Le cahier des charges fonctionnel : toutes les exigences d’un projet en un coup d’œil

À l’instar du cahier des charges, le cahier des charges fonctionnel apporte une aide considérable pour les projets de vaste envergure impliquant un donneur d’ordre et un exécutant. Lorsque l’exécutant reçoit une mission, il doit répondre du mieux possible aux spécifications du donneur d’ordre. Dans l’idéal, l’exécutant vérifie également au préalable dans quelle mesure les spécifications du donneur d’ordre sont réalisables. Dans ce cadre, le cahier des charges et le cahier des charges fonctionnel constituent des atouts précieux. Mais qu’est-ce qu’un cahier des charges fonctionnel exactement ? Et comment est-il rédigé ?

Le cahier des charges fonctionnel sert à garantir la bonne réalisation d’un projet. Contrairement au cahier des charges, il est créé par l’exécutant. Voici une définition du cahier des charges fonctionnel :

Le cahier des charges fonctionnel est souvent utilisé dans le domaine du développement de logiciels, mais de nombreux concepteurs de médias savent également en apprécier les avantages. Le cahier des charges fonctionnel détaille l’ensemble des spécifications d’un projet. Il est donc relativement volumineux et sa création est souvent chronophage.

Le cahier des charges est créé par le donneur d’ordre afin d’expliquer les exigences d’un projet à un potentiel exécutant. Il décrit donc précisément ce que le donneur d’ordre attend de l’exécutant, qui peut alors se faire sa propre idée des exigences. En pratique, le cahier des charges fonctionnel est une réponse au cahier des charges. Il est établi par l’exécutant et indique la façon dont celui-ci entend réaliser le projet demandé.

Après avoir créé le cahier des charges fonctionnel, l’exécutant le remet au donneur d’ordre qui en examine les détails afin d’évaluer si le projet peut être réalisé conformément à ses souhaits. La plupart du temps, des modifications mineures peuvent être ajoutées et consignées dans le détail par écrit. Si les deux parties sont satisfaites, le projet peut commencer.

Le cahier des charges fonctionnel ne dispose d’aucune structure imposée par la législation : l’entreprise a donc carte blanche en ce qui concerne la structure. Néanmoins, certains contenus ont prouvé leur utilité. Il est par exemple essentiel de nommer toutes les équipes intervenantes et d’indiquer les exigences de base pour la mise en œuvre du projet.

Il est d’autre part important d’intégrer une description du déroulement global du projet avec tout ce qui s’y rattache. La structure suivante a fait ses preuves. Vous pouvez l’utiliser comme modèle/exemple de cahier des charges fonctionnel ou l’adapter pour correspondre à vos exigences.

Cahier des charges fonctionnel : exemple

1. Introduction

Outre la désignation explicite de l’exécutant et du donneur d’ordre, cette section devrait également comporter une brève description du projet. Présentez le contenu du projet et le résultat final attendu. Il est essentiel qu’une personne qui entend parler du projet pour la première fois puisse comprendre de quoi il s’agit.

2. Mission

Il convient maintenant de formuler la mission. Suivez ici la description de l’introduction et approfondissez avec des explications, décrivez les étapes-clés ainsi que les conditions-cadres et, le cas échéant, les particularités du projet.

3. Systèmes ou produits déjà existants

Le donneur d’ordre a-t-il déjà exécuté des systèmes ou des produits éventuellement liés au projet ne devant plus être réalisés par l’exécutant ? Si de tels systèmes ou produits s’avèrent nécessaires à la réalisation du projet, indiquez-les également dans le cahier des charges fonctionnel.

4. Équipes et interfaces

Nommez de façon aussi précise que possible les personnes participant au projet et indiquez où se situent les interfaces. Précisez également les moyens de communication dans cette section.

5. Conditions-cadres

Vous pouvez indiquer par exemple, dans cette rubrique du cahier des charges fonctionnel, le temps d’exécution total du projet. Décrivez également les horaires de travail prévus.

6. Spécifications techniques

Indiquez ici ce dont vous avez besoin pour la réalisation du projet, par exemple le matériel informatique et les logiciels. Il est également pertinent de lister dans cette section les équipements qui vous seront nécessaires pour telle ou telle tâche.

7. Analyse des problèmes

Résumez les principaux problèmes auxquels vous pensez devoir faire face. Il est tout particulièrement important de formuler dès à présent une approche de solution pour les problèmes les plus vraisemblables afin de gagner du temps ultérieurement. Pensez également aux problèmes peu vraisemblables.

8. Qualité

Quelles sont vos exigences en termes de qualité ? Décrivez également quel contrôle qualité vous prévoyez.

9. Évolution du projet

Décrivez précisément à quel moment vous réaliserez telle ou telle partie du projet et l’organisation globale du projet.

Cette liste est un simple exemple de ce à quoi un cahier des charges fonctionnel peut ressembler. À l’occasion, des projets de nature différente pourront nécessiter d’ajouter ou de supprimer certains points. Il est essentiel que le cahier des charges et le cahier des charges fonctionnel s’accordent et se complètent.

Le plus important dans un cahier des charges fonctionnel est d’être aussi précis que possible. Décrivez tous les processus et veillez à toujours avoir une vue d’ensemble détaillée en tant qu’exécutant. Si vous avez des questions ouvertes, cherchez des réponses. Si vous êtes dans une impasse, trouvez une solution avec le donneur d’ordre. L’objectif du cahier des charges fonctionnel est de contrôler les spécifications du cahier des charges. Par ailleurs, la mise en œuvre devra être planifiée précisément pour ne pas avoir de mauvaises surprises.

Notez toutefois qu’il est toujours possible que quelque chose s’intercale. Aussi, laissez un peu de marge pour des modifications et ajustements.

Dans vos formulations, veillez à utiliser un langage compréhensible et à éviter, si possible, les termes techniques. En effet, le cahier des charges fonctionnel sera lu par différentes personnes, qui ne disposent pas toutes de connaissances techniques approfondies.

Les représentations graphiques sont idéales pour présenter des contenus complexes de façon compréhensible. Utilisez des diagrammes, des tableaux ou des cartes heuristiques pour rendre les informations essentielles aussi accessibles que possible.

Évitez les indications générales, portant par exemple sur les délais ou les coûts. Elles pourraient entraîner de graves désaccords par la suite. Moins vos formulations laisseront de place à l’interprétation, mieux ce sera.

Un cahier des charges fonctionnel est utile pour gagner du temps lors de la réalisation d’un projet. Il facilite la communication et la négociation entre l’exécutant et le donneur d’ordre. Lorsque vous élaborez un cahier des charges fonctionnel, vous apprenez bon nombre de choses sur le projet à venir. S’il est formulé de façon claire et détaillée en s’appuyant sur le cahier des charges, le cahier des charges fonctionnel sera un atout majeur pour votre projet.