l'utilisation de Slack, l'historique complet des messages de chat est stocké sur les serveurs américains. Aujourd'hui, ce fait est un argument contre l'utilisation du fournisseur pour de nombreux utilisateurs, car les directives américaines en matière de protection des données ne sont de loin pas aussi strictes que les directives européennes.

Voulez-vous ajouter une tâche à votre liste de tâches personnelles sans la partager avec l'équipe ? Entrez simplement la tâche en tant que message dans n'importe quel canal, appuyez sur Entrée et mettez le message en surbrillance avec un astérisque. Tous les éléments sélectionnés apparaissent dans une liste séparée sous 'http://your-team-url.slack.com/stars'. La section "Articles marqués d'une étoile" peut facilement être utilisée comme liste de choses à faire. Une fois que vous avez terminé une tâche spécifique, supprimez l'astérisque et la tâche disparaît de la liste.

L'emoji personnalisé est aussi une fonction agréable et très populaire. Différentes images peuvent être rapidement converties en smileys personnalisés, qui peuvent ensuite être insérés dans le chat. Si nécessaire, l'utilisation des smileys peut également être limitée aux administrateurs, afin que le canal ne soit pas trop coloré.