iCalendar : tous les rendez-vous en un coup d’œil

Grâce à iCalendar, chacun peut regrouper ses rendez-vous enregistrés dans différents programmes dans un même format normalisé qui permet ensuite de les gérer et de les modifier sous forme de fichiers. Par ailleurs, ce format permet d’échanger plus facilement des rendez-vous avec des amis et des partenaires commerciaux : s’agissant d’un standard mondial, les données peuvent être utilisées par n’importe quel utilisateur ou presque. Les destinataires des fichiers ical ou ics ont alors la possibilité d’intégrer automatiquement le rendez-vous à leur calendrier. iCalendar est ainsi le format de données idéal pour échanger des contenus de calendrier à des fins professionnelles et privées.

iCalendar est un format de partage de calendrier permettant de diffuser des unités de calendrier qui a été normalisé dans la RFC 5545. Il permet de rassembler des rendez-vous depuis différentes applications sur PC et smartphone dans un même calendrier et de les gérer et les partager depuis ce dernier. Le format est basé sur vCalendar créé en 1998. Le format iCal permet par exemple de gérer et de partager en temps réel de façon très pratique tous les rendez-vous depuis différentes applications de calendrier dans un même format clair.

Les fichiers iCalendar ont une abréviation différente en fonction du système d’exploitation et beaucoup se demandent ce que signifient ical, ics ou iFBF ? Dans tous les cas, il s’agit de l’extension des fichiers iCalender : .ics, .ifb, .ical et .ifbf désignent en effet toujours des fichiers au format iCal, mais elles présentent certaines différences.

• ical : extension de nom pour macOS
• ics : extension de nom de fichier pour tous les autres systèmes d’exploitation
• ifbf : contient des informations sur une éventuelle disponibilité ou non (pour Mac OS X)
• ifb : contient des informations sur une éventuelle disponibilité ou non (pour tous les autres systèmes d’exploitation)

Lorsque vous souhaitez envoyer un rendez-vous, vous devez sélectionner le type de fichier du format iCalendar pour procéder à l’enregistrement et à l’envoi. Le format .ics est souvent le meilleur choix, car il est compatible avec la plupart des systèmes d’exploitation. Lorsque le destinataire ouvre le fichier, il peut décider s’il accepte ou non le rendez-vous reçu.

iCalendar ne se limitent pas à l’échange de fichiers. Le format utilisé pour les rendez-vous iCalendar est étroitement lié au standard de messagerie ; par conséquent, il suit la Multipurpose Internet Mail Extension (MIME) et en particulier le type « text/calendar ». Grâce à cette conception ouverte, les entrées de calendrier peuvent être placées pratiquement à n’importe quel endroit dans ce format et même être intégrées sur des sites Internet. Ceci permet de partager des événements ou de publier des rendez-vous importants. Avec les serveurs WebDAV, utilisés pour mettre à disposition des fichiers via Internet, il est possible de comparer à tout moment des rendez-vous.

Par ailleurs, le format permet d’échanger directement des rendez-vous via le Bluetooth ou un réseau personnel entre les appareils mobiles. Par conséquent, si vous souhaitez fixer le prochain rendez-vous pour une réunion d’affaires, vous pouvez transmettre cette entrée à toutes les personnes présentes en toute simplicité. D’autre part, iCalendar offre la possibilité d’utiliser toutes les informations enregistrées dans plusieurs applications synchronisées par le format en temps réel.

Le format iCalendar est accepté par les programmes de calendrier courants qui intègrent les données basées sur le Web depuis le calendrier :

• Calendrier Google
• Calendrier Android
• Microsoft Outlook
• Calendrier Blackberry
• Calendrier macOS/iOS

Passons de la théorie à la pratique. Voici comment créer un rendez-vous :

• ouvrez tout d’abord un nouveau document dans l’éditeur de texte de votre choix. Si vous disposez de la bonne application, vous pouvez également le faire sur un smartphone.
   
• Le fichier est alors rempli avec le schéma iCalendar usuel que nous expliquons plus en détail à la prochaine étape.
   
• Après avoir rempli correctement le document, il est exporté au format ical. Pour ce faire, le fichier doit être enregistré avec l’extension « .ics ».
   
• Ouvrez le programme de calendrier de votre choix et importez le fichier ics sous forme de rendez-vous. Pour cela, il suffit de cliquer sur l’entrée de menu correspondante et le rendez-vous est automatiquement chargé depuis le répertoire.
   
• Le rendez-vous apparaît désormais comme entrée dans votre calendrier.

Pour que le transfert des données fonctionne correctement et que le destinataire puisse importer le rendez-vous dans son calendrier ics, vous devez transmettre les informations dans un format prédéfini. Chaque ligne a ici une signification correspondante :

• BEGIN:VCALENDAR : permet d’ouvrir n’importe quel fichier iCalendar.
• VERSION : indique la version du format, actuellement « 2.0 ».
• PRODID : le nom ou l’adresse de l’auteur ou de l’application utilisée est indiqué(e) ici.
• METHOD : indique comment l’entrée est transmise au destinataire. Il en existe deux types : PUBLISH affiche immédiatement une entrée alors qu’avec REQUEST, le rendez-vous est contenu dans une requête.
• BEGIN:VEVENT : cette ligne marque le début d’un domaine contenant les données utiles sur le rendez-vous.
• UID : chaque fichier ics, et donc chaque entrée du calendrier, a besoin d’un Unique Identifier distinctif.
• LOCATION : à cet endroit, il est nécessaire d’indiquer le lieu de l’événement. Il est possible de choisir de quelle façon exactement.
• SUMMARY : cette entrée donne un bref résumé du rendez-vous.
• DESCRIPTION : contient une description détaillée consultable uniquement lorsque le rendez-vous est ouvert.
• CLASS : détermine si le rendez-vous doit être enregistré publiquement (PUBLIC) ou de façon privée (PRIVATE).
• DTSTART : indique l’heure de début du rendez-vous.
• DTEND : indique la fin prévue du rendez-vous.
• DTSTAMP : l’horodatage contient les informations sur la date de création de l’entrée de calendrier.
• END:VEVENT : l’avant-dernière ligne marque la fin du domaine avec des informations sur le rendez-vous.
• END:VCALENDAR : clos le fichier.

Les indications temporelles suivent également un format normé :

• Les quatre premiers chiffres correspondent à l’année (YYYY) : 2019
• Les deux suivants au mois (MM) : 201910
• Les deux derniers définissent le jour (DD) : 20191027
• La lettre T sépare la date de l’heure : 20191027T
• L’heure est composée de 6 chiffres :
  • deux pour l’heure : 20191027T15
  • deux pour les minutes : 20191027T1559
  • deux pour les secondes : 20191027T155954
  • L’indication de la date et de l’heure s’achève par un Z : 20191027T155954Z

L’exemple suivant présente toutes les lignes complétées.

Tous les destinataires du rendez-vous peuvent à présent l’intégrer à leur calendrier en ouvrant le fichier et ainsi recevoir toutes les informations pertinentes, depuis la nature du rendez-vous à l’heure de début et de fin, et ce de façon entièrement automatique. Le format iCalendar permet en particulier d’économiser du temps dans un cadre professionnel.