Tableaux croisés dynamiques : travailler plus facilement avec Excel !

Il n’est pas si difficile de créer un tableau croisé dynamique dans Excel lorsque l’on comprend la base sur laquelle cela fonctionne. Un tableau croisé dynamique est initialement toujours une base de données constituée de plusieurs colonnes. La première ligne de la colonne doit comporter le nom de la catégorie correspondante. Le tableau croisé dynamique en déduit automatiquement des informations. À noter qu’il est utile de formater le tableau en tant que tel (avec la fonction « Mettre sous forme de tableau » dans le menu Accueil) et de lui attribuer un nom. Cela facilite le travail, en particulier par la suite avec plusieurs ensembles de données.

Deux possibilités s’offrent à vous pour obtenir un tableau croisé dans Excel : vous pouvez tout d’abord appeler la fonction « Tableau croisé dynamique » via l’onglet Création (partie outils). Toutefois, cette option n’apparaîtra pas tant que vous n’aurez pas formaté votre enregistrement de données sous forme de tableau. Autrement, vous pouvez sélectionner l’option « Tableau croisé dynamique » dans l’onglet Insertion, et vous pourrez spécifier votre plage de données. Quelle que soit la méthode, la fenêtre qui s’ouvre vous permettra de choisir l’endroit où le nouveau tableau doit apparaître : dans une feuille de calcul existante ou nouvelle.

Les tableaux croisés dynamiques offrent de nombreuses fonctions qui aident à évaluer les données. Prenons un exemple pour pouvoir comprendre plus facilement la variété des possibles. Nous avons déjà créé le tableau croisé dynamique : il est fondé sur une base de données qui répertorie les ventes pour une année. Cela inclut également les employés concernés ainsi que le chiffre d’affaires et le type de produit vendu. Notez que notre base de données est un simple tableau avec seulement des colonnes étiquetées. Les lignes elles-mêmes n’ont pas d’étiquette.

La nouvelle feuille de calcul dans laquelle les données doivent apparaître sous forme de tableau croisé dynamique est complètement vide au début. Cependant, une nouvelle barre latérale (généralement sur la droite du doc Excel) apparaît : ce sont les champs de la table pivotante à choisir. Toutes les catégories que vous avez définies pour les colonnes de votre tableau y apparaissent. On trouve également quatre zones où vous pouvez faire glisser les champs du tableau croisé dynamique :

• Filtres
• Colonnes
• Lignes
• Valeurs

En répartissant les champs dans ces domaines, vous créez le tableau croisé dynamique réel. En général, il est utile de spécifier un champ pour les noms de colonne et un autre pour les lignes. Sous « Filtres », vous pouvez définir des catégories que vous souhaitez par exemple visualiser de manière isolée. Le domaine le plus intéressant, cependant, se trouve sous « Valeurs ». Les champs que vous y saisissez constituent le point central de la table.

Dans notre exemple, nous saisissons les mois de l’année pour les lignes et les noms des salariés dans les colonnes. Le tableau croisé dynamique analyse automatiquement les informations qu’il reçoit de la base de données et comprend que douze mois et quatre salariés différents sont impliqués. Nous proposons au filtre deux types de produits qui ont été mis en vente, ce qui nous donne la possibilité de filtrer les analyses du tableau selon le Pack A ou le Pack B.

Enfin, les ventes sont placées sous « Valeurs ». Excel crée alors automatiquement le tableau : le tableau original à quatre colonnes de la base de données s’est transformé en un tableau avec des légendes dont les valeurs sont liées à la catégorie.

Dans notre cas, Excel détermine automatiquement le nombre de ventes par mois et par employé. Au lieu des valeurs monétaires initiales, on choisit sous « Valeurs » d’analyser « le nombre de ventes ». L’utilisateur a ainsi la possibilité de replacer les chiffres nus dans leur contexte et de les évaluer de cette manière. Laura a réalisé deux ventes en avril. Le tableau croisé dynamique affiche également les résultats globaux de manière indépendante : trois ventes en juin, 24 sur l’ensemble de l’année.

Mais si vous êtes plus intéressé par le montant du chiffre d’affaires pour chaque cas et non par le nombre d’opérations de vente, vous pouvez facilement changer cela. Pour ce faire, faites défiler le menu déroulant sous la zone « Valeurs » et allez dans « Paramètres des champs de valeurs ». Ici, vous pouvez passer de « Nombre » à « Somme » sous « Résumer le champ de valeur par ». Comme vous pourrez le remarquer, il est possible de sélectionner de nombreux autres types d’affichage (les propositions de calcul correspondent aux fonctions Excel).

Dans le cas des valeurs monétaires, il est utile de les afficher également dans la devise adaptée. Le bouton « Format de nombre » vous amène à une fenêtre permettant de formater les cellules. Sous « monétaire », vous devriez trouver votre devise.